Il mercato unico europeo sta diventando digitale, e spetta alle imprese decidere se avviare il proprio processo di digitalizzazione oppure continuare a restare analogiche, rischiando in questo caso di venire tagliate fuori.
Di fatto le aziende italiane hanno già avuto un segnale di partenza molto forte con l’obbligo di adottare la fatturazione elettronica nei rapporti con la Pubblica Amministrazione: ma questo passo, per quanto importante, è solo il primo nel percorso delle aziende verso la digitalizzazione dei documenti. Il messaggio principale scaturito dalla nona edizione dell’ Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione è infatti chiaro: la digitalizzazione dei processi deve diventare il nuovo modo di fare business.
Sempre meno carta, sempre più digitale
DMS: non solo archiviazione documentale
Fermo restando che quello dell’ufficio completamente senza carta è destinato a rimanere un mito, oggi si può tranquillamente affermare che tutti i documenti possono nascere in formato digitale o possono venire digitalizzati in un secondo tempo: liberati dal supporto cartaceo e inseriti in soluzioni DMS, essi diventano dati che l’azienda può utilizzare ovunque, con il minimo dispendio di costi, tempo ed energia.
L’errore che le imprese devono evitare è però quello di riportare nelle soluzioni digitali le stesse pecche della documentazione cartacea: in un orizzonte informatizzato, infatti, il valore delle informazioni deriva dalla loro integrazione in processi di discussione e collaborazione.
I software per la gestione documentale devono quindi permettere la massima mobilità degli utenti, i quali devono poter accedere sempre e ovunque, da postazioni fisse o da dispositivi mobili, senza per questo dimenticare né le fondamentali funzionalità di acquisizione né il livello di integrazione e usabilità dello strumento.
Fatturazione elettronica: l’inizio della trasformazione digitale
I dati presentati dalla School of Management del Politecnico di Milano rispecchiano una realtà imprenditoriale che ha già avviato timidamente la propria trasformazione digitale: nel 2015, in Italia, il 10% del totale dei rapporti commerciali B2B è transato in via telematica; inoltre, sono state scambiate 80 milioni di fatture elettroniche, ovvero il 6% delle fatture emesse durante l’intero anno.
Se dunque la maggior parte delle imprese italiane ha affrontato dei costi per rispettare le nuove norme sulla fatturazione elettronica, con queste cifre alla mano risulta chiaro che in molti casi le aziende si sono fatte carico degli oneri senza però approfittarne per aumentare la propria efficacia e ridurre i costi. Il team del Politecnico di Milano ha infatti stimato, per esempio, che ogni fattura elettronica in formato strutturato può portare ad un risparmio compreso tra i 5,5 e gli 8,2 euro.
Obiettivo Paperless Office
Come si è detto, però, quello della fattura digitale è solamente uno stimolo per l’alfabetizzazione digitale delle imprese, capace di aprire le porte alla dematerializzazione dei documenti. L’obiettivo è quello del Paperless office, o meglio, dell’ufficio in tasca: digitalizzare la documentazione aziendale si traduce infatti in un aumento dell’efficienza e in una riduzione dei costi, a fronte di una maggiore produttività.
Proprio per questo, sia in Italia che nel resto dell’Europa gli investimenti in soluzioni di ‘paper to digital document management‘ stanno via via crescendo, con ritmi di crescita stimati superiori all’8% fino al 2017. A permettere e a spingere le imprese verso questa rivoluzione digitale sono la pervasività crescente dei cloud, l’accessibilità always-on e le opportunità di smart working e cost saving.
