Digitalizzare i processi aziendali è fondamentale per tutte le tipologie di azienda, piccole imprese incluse. Studi e indagini sottolineano da anni queste evidenze, illustrando i benefici in termini di efficienza operativa, di riduzione degli sprechi e via dicendo.
Eppure, come dimostrato dall’Osservatorio Digital B2B della School of Management del Politecnico di Milano, c’è ancora un numero importante di imprese che sono rimaste indietro nel percorso di digitalizzazione: solamente il 34% ha, per esempio, digitalizzato ogni tipologia di interazione con i clienti, e meno del 39% può vantare un’infrastruttura informatica capace di raccogliere efficientemente le informazioni.
Eppure non ci sono dubbi, la digitalizzazione dei singoli processi aziendali può assicurare grandi vantaggi: vediamo il caso della gestione delle note spese.
Gestione delle note spese vecchio stile: perché cambiare
Come è noto sono tante e diverse le spese che possono essere sostenute durante una trasferta lavorativa, dall’alloggio ai pasti, dai rifornimenti di carburante ai pedaggi autostradali. Ecco allora che la gestione delle note spese diventa complessa, dovendo inserire, oltre ai dati anagrafici del dipendente e dell’azienda, anche le date, le modalità di pagamento, gli importi parziali, le motivazioni e altre informazioni indispensabili.
Una gestione cartacea delle spese di trasferta, supportata tutt’al più da fogli di calcolo elettronici, porta con sé diversi limiti. Prima di tutto si tratta di un processo lento, che richiede una mole importante di tempo sia al dipendente che presenta le note, sia all’amministrazione aziendale che deve controllare, elaborare e concedere i rimborsi.
Ma questo è solamente il primo degli svantaggi: si pensi per esempio al fatto che è sufficiente smarrire uno scontrino per vedere sfumare la possibilità di portare a termine il rimborso, e che l’inserimento manuale di tanti dati porta inevitabilmente con sé il rischio di commettere degli errori, ai danni dei dipendenti come dell’azienda.
E ancora, una volta consegnati i documenti necessari per la richiesta dei rimborsi, il dipendente resta all’oscuro del seguito del processo, potendo vedere il risultato solamente al termine, con l’erogazione del rimborso in busta paga; non va inoltre trascurato, dal punto di vista dell’azienda, che una gestione di questo tipo non permette di effettuare delle analisi approfondite sulle attività compiute, e non garantisce una sufficiente protezione dei dati (che vengono per esempio scambiati via e-mail, oppure conservati in archivi poco sicuri).
I benefici della gestione note spese con un’App dedicata
Gestire le spese di trasferta e i rimborsi utilizzando un’App dedicata per le note spese permette di ridurre, o cancellare, i rischi e gli svantaggi visti qui sopra.
Si pensi per esempio a quanto possa essere veloce, grazie a un’App mobile per le note spese con tecnologia OCR, registrare una spesa: basterà fare la foto dello scontrino con lo smartphone per registrare automaticamente importo, data e fornitore, il tutto senza possibilità di errori, di smarrimento di documenti o di discrepanze.
Inoltre, le informazioni vengono gestite e conservate digitalmente in modo sicuro secondo la normativa: in questo modo è possibile dire addio a scontrini e archivi cartacei, con tutti i loro svantaggi. Le informazioni relative al processo di rimborso spese sono consultabili da parte del trasfertista in ogni fase del processo e può così verificare se la sua richiesta è stata approvata oppure respinta. Tutti i dati relativi alle spese dei dipendenti sono facilmente consultabili dall’amministrazione per qualsiasi tipo di analisi.
Come si può vedere, la digitalizzazione della gestione delle spese di trasferta può fare la differenza, tanto più se si pensa che ci sono App realizzate appositamente per soddisfare le esigenze delle PMI.
Queste applicazioni rappresentano un passo significativo verso una gestione più smart ed efficace delle note spese, un uso ottimale delle risorse e una maggiore comodità per tutti i coinvolti nel processo.
Vuoi saperne di più sulle app note spesa?
