Una modalità di conservazione documentale non cartacea. Così poteva essere vista, in modo superficiale, la conservazione digitale, almeno fino a qualche mese fa. A partire da gennaio 2022, data di entrata in vigore delle nuove Linee Guida Agid, lo scenario è però cambiato in modo radicale.

Non si parla più di qualcosa che interviene solo nell’ultima fase di vita del documento, quanto invece di una premessa tecnologica che deve essere presente e considerata fin dalla creazione dello stesso.

Ecco allora che la conservazione digitale presuppone un nuovo modello di organizzazione del lavoro e ancora prima una nuova mentalità, un modo di pensare nativamente digitale.

L’evoluzione della conservazione digitale

Maggiore rapidità di ricerca di un documento, riduzione al minimo del rischio di perdita del documento stesso, risparmio di tempi e di costi, diminuzione netta dello spazio fisico da dedicare alla conservazione documentale.

I vantaggi dei moderni software per la gestione della conservazione digitale, a partire da quelli deputati alla creazione di nuovi documenti e alla trasformazione di pratiche digitali, sono ormai noti.

Ma a questo punto non si è certo arrivati nel giro di pochi mesi. Non si tratta infatti semplicemente della memorizzazione di una serie di bit: i documenti devono essere sempre reperibili e leggibili, accompagnati da una serie di informazioni chiare sulla loro storia e da elementi tali da garantirne il valore probatorio.

Il processo che ha portato alla creazione e alla conservazione di documenti di questo tipo è partito ancor prima del 2000, nel 1998, con la delibera AIPA n° 24. Si parla della prima normativa di riferimento per l’archiviazione sostitutiva.

Le prime procedure per la gestione della conservazione digitale propriamente dette arrivano 7 anni dopo, con il CAD del 2005, mentre tra il 2013 e il 2014 vengono promulgati i regolamenti tecnici sui sistemi di conservazione.

È in quel momento che si introducono i principi fondamentali del documento digitale, il quale deve essere integro, reperibile, autentico e leggibile.

L’impatto delle nuove Linee Guida Agid 2022

Il processo evolutivo durato più di un ventennio trova il suo punto di compimento nel 2022, con l’entrata in gioco del Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici di Agid.

È con queste nuove linee guida che viene sottolineata la necessità di allargare il campo soggetto alla conservazione digitale anche a tutte quelle informazioni tese a definire i legami tra i diversi documenti e il contesto in cui sono stati creati. Con tale obiettivo in testa, sono subentrati tre temi fino a quel momento trascurati.

Si parla prima di tutto dei nuovi metadati, da associare in modo permanente al documento già al momento della creazione; si arriva così a 18 metadati totali, per garantire la conservazione a lungo termine, la piena trasparenza nonché una concreta interoperabilità.

Le Linee Guida Agid hanno inoltre cambiato il modello organizzativo di riferimento, separando il conservatore esterno dalla responsabilità di conservazione, ribadendo la necessità di porre attenzione al metodo fin dalla creazione dei documenti. Infine, il regolamento pone nuova attenzione sulle relazioni tra i diversi documenti, a partire dai vincoli archivistici.

Un cambio di mentalità

Con le nuove Linee Guida Agid si pone dunque la necessità di cambiare la mentalità in azienda. Si parla dell’adozione di software per la conservazione digitale in grado di garantire il rispetto del Regolamento e conseguentemente dello sviluppo di nuove prassi e procedure interne.

La messa in campo di un sistema completo di conservazione deve quindi partire dall’individuazione dei documenti informatici da sottoporre alla nuova gestione e dall’analisi dei processi esistenti, per arrivare alla progettazione di nuove prassi, con la corretta definizione di metadati, modelli e ruoli.


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