La fatturazione elettronica per le imprese

Sappiamo ormai tutti che, a partire dal 31 marzo 2015, vige la fatturazione elettronica obbligatoria verso la pubblica amministrazione. Quello che invece in molti non sanno, o non hanno ancora compreso appieno, è il fatto che sta succedendo qualcosa di simile anche per quanto riguarda la fatturazione tra professionisti e imprenditori.

Con il decreto legge 192/2016, unito al nuovo provvedimento dell’Agenzia delle Entrate, infatti, la fatturazione elettronica diviene quasi indispensabile per tutte quelle imprese che vogliono ottenere i benefici fiscali previsti dal decreto legislativo del 5 agosto 2015. In questo caso, dunque, non si parla di un vero e proprio obbligo: le istituzioni stanno però forzando la mano affinché i privati diano ufficialmente il via alla fatturazione elettronica in senso onnicomprensivo.

Il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate

A sancire l’inizio ufficiale della fatturazione elettronica B2B, pochi giorni dopo la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del decreto, è stato il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate sulla «definizione delle informazioni da trasmettere, delle regole e soluzioni tecniche e dei termini per la trasmissione telematica dei dati delle fatture emesse e ricevute, per l’esercizio della relativa opzione e per la messa a disposizione delle informazioni ricevute ai sensi dell’articolo 1, commi 2 e 3, del decreto legislativo del 5 agosto 2015 n. 127».

Tutto questo acquisisce ovviamente significato se letto insieme al decreto legge 193/2016, il quale, nella parte dedicata alle misure per il recupero dell’evasione, obbliga il contribuente ad inviare all’Agenzia delle Entrate i dati di tutte le fatture emesse durante il trimestre di riferimento. Come si può però leggere nell’articolo 4 del decreto, l’impegno dell’invio trimestrale si intende soddisfatto «per tutte le fatture elettroniche nonché per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il sistema di interscambio di cui all’articolo 1, comma 211, della legge 24 dicembre 2007, n. 244, e memorizzati dall’Agenzia delle entrate».

I vantaggi fiscali garantiti dalla fatturazione elettronica

Si capisce dunque che, per accedere ai vantaggi fiscali previsti dal decreto legislativo 5 agosto 2015 n.127 (riduzione dei controlli fiscali, esonero dall’obbligo di registrare le fatture emesse, diritto a ricevere i rimborsi entro 3 mesi dalla dichiarazione, esclusione dalla trasmissione di informazioni obbligatorie) ed evitare la laboriosa comunicazione trimestrale, alle aziende conviene adottare la fatturazione elettronica, già obbligatoria nei confronti della Pubblica Amministrazione.

Va inoltre sottolineato che, nel caso si scelga invece la comunicazione trimestrale dei dati, eventuali errori formali nella trasmissione potrebbero portare a sanzioni molto pesanti: scordarsi di comunicare una singola fattura, per esempio, significherebbe andare incontro a multe dai 25 ai 25mila euro. Tale rischio, attraverso la fatturazione elettronica B2B, risulterebbe eliminato a monte.

Tipi di fattura elettronica

Visti dunque i benefici fiscali che garantisce, l’adozione della fatturazione elettronica è praticamente diventata un must anche per le operazioni tra privati. Se non si parla di un’imposizione dall’alto, come è successo per la fatturazione elettronica obbligatoria nei confronti della Pubblica Amministrazione, si può infatti parlare di concreti vantaggi per le imprese, le quali vengono così incoraggiate a sfruttare i risparmi garantiti dalla gestione documentale digitale. Stando alla normativa vigente, le fatture elettroniche B2B possono essere di tre tipologie:

  • Del tutto simili a quelle emesse nei confronti della Pubblica amministrazione, quindi firmate digitalmente, conservate a fini fiscali solo in digitale e redatte in formato strutturato, operazione che consente di abbattere le tempistiche della registrazione dei dati
  • Inviate via EDI, quindi in formato strutturato, conservate digitalmente ma non necessariamente con firma digitale
  • Fatture genericamente non cartacee, ovvero senza formato strutturato e senza firma digitale

Se è dunque vero che la definizione normativa della fattura elettronica è molto aperta, bisogna anche sottolineare che, per trarre tutti i vantaggi che essa assicura, è indispensabile che le fattura elettronica sia in formato elaborabile dai sistemi informativi. Più nel dettaglio, i benefici della fatturazione elettronica, sia in ambito B2B che verso la Pubblica Amministrazione, sono stati quantificati dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano.

Si scopre così che, passando dal processo di fatturazione cartaceo a quello elettronico, un’impresa che si trova a ricevere e produrre più di 3.000 fatture all’anno potrebbe risparmiare fino a 11,5 euro a fattura: a definire questo accantonamento sarebbero i risparmi garantiti nella riduzione dell’impiego di manodopera, delle attività di stampa, dei tempi dedicati alle relazioni con il cliente e della gestione della conservazione documentale. Ma non sono solamente le grandi imprese a poter beneficiare di questi risparmi. Se infatti una fattura spedita a mezzo posta ha un costo compreso tra i 2,9 e i 3,7 euro, caricare un documento in rete e generare una fattura elettronica costa invece tra 0,9 e 1,2 euro.

Il futuro della gestione documentale digitale

Si stima che, se i processi di gestione digitale iniziassero ad accompagnare per intero il ciclo di vita delle fatture – e quindi anche il sistema degli ordini e delle bolle – e se tutte le relazioni commerciali italiane adottassero la gestione documentale digitale, il Sistema Paese potrebbe arrivare ad un risparmio di circa 60 miliardi di Euro all’anno.

Non si ripeterà infatti mai abbastanza che sia la fatturazione elettronica obbligatoria nei confronti della Pubblica Amministrazione, sia gli incentivi per la fatturazione digitale B2B, altro non sono che degli impulsi per stimolare le imprese a gestire tutti i propri documenti in formato elettronico elaborabile: si parla quindi non solo di fatture, ma anche di ordini, conferme d’ordine, documenti di trasporto, bolle, avvisi di spedizione e molto altro. La fattura elettronica è dunque solo il primo passo necessario per entrare nell’era della vera cultura digitale d’impresa: l’imperativo è quindi quello di partire con le fatture, digitalizzando fin da subito l’intero ciclo Ordine-Pagamento e coinvolgendo il maggior numero possibile di clienti e di fornitori nella trasformazione.