Per le aziende che hanno già portato a un buon livello il proprio processo di digitalizzazione, le procedure del recente passato sembrano la preistoria per quanto riguarda i sistemi di prenotazione delle risorse aziendali.
Fino a non molto tempo fa, però, era decisamente comune utilizzare delle tabelle per prenotare i vari spazi in azienda. Tabelle digitali condivise o tabelle stampate e poi appese nei pressi delle macchinette del caffè, dove con una X si indicava il giorno e l’orario di prenotazione della sala riunioni, oppure di un’altra risorsa comune.
Ma cosa accadeva quando quella riunione saltava, o quando veniva posticipata o anticipata? Come comportarsi nel caso di una riunione che si protrae più del previsto? E come prenotare uno spazio o un servizio senza essere fisicamente in azienda, e quindi di fronte al foglio?
Per fortuna oggi esistono delle soluzioni uniche per gestire in modo facile, veloce e flessibile tutte le risorse aziendali, dagli spazi ai servizi.
Le esigenze delle aziende nella gestione degli spazi aziendali
Tutti sanno quanto a partire dal 2020 il lavoro ibrido abbia guadagnato terreno nelle aziende italiane: proprio per la velocità di questa evoluzione, gli anni precedenti sembrano appartenere a un’epoca diversa e piuttosto lontana.
Oggi combinare il lavoro in presenza con quello da remoto è assolutamente normale, con tante aziende – sempre di più – che scelgono di adottare delle politiche di lavoro molto flessibili, dando cioè ai dipendenti la possibilità di scegliere quando e dove lavorare.
Di fronte a una maggiore autonomia, migliora l’equilibrio tra vita professionale e vita personale, aumenta la produttività, si incrementa il benessere e si riduce il tasso di turn over.
Ma la flessibilità non si improvvisa: è necessario, infatti, poter contare su degli strumenti di collaborazione online che permettano l’accesso alle risorse aziendali anche da remoto e che consentano un’ottimale organizzazione del lavoro, promuovendo parallelamente una cultura aziendale fondata sulla responsabilità individuale.
Tra questi strumenti figurano per l’appunto anche le migliori soluzioni digitali per la gestione e la prenotazione degli asset.
I vantaggi di avere un sistema smart per la prenotazione di spazi, asset e servizi in azienda
Non tutti conoscono le opportunità offerte dai più completi sistemi per prenotare spazi, servizi e asset in azienda.
Si parla di soluzioni che consentono di prenotare le più differenti risorse via App, con l’azienda stessa che può comodamente decidere a priori a chi dare la possibilità di riservare la gestione delle prenotazioni: è possibile per esempio dare a tutti i dipendenti, in modalità self service, la possibilità di prenotare un parcheggio, così come è possibile richiedere di prenotare le sale riunioni solo tramite un manager supervisore. Ecco quali sono tipicamente le risorse che possono essere prenotate mediante un’App di questo tipo:
- Il posto auto, ed eventualmente la piazzola per la ricarica dell’auto, della moto o della bici elettrica;
- La postazione di lavoro, la sala riunioni, l’aula;
- Lo smart locker, le attrezzature aziendali;
- Il posto in mensa, il servizio di catering.
Va detto peraltro che la medesima App può essere usata per rendere più semplice e veloce l’utilizzo delle risorse aziendali nel loro complesso.
Pensiamo per esempio al fatto che con lo stesso software è possibile prenotare i servizi wellness aziendali – come il corso in palestra – ma anche il corso di formazione, e che l’App potrebbe essere usata anche come telecomando per comandare l’apertura del parcheggio aziendale, o, collegata al sistema di controllo accessi, per registrare l’ingresso in azienda. Così facendo diventa facile promuovere l’efficienza sul posto di lavoro, semplificando la quotidianità dei collaboratori e migliorando le loro performance.
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