È partito l’obbligo di fatturazione elettronica per la maggior parte delle aziende e delle partite Iva: in queste settimane anche i privati hanno dunque iniziato a prendere dimestichezza con i codici identificativi delle aziende, con i file XML e con il Sistema di Interscambio.
Il passaggio alla fattura elettronica è stato meno drammatico del previsto, ma va sottolineato che molte imprese sono ancora alla ricerca della soluzione più adatta per le proprie esigenze. I vantaggi delle fatture digitali sono infatti tanti, dalla riduzione dei costi e dei tempi fino all’automazione dei processi – per non parlare della drastica riduzione degli archivi cartacei – ma questi possono diventare evidenti solo a patto di fare affidamento su un software completo e semplice da utilizzare per emettere e ricevere fatture elettroniche.
Dotarsi di un programma per le fatture elettroniche come quello proposto da Zucchetti è dunque indispensabile, anche per non andare incontro alle sanzioni previste dalla legge. Ma come si fa scegliere la piattaforma giusta?
Fattura elettronica: scegliere la piattaforma
Non bisogna dimenticare che l’obbligo non è relativo unicamente alla creazione, all’invio e alla ricezione delle fatture elettroniche. Le aziende sono infatti chiamate anche a conservare digitalmente questi documenti, ed è questo il primo aspetto da considerare, in quanto alcuni programmi non offrono questa possibilità.
Il primo passo da compiere nella scelta della corretta piattaforma per la gestione delle fatture elettroniche è dunque quello di controllare l’effettiva completezza del software, il quale dovrebbe fare molto di più che limitarsi allo smistamento dei file XML. La scelta del più adatto software deve poi essere fatta anche in base al numero di fatture che si emettono e che si ricevono a livello annuale: moli differenti di lavoro, infatti, porteranno a prediligere diverse soluzioni digitali.
Fatturazione elettronica: programmi gratuiti o a pagamento?
Le aziende e le partite Iva possono scegliere se affidarsi a dei programmi gratuiti o a pagamento. Va infatti evidenziato il fatto che soggetti istituzionali come le Camere di Commercio e l’Agenzia delle Entrate e alcune associazioni di categoria hanno messo a disposizione dei software per la gestione delle fatture elettroniche a uso gratuito, i quali però risultano per forza di cose limitati.
Si parla infatti di soluzioni incomplete, che offrono generalmente il solo servizio di generazione, trasmissione e ricezione, senza offrire, per esempio, la conservazione delle fatture. Si tratta, quindi, di piattaforme che possono essere usate dalle sole microimprese con un fatturato particolarmente ridotto, nonché di software da utilizzare momentaneamente, in attesa di individuare delle soluzioni più adatte e complete.
Le piattaforme offerte dalle software house, a fronte del pagamento di un canone per il servizio, offrono invece una vasta gamma di servizi diversificati, garantendo quindi una gestione più completa delle fatture elettroniche.
Vanno però fatte delle distinzioni, in quanto alcuni programmi per la fatturazione elettronica a pagamento offrono un numero limitato di servizi aggiuntivi, laddove altri prevedono un ampio numero di funzioni già in partenza. I privati che hanno rapporti frequenti con le pubbliche amministrazioni, inoltre, dovrebbero dare la propria preferenza ai software per fattura elettronica che offrono in modo diretto la possibilità di impiegare la firma elettronica, la quale è obbligatoria nei documenti fiscali relativi agli enti pubblici.
L’essenziale, come si può capire, è scegliere una soluzione capace di trasformare l’obbligo di fatturazione elettronica in una reale opportunità di crescita per l’azienda, riducendo i costi di gestione e sfruttando al meglio l’integrazione tra le varie piattaforme aziendali.
