Il livello di digitalizzazione dell’area Comunicazione e Supporto al Personale di un’azienda, di differente dimensione, tipologia o posizione geografica, è uno dei focus di ricerca dell’Osservatorio Zucchetti HR 2023. In tale area sono comprese le tecnologie utilizzate per la digitalizzazione degli scambi di informazioni tra dipendenti e azienda.
Le domande iniziali erano: tali tecnologie possono far crescere l’efficienza, attraverso l’ottimizzazione di workflow e l’automazione di attività a basso valore aggiunto? E inoltre possono aumentare l’engagement delle persone, attraverso una migliore condivisione e quindi una conseguente partecipazione attiva dei collaboratori nei processi?
L’impatto della digitalizzazione sui processi HR
Diciamo subito che la risposta è stata positiva per entrambi i quesiti. Non solo. I dati dell’Osservatorio hanno anche fatto emergere che la digitalizzazione della specifica area di Comunicazione e supporto al personale impatta direttamente sugli altri processi HR (attrazione e gestione del talento, mobility management, sostenibilità e salute e sicurezza sul lavoro).
Quelli della Comunicazione e del supporto al personale sono infatti processi trasversali che sono anche propedeutici a ottimizzare tutte le altre iniziative di ambito HR. Un esempio: se vengono migliorati gli strumenti con i quali comunicare con i dipendenti, chiaramente si possono rendere più efficaci le iniziative adottate in area welfare o sicurezza.
Per tutte le organizzazioni è fondamentale aprire un canale di comunicazione diretta con le proprie persone; per questo motivo risulta sempre più importante l’adozione di App per comunicare con il personale, ormai utilizzate da più della metà delle aziende intervistate (54% delle organizzazioni le utilizza o le sta introducendo).
L’utilizzo delle app per le comunicazioni e la gestione del personale
L’App diventa uno strumento utile soprattutto per raggiungere i dipendenti che non hanno accesso a postazioni aziendali e, non a caso, si riscontrano i maggiori tassi di adozione nelle aziende del settore Produzione, dove attraverso l’uso di App è possibile digitalizzare anche la pubblicazione dei turni e condividere le iniziative di Welfare con tutto il personale degli stabilimenti.
In generale, sempre più aziende in questi anni stanno vedendo i numerosi vantaggi che l’uso di una App può portare nei processi HR e questo è particolarmente evidente sul segmento delle piccole aziende che nel primo Osservatorio Zucchetti HR 2021 utilizzavano un’App solo nel 12% dei casi, mentre invece ora arrivano al 48% tra le organizzazioni che già l’hanno introdotta e quelle che hanno intenzione di iniziare a utilizzarla nel corso dell’anno.
Un ambito che ancora presenta bassi livelli di digitalizzazione è quello della comunicazione bidirezionale, tra dipendenti e azienda, attraverso strumenti di sportello virtuale con la possibilità di attivare delle risposte automatiche. Solo nel 31% delle organizzazioni è presente questa tipologia di supporto che permette di ridurre in maniera importante l’effort dell’ufficio HR dedicato ad attività a basso valore aggiunto e allo stesso tempo di migliorare il livello di servizio offerto nel supporto alle persone, garantendo una maggiore velocità nelle risposte e nella presa in carico delle richieste.
La diffusione delle chatbox
La sempre maggiore diffusione nella vita di tutti i giorni di chatbot e strumenti conversazionali che utilizzano l’intelligenza artificiale rende probabile che questi saranno utilizzati sempre di più anche per migliorare i processi interni delle organizzazioni. Non pensiamo sia casuale che proprio nel Commercio, settore che da più tempo utilizza questi tool per interagire con i propri clienti, registriamo un valore più alto di adozione (39% di aziende che hanno già inserito o stanno inserendo strumenti conversazionali di sportello all’interno dei propri processi HR).
La dematerializzazione documentale: un ambito in costante crescita
Nell’interazione tra azienda e dipendenti la gestione dei documenti è uno degli altri ambiti che è stato indagato nell’Osservatorio Zucchetti HR 2023 per capire a che punto siamo nel processo di digitalizzazione. Il 67% delle aziende ha dematerializzato i documenti del personale, rendendoli visibili in base al ruolo e accessibili anche fuori dai locali aziendali.
Questa è l’area che risulta avere avuto il maggiore livello di crescita tra le tecnologie presenti anche nel precedente Osservatorio, registrando un più 23% rispetto al 2022. Ora sarà interessante valutare se verrà completato il processo di digitalizzazione dell’ambito documentale, attraverso un uso più diffuso degli strumenti di firma, in modo da rendere completamente digitalizzata l’intera gestione documentale dalla generazione del documento, alla raccolta delle firme, fino alla conservazione.
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