Prosegue la corsa verso l’ottimizzazione della gestione documentale della Pubblica Amministrazione. Si pensi a quanto è stato fatto a livello normativo, con la legge di Bilancio 2020 e con il decreto n.162 del 2019, per promuovere e valorizzare ulteriormente la digitalizzazione della gestione documentale della PA.

Il cammino è continuato anche nei mesi successivi, con il decreto legge n.76 del 2020, che ha accelerato sul versante della semplificazione digitale. E ancora, a regolare la trasformazione digitale della PA interviene anche il piano triennale 2020-2022, naturale evoluzione dei due piani precedenti, che mette in campo una strategia volta a incentivare lo sviluppo di una società digitale nonché sostenibile, etica e inclusiva.

Sul fronte della gestione documentale delle PA, non si possono poi dimenticare le nuove Linee Guida Agid, ovvero le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, le quali vanno ad aggiornare le regole attualmente in vigore circa la conservazione informatica. Non può quindi stupire che la Pubblica Amministrazione, dalla macchina lenta a innovarsi che era un tempo, si stia trasformando in un’anticipatrice dei tempi.

La svolta nella gestione documentale delle PA

Non c’è dubbio nel fatto che la trasformazione digitale sia in corso, a ritmi diversi, nel pubblico come nel privato, in tutti i settori. Nell’ultimo periodo, anche per via dell’emergenza sanitaria, la digitalizzazione è andata velocizzandosi.

Soffermandoci sulla digitalizzazione dei documenti e sulla loro conservazione sicura in archivi digitali, è sicuramente possibile dire che la Pubblica Amministrazione ha finito per superare le aziende private.

Di fatto oggi, nel mondo PA, i documenti originali, nativi, sono digitali. In quegli uffici che per decenni sono affogati tra faldoni e scatoloni di documenti cartacei, oggi le stampe rappresentano invece solamente la copia dell’originale, qualcosa che molto spesso risulta superfluo.

I vantaggi della digitalizzazione della PA

In generale, la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione italiana costituisce un passaggio fondamentale per favorire – a livello internazionale – la crescita della competitività del Paese riuscendo parallelamente a garantire ai cittadini servizi più efficaci, più rapidi e più sicuri.

Internamente, la digitalizzazione della gestione documentale permette e permetterà ai dipendenti pubblici di essere più produttivi, attraverso l’accesso, la creazione e la condivisione di documenti in modo veloce, intuitivo e semplice. Si pensi poi a cosa significa, per il mondo della Pubblica Amministrazione, poter liberare lo spazio fino a ieri occupato da monumentali archivi, i quali ora possono essere trasferiti online senza ingombri, raggiungibili da qualsiasi luogo e in qualunque momento.

Affinché tutto questo sia possibile, va sottolineato, le amministrazioni pubbliche devono adottare i giusti software per la gestione dei processi documentali, a partire da soluzioni certificate Agid.