L’Exit Interview o intervista di uscita è l’intervista che viene condotta con un dipendente quando questo lascia l’organizzazione ed è effettuata, in larga misura, per conoscere i motivi e le ragioni della decisione di tale separazione.
Ma qual è il tasso di adozione di tale strumento nelle organizzazioni, quali sono i benefici che si possono ottenere tramite il ricorso a un programma di Exit Interview, esistono e quali sono le best practice riguardo a metodi e contenuti di tale strumento?
Relativamente al tasso di adozione organizzativo di tale strumento ci viene in aiuto un articolo di Harvard Business Review “Making Exit Interviews Count” (2016) di Everett Spain e Boris Groysberg che indagarono il fenomeno in 210 organizzazioni (rappresentanti di 33 diversi settori e di 35 differenti nazioni) nel 2012 e nel 2013: in quegli anni i tre quarti delle organizzazioni coinvolte in tale indagine svolgevano qualche forma di Exit Interview.
Benefici e opportunità legate all’adozione delle Exit interview
In merito ai benefici dell’adozione di un programma di Exit Interview occorrerebbe ricordare che scoprire i motivi, le ragioni per cui i collaboratori lasciano un’organizzazione dovrebbe essere una parte essenziale del processo di strategic planning aziendale e quindi un’opportunità da non mancare.
Sebbene i dati provenienti dalle Exit Interview siano indubitabilmente un lagging indicator, dal momento che i dati relativi vengono raccolti ex post alla decisione del collaboratore di lasciare l’azienda, la gestione di una Exit Interview dà all’organizzazione una prospettiva unica sulla propria performance, su come gestisce le proprie risorse, su come lavora sul benessere, la soddisfazione, l’engagement: le persone che stanno lasciando un’organizzazione sono molto più “schiettamente” oneste riguardo alle proprie esperienze in quanto le esprimono senza il timore di ripercussioni.
Sulla base di questo, gestire un programma di Exit Interview è fondamentale per i seguenti motivi:
- acquisire una chiara e migliore consapevolezza di come ridurre il turnover indesiderato
- oppure, come contraltare o meno del beneficio precedente, capire quali siano le leve per incrementare l’engagement e il benessere delle proprie risorse
- creare company ambassador gestendo al meglio, in una logica di ascolto, il momento della separazione fra collaboratore e organizzazione, mantenendo quindi relazioni positive con chi esce dall’organizzazione che potrà influenzare positivamente altri soggetti che possano venire in contatto con essa
- scoprire cosa i propri competitor stiano facendo di diverso e/o migliore per attrarre i propri collaboratori
- costruire una banca dati sulle risultanze delle Exit Interview per vedere quali siano i trend e come eventuali azioni implementate funzionino o meno.
Le valutazioni oggettive legate alle Exit interview
Il valore organizzativo di tale oggetto si può anche evincere da quanto viene citato in un articolo di Martha Frase Blunt “Making Exit Interviews Work”, comparso su HR Magazine della “Society for Human Resources Management” che racconta come il Professor Brooke Holtom condusse una ricerca da cui si riscontrava come da tre a sei mesi dopo l’uscita il settanta per cento dei rispondenti (centoventicinque soggetti appartenenti a una grande banca retail e ad un’agenzia governativa) continuasse a citare le stesse ragioni per avere lasciato l’organizzazione dando evidenza del fatto che tale strumento non fotografa un momento influenzato da fattori emotivi contingenti ma invece fenomeni strutturali che come tali vanno indagati e gestiti.
Exit interview: adozione nelle aziende
Eppure come visto prima tale strumento non è ancora universalmente adottato.
Ciò probabilmente dipende in larga misura da quello che nell’articolo di Harvard Business Review sopra citato, viene indicato come una mancanza di consenso generalizzato su quali siano le relative best practice.
Al riguardo da un lato infatti esistono alcuni punti “universalmente” riconosciuti:
- le Exit Interview debbono essere inserite nell’ambito di un processo organizzativo formale e strutturato
- le Exit Interview dovrebbero riguardare solo i collaboratori che lascino volontariamente l’organizzazione
- le Exit Interview dovrebbero essere estese a tutti i collaboratori che lascino volontariamente l’organizzazione, non solo i relativi high potential, key performer, etc.
Al netto di questi punti, il dibattito è però aperto su numerosi altri:
- quando debba svolgersi temporalmente l’Exit Interview
- chi debba “somministrare” l’Exit Interview al collaboratore uscente
- se e quali altri soggetti dovrebbero essere “ascoltati” nel processo di Exit Interview di un collaboratore uscente
- se debba esistere un solo processo per tutta la popolazione oppure essere differenziato
- come dovrebbero essere raccolte le risposte perché possano costituire una base dati, per l’immediato e per un medio periodo, per le analisi dei fenomeni riscontrati
I vantaggi delle soluzioni software per le Exit interview
Qualunque siano le decisioni organizzative prese rispetto ai predetti punti, è importante qui ricordare come disporre di una soluzione applicativa a supporto del processo di Exit Interview permette di:
- attivare l’avvio del processo stesso in funzione di una serie di trigger organizzativi relativi a eventi gestiti applicativamente come per esempio la possibilità di avviare la Exit Interview un certo numero di giorni dopo la data di presentazione delle dimissioni e definirne una certa durata massima per il relativo completamento di processo
- avere una somministrazione delle domande di Exit Interview al collaboratore uscente di tipo self service nella soluzione applicativa stessa, garantendo quindi una logica di massima “neutralità” e “imparzialità”
- avere la possibilità di impostare differenti processi in termini di attori coinvolti, contenuti dei questionari da compilare per differenti segmenti di popolazione, sfruttando le informazioni loro connotanti nella soluzione applicativa stessa
- creare una modalità strutturata di raccolta delle risposte che ne faciliti un’analisi puntuale e su trend storici anche attraverso strumenti di rappresentazione grafica dei relativi dati (dashboard)
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