L’ottimizzazione della spesa e una più efficace gestione dei processi, ma anche la gestione della sicurezza, nonché una maggiore attenzione per il benessere dei viaggiatori: sono queste le principali priorità di un Travel Mobility Manager, professionista chiamato a organizzare la mobilità aziendale.
Ma non sono le uniche. Si punta anche a una sempre maggiore sostenibilità degli spostamenti, a una più intelligente gestione delle prenotazioni, nonché a una più snella gestione dei fornitori di servizi relativi a viaggi e trasferte di lavoro. Cresce l’interesse infatti nel contenere i costi e nel migliorare la gestione operativa nel suo complesso.
La trasformazione digitale che stiamo vivendo mette a disposizione degli strumenti in grado di soddisfare le esigenze di entrambi gli attori, dando ai Travel Manager tutto il necessario per rispondere alle necessità dei viaggiatori e per ridurre le spese.
Spese di trasferta: la digitalizzazione fa la differenza
Chi si occupa di travel management sa molto bene quanti siano i processi manuali che rallentano la gestione operativa nel suo complesso. I moderni strumenti pensati per aiutare i Travel Mobility Manager permettono prima di tutto di automatizzare buona parte di questi processi, rendendo più snella l’organizzazione quotidiana della mobilità aziendale.
Non è quindi un caso se, stando alle ultime indagini, più della metà dei Travel Manager ha scelto di digitalizzare come minimo la gestione delle prenotazioni e che circa la metà dei professionisti ha già compiuto questo passo in avanti anche per quanto riguarda la digitalizzazione dei pagamenti.
Resta però ancora oggi una fetta consistente di Travel Manager che non ha digitalizzato i processi, chiudendo le porte a una velocizzazione del lavoro nonché soprattutto a un più efficiente controllo dei costi e dei processi aziendali.
Il rischio di non automatizzare
Di fronte ai vantaggi che le moderne piattaforme di travel management riescono a garantire, e considerando la spinta generalizzata verso la digitalizzazione conosciuta negli ultimi anni, è chiaro che la non automatizzazione dei processi porta con sé concreti rischi.
Automatizzare i processi di pagamento e di gestione finanziaria relativi alla mobilità aziendale permette di controllare in tempo reale le spese, laddove al venire meno di questi strumenti si va incontro alla mancanza di informazioni sulla spesa effettiva e a un importante spreco di risorse.
E questo nuoce sia al lavoro quotidiano del Travel Manager, sia ovviamente all’azienda, che potrebbe impiegare il risparmio sulle spese di trasferta e di gestione per far crescere ulteriormente il proprio business.
Una soluzione smart per la gestione delle spese di trasferta e di mobilità
Con una moderna piattaforma per la gestione delle spese di trasferta e di mobilità è possibile per esempio offrire ai dipendenti la possibilità di pagare treni, voli aerei oppure hotel con delle carte di pagamento collegate a un’unica app mobile, consentendo per l’appunto un controllo in tempo reale delle spese.
L’azienda, da parte sua, può definire in modo preciso regole e limiti per ogni carta, con la possibilità in caso di bisogno sia di trasferire istantaneamente soldi tra i diversi sottoconti, sia di bloccare un eventuale movimento sospetto.
Diventa così possibile eliminare gli anticipi di cassa, nonché, nel caso delle soluzioni migliori, poter contare su una piattaforma integrata con l’intero ecosistema software aziendale.
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