Il lockdown e la fase due ci hanno insegnato tante cose. Abbiamo per esempio imparato che, al di là di ogni strategia di travel management, è possibile continuare a essere produttivi eliminando o riducendo al minimo le trasferte e i viaggi d’affari.

Questo non significa che la momentanea sospensione della mobilità aziendale sia stata accolta bene dalle aziende, le quali anzi in molti casi hanno subito un trauma notevole proprio per l’impossibilità di poter organizzare i necessari business travel. Indubbiamente però questi spostamenti, oggi, possono essere analizzati con uno sguardo diverso.

Ma a cambiare il modo di guardare ai viaggi d’affari non è certo unicamente la riduzione degli spostamenti: anche le nuove esigenze in fatto di tutela del lavoratore e i nuovi costi che si sommano a quelli abituali sono infatti aspetti cruciali del nuovo mondo del business travel.

I nuovi costi del business travel

L’obiettivo delle aziende, ora che con cautela è possibile tornare a organizzare dei viaggi d’affari, è quello di massimizzare l’utile di ogni spostamento riducendo al minimo i costi e garantendo comunque massima sicurezza ai propri dipendenti.

Il problema è che, al contrario, si prospetta una marcata lievitazione dei prezzi per gli spostamenti. Si pensi per esempio alla possibilità, non tanto remota, per cui le compagnie inizino a chiedere un pagamento supplementare per garantire un posto libero al fianco del dipendente in viaggio in treno o in aereo.

Il responsabile del mobility management aziendale, di fronte alla necessità di contenere i costi degli spostamenti, si troverebbe a dover individuare delle nuove strategie per ridurre i costi. Non a caso, tra le esigenze più sentite dai travel manager, c’è il bisogno di poter avere delle stime più veritiere sulle effettive spese di viaggio, lasciandosi alle spalle i classici modelli statici, che tendono a scorporare eventuali costi aggiuntivi dal mero costo del biglietto.

Un’occasione per rivedere la travel policy aziendale

Calcolare, stimare e mettere a modello non solo i costi diretti, ma anche quelli indiretti. E garantire la salute dei dipendenti anche di fronte agli eventuali rischi di contagio durante il viaggio d’affari, essendo le aziende responsabili della salute dei lavoratori.

Le nuove esigenze obbligano le imprese a rivedere la propria travel policy, nonché a contare sul supporto di strumenti digitali in grado di controllare attentamente i costi. La tecnologia, in questo scenario, diventa cruciale per garantire lo scambio continuo di informazioni tra i dipendenti in trasferta e l’azienda, in modo da automatizzare i processi contabili e amministrativi.

È per questo che acquistano oggi particolare valore tutti quegli strumenti tecnologici volti a semplificare tanto la gestione delle note spese quanto quella della flotta aziendale; l’idea è quella di ottimizzare e digitalizzare ogni aspetto di gestione del business travel affinché si possa ricominciare a parlare di viaggi d’affari e di trasferte in maniera agile, innovativa e soprattutto sicura.