Sono note quelle che possono essere le conseguenze negative di eccedenze del personale oppure, al contrario, di carenze in fatto di risorse umane: si parla nel primo caso di costi in eccesso, mentre nel secondo caso si verifica una situazione di sovraccarico di lavoro, di frustrazione, di alti tassi di turn over, del moltiplicarsi degli errori e dei ritardi. Per alcune imprese la pianificazione e gestione del personale, nello specifico il dimensionamento dell’organico, sono processi che riservano difficoltà: si pensi per esempio alle aziende che programmano il proprio organico in base ai propri driver di business, che devono organizzare turni per evitare sovraccarichi o, ancora, alle realtà che lavorano per commesse o per gare. In tutti questi casi le frequenti variazioni determinano una difficoltà di fondo nel dimensionare correttamente l’organico: da qui l’esigenza di poter contare su dei software per la gestione strategica del personale, che permettano di organizzare ed elaborare i dati di organico in modo da poter analizzare nel dettaglio le esigenze aziendali e prevedere le evoluzioni future. Ma in che modo strumenti di questo tipo possono supportare le aziende?
Come individuare le esigenze di dimensionamento tramite gestionale: gli indicatori chiave
Le soluzioni a supporto di costi e budget, di pianificazione e di controllo della redditività del personale sono tipicamente sviluppate come integrazioni dei migliori gestionali ERP. I software più efficaci offrono in tal senso anche delle funzionalità dedicate alla gestione del personale volta al dimensionamento dell’organico, che permettono all’impresa di definire l’organico ottimale in base alle esigenze concrete attuali e future. Da una parte, quindi, i software di questo tipo permettono di stabilire il fabbisogno organico e le ore lavorate per ogni settimana, mese o anno, per ognuna delle unità organizzative prese in considerazione (come per esempio singole divisioni, singoli cantieri, singoli punti vendita); dall’altra consentono di individuare eventuali carenze o eccedenze di personale, suggerendo le soluzioni possibili per migliorare la situazione. Sono due i processi di partenza che permettono di arrivare al calcolo del gap (laddove presente) e al calcolo del dimensionamento, ovvero:
- Il calcolo del target
- Il calcolo del disponibile
Vediamo più nel dettaglio questi due passaggi preliminari.
Il calcolo del target
Calcolare il target per poter arrivare al dimensionamento dell’organico significa prendere in considerazione una singola suddivisione organizzativa e, per un determinato periodo previsionale, individuare il numero di ore lavorate necessarie (e di conseguenza di dipendenti) per raggiungere gli obiettivi di produttività o di fatturato che costituiscono gli obiettivi dell’azienda.
Il calcolo del disponibile
Con il calcolo del disponibile si passa invece all’analisi delle risorse effettivamente presenti per soddisfare le esigenze dell’azienda o della singola suddivisione organizzativa, così da determinare la concreta disponibilità di ore nel periodo previsionale. In questa fase devono essere tenuti in considerazione fattori come gli orari di lavoro, i contratti in scadenza, i dati storici relativi a presenze e assenze, nonché elementi aggiuntivi come festività e ferie.
Il passo successivo: il dimensionamento dell’organico
Dopo aver determinato il target e la disponibilità effettiva di ore, il software per la gestione del personale allo scopo di dimensionare correttamente l’organico permette di eseguire delle simulazioni di azioni, per capire quale delle soluzioni permette di gestire al meglio il gap, valutando in tal senso costi e benefici. Si prenderanno in considerazione mosse come variazioni delle ore produttive, variazioni di organico o trasferimenti del personale, per cogliere infine la soluzione più adatta.
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