Ormai da anni si combatte una battaglia contro lo spreco della carta. Si pensi che già nel 2010, in risposta a un’interrogazione scritta da parte del senatore Alessio Butti, l’allora ministro per la Pubblica amministrazione e innovazione Renato Brunetta illustrava le disposizioni del CAD – Codice dell’amministrazione digitale -, sottolineando il ruolo della PEC nel ridurre al minimo l’uso della carta, andando a eliminare di fatto la necessità di ricorrere a delle raccomandate postali.
I vantaggi della PEC per l’ambiente, quindi, sono noti già da tempo. Eppure sembra che la battaglia sia ancora lungi dall’essere vinta: se infatti nel settembre 2018, nel portale soldipubblici.gov.it, la spesa di tutti gli enti pubblici nella categoria “carta, cancelleria e stampati” si fermava a 215.120,05 euro, nel settembre 2019 tale voce è aumentata anziché diminuire, arrivando a 335.932,17 euro.
I vantaggi della PEC per l’ambiente – e non solo
Come è noto, la PEC ha il valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Non si tratta, quindi, di una semplice email, quanto invece di una missiva digitale con valore legale che non richiede nessuna compilazione di documenti cartacei. Ma non è tutto qui: a evidenziare ulteriormente i vantaggi della PEC per l’ambiente c’è il fatto che, insieme al messaggio principale, è possibile allegare tutti i documenti necessari, senza dover stampare pagine e pagine di copie. Una volta ricevuta, inoltre, la PEC può essere conservata in formato digitale in piena sicurezza, senza richiedere, ancora una volta, la stampa cartacea.
Non si può tra l’altro trascurare che questo taglio dei moduli cartacei, delle raccomandate postali, dei faldoni di documenti e degli archivi fisici non rappresenta un vantaggio solamente dal punto di vista ambientale. Senza ombra di dubbio, infatti, anche l’azienda può godere di molti vantaggi, a partire dal taglio drastico dei costi per quanto riguarda la carta e gli stampati, per non parlare della possibilità di liberare gli spazi in azienda altrimenti occupati dagli archivi fisici. I documenti digitali, inoltre, sono trasmessi istantaneamente e non vengono smarriti, potendo essere salvati in database perfettamente strutturati.
C’è poi da sottolineare il passo in avanti fatto dalla PEC con l’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria, con la Posta Elettronica Certificata come canale di comunicazione per la trasmissione e per la ricezione di fatture e ordini.
Firma digitale e marca temporale
Ci sono poi ulteriori strumenti e tecnologie che permettono un’effettiva dematerializzazione dei documenti, rendendo del tutto superfluo l’utilizzo di carta. Il primo tra questi strumenti è la Firma Digitale, la quale, essendo l’equivalente digitale di una firma autografa, garantisce l’autenticità del firmatario, la validità legale del documento e l’integrità dello stesso. Fatture, visure, contratti, comunicazioni alla Pubblica Amministrazione: non esiste un documento elettronico che non possa essere firmato digitalmente.
Altro strumento che permette di cavalcare l’onda green delle nuove tecnologie è la Marca Temporale, ovvero un servizio che permette di associare una validazione temporale a un documento informatico, con tanto di data e ora.
Con PEC, Firma Digitale e Marca Temporale è effettivamente possibile puntare all’obiettivo “carta 0” in azienda, con l’impatto positivo che questo comporta sia per l’ambiente che per il bilancio.
Problemi con PEC, marche temporali e firme digitali in azienda?
