Di certo per le imprese non è facile districarsi nella selva di modifiche, aggiunte e riconsiderazioni delle più importanti norme che regolano il loro operato. E sicuramente non è facile restare aggiornati, quando determinate leggi intervengono in senso opposto alla prassi fin lì seguita.
È per esempio il caso della legge 4 agosto 2022 n.122, la quale è andata a modificare il comma 4-quater, art.7, DL 357/94. In estrema sintesi, questa modifica apre la possibilità per le imprese di optare per la conservazione di qualunque registro contabile, anche senza stampa o conservazione digitale.
Conservazione digitale: l’obbligo di legge
L’unico obbligo sarebbe – in caso di verifica – la capacità di offrire il controllo delle informazioni aggiornate sui sistemi elettronici e la loro eventuale stampa su richiesta espressa degli organi verificatori.
Diverse voci si sono levate contro questa novità normativa: tra le più autorevoli ci sono sicuramente quelle di Umberto Zanini, Dottore Commercialista e Revisore Legale nonché Responsabile Area tecnico-normativa Osservatorio Digital B2b del Politecnico di Milano, e di Paola Olivares, Direttrice dell’Osservatorio.
Come spiegato in un commento distribuito dall’Osservatorio stesso, gli effetti di questa svolta normativa «potrebbero essere particolarmente deleteri per le imprese e il sistema Italia, dato che le soluzioni AIS/ERP non sono in grado di garantire l’immodificabilità delle registrazioni contabili in quanto non impiegano tecniche quali per esempio quelle crittografiche, quindi gli accadimenti amministrativi possono essere in qualsiasi momento oggetto di modifiche volontarie o accidentali».
Si capisce quanto sia importante continuare a puntare verso il possesso e l’uso corretto delle moderne soluzioni di conservazione digitale.
10 ragioni per continuare a optare per le soluzioni di conservazione digitale
Nel documento condiviso, Zanini spiega che «se volessimo rappresentare in modo semplice tale situazione, la potremmo equiparare alle iscrizioni che i Tuareg lasciano sulla sabbia in corrispondenza dei punti di passaggio obbligati, che chiunque può alterare oppure che non saranno più leggibili al primo soffio di vento».
Ecco quindi 10 ottime ragioni per continuare ad adottare una soluzione di conservazione digitale e per mantenere l’obbligo della conservazione delle scritture contabili.
1. Prima di tutto, il Codice Civile all’articolo 2.220 chiarisce in modo chiaro l’obbligo di conservazione delle scritture contabili, ribadito per altro anche altrove (si veda per esempio l’art.22 DPR 600/73);
2. Non garantendo le peculiarità esposte nel DMEF 17 giugno 2014, quali immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità, i semplici sistemi AIS/ERP non possono assicurare registrazioni contabili rilevanti ai fini tributari;
3. La norma così come esposta non risulta in tutti i casi agevolmente applicabile: si pensi al
Libro Inventari, il quale deve essere sottoscritto entro 3 mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi;
4. Nel momento in cui non vengono conservate, le scritture contabili possono diventare oggetto di contestazione, con il conseguente degrado della loro efficacia probatoria;
5. Il collegio sindacale è chiamato a vigilare che la conservazione delle registrazioni contabili venga svolta correttamente;
6. Se affidata a conservatori e strumenti con alti livelli di protezione informatica, la conservazione diminuisce in modo concreto i rischi legati alla cybersecurity;
7. Le disposizioni previste nel regolamento europeo 910/2014 sottolineano l’introduzione di un servizio di archiviazione elettronica dedicato per i documenti elettronici;
8. Senza una soluzione predisposta per la conservazione, potrebbero esserci problemi nel caso di sostituzione del sistema AIS/ERP o in caso di sostituzione dello studio professionale di supporto all’impresa;
9. Non conservare va contro a una pluralità di disposizioni, a partire da quelle presenti nel Codice dell’Amministrazione Digitale: da qui la possibilità di arrivare alla recessione dall’incarico del responsabile della conservazione;
10. Infine, non vanno trascurate le difficoltà operative che possono insorgere con la mancata conservazione, a partire per esempio dell’assolvimento dell’imposta di bollo.
Vuoi saperne di più sulla conservazione digitale?
