Le opportunità della dematerializzazione
L’obbligo della Fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione ha velocizzato il processo di trasformazione digitale, ma non ai livelli sperati: sono infatti moltissime le aziende che non hanno colto questa occasione per riorganizzare completamente i propri processi di fatturazione e quindi di digitalizzazione, anche attraverso l’adozione di software di archiviazione documenti. Eppure la dematerializzazione della gestione documentale è un passo cruciale della trasformazione digitale, soprattutto per le aziende che operano nel B2B: questa evoluzione porta infatti a diminuire i costi operativi e a rendere più efficaci i servizi per le imprese.
La digitalizzazione non è archiviare in PDF
Come spiega Irene Facchinetti, direttore dell’osservatorio Fatturazione elettronica e dematerializzazione degli Osservatori sulla digital innovation del Politecnico di Milano, la via della digitalizzazione documentale è già chiara e stabilita a priori. È necessario infatti «rinunciare alla carta per archiviare le informazioni e strutturarle in basi di dati, gestirle con flussi digitali di dati strutturati, orientarsi verso una gestione per processi, dotarsi di un’architettura interna integrata e sviluppare le interfacce per un dialogo strutturato con tutti gli attori».
Quello che molte aziende non hanno ancora capito è che archiviare i documenti in formato PDF non significa in alcun modo digitalizzare i processi. La dematerializzazione infatti non deve essere vista come una sterile distruzione cartacea, ma come un processo: non si parla più dunque di documenti, ma di record, di informazioni sulle quali, attraverso dei software di archiviazione documenti, possono essere condotte delle analisi mirate, con una conseguente ottimizzazione dell’efficienza aziendale.
Non si parla, ovviamente, solamente delle fatture elettroniche, ma anche di documenti di trasporto, di avvisi di consegna, di ordini e di conferme d’ordine: su tutti questi documenti può essere applicata con vantaggio la dematerializzazione in ambito B2B. Le sovrastrutture per farlo sono già tutte presenti: solo alla fine del 2015, per esempio, erano attive circa 400 Extranet e Portali B2B per lo scambio di informazioni tra partner.
La situazione attuale del processo di digitalizzazione
Dunque, qual’è la situazione attuale? Quale è stato il reale impatto dell’obbligo della Fatturazione elettronica verso la Pubblica amministrazione, in vigore dal marzo del 2015? In tutto, ne sono stati interessati circa 23mila enti e tutti i loro fornitori privati. Se è dunque vero che nel giugno del 2016 si potevano contare 750 mila imprese che avevano inviato più di 38 milioni di fatture in XML ad oltre 56mila uffici pubblici, è altrettanto vero che meno un’azienda su cinque ha preso la palla al balzo per investire nella digitalizzazione documentale.
Brillano ancora di meno i dati relativi alla Fatturazione elettronica nel B2B: nel 2015 sono state infatti scambiate 80 milioni di fatture di questo tipo, cifra che costituisce solamente il 6% del totale delle fatture annuali (1,3 miliardi). A detta di Alessandro Perego, direttore scientifico degli Osservatori Digital Innovation, non sono tanto i costi di sviluppo e acquisto delle soluzioni digitali a fermare le imprese, quanto invece «il coinvolgimento degli utenti e il commitment a tutti i livelli aziendali». È lì, dunque, che bisogna agire per portare avanti la digitalizzazione delle aziende.
Investimenti per il futuro nella conservazione digitale
Nonostante la pigrizia attuale, il 65% delle imprese dichiara di aver messo in programma l’adozione di progetti di digitalizzazione, unitamente agli strumenti per la gestione elettronica documentale e per i Workflow approvativi digitali (48%). Se dunque la conservazione digitale non ha ancora preso il balzo, lo farà a breve, almeno secondo gli intenti dichiarati dalle aziende. L’importante è che le imprese capiscano che il processo di digitalizzazione non è solamente un modo per eliminare i fascicoli di carta, ma soprattutto un metodo per ottimizzare i processi aziendali. E per capirlo, la prima cosa da fare è dimenticarsi una volta per tutte dei documenti pdf, concentrandosi sulle potenzialità dei singoli record.
