Le tecnologie sono pronte e accessibili, e gli strumenti legislativi sono a disposizione delle aziende per favorire questo passaggio, il quale – guardando alla competitività aziendale – non può più attendere. La conservazione digitale dei documenti è un passaggio cruciale che conviene a tutte le aziende, che devono viverlo quindi non come un momento critico e imposto dall’alto, quanto invece come uno step fondamentale verso l’innovazione, verso l’efficienza, verso la sostenibilità e verso un notevole risparmio.
Del resto non è una novità: basti pensare al fatto che il Ministero dell’Economia e delle Finanze aveva decretato già nel gennaio del 2004 che la conservazione digitale poteva essere una valida sostituta della conservazione di documenti cartacei.
Per le aziende che non si sono ancora informate circa la conservazione digitale
Ipotizziamo che qualche azienda, negli ultimi anni, abbia preferito fare le orecchie da mercante, rifiutando di informarsi concretamente su temi quali la conservazione digitale delle fatture e l’archiviazione digitale dei documenti fiscali. In realtà è praticamente impossibile non aver mai sentito parlare di archiviazione sostitutiva, non fosse almeno per gli obblighi normativi in fatto di fatturazione digitale. Ma supponiamo comunque che esistano davvero degli imprenditori del tutto a digiuno per quanto riguarda la conservazione digitale, il suo significato e i suoi vantaggi.
Cos’è la conservazione digitale delle fatture?
Per prima cosa, dunque, sarebbe doveroso definire la conservazione digitale: in parole semplici si tratta dell’insieme di tutte le attività e di tutti i processi tesi a garantire l’autenticità, l’utilizzabilità, l’accessibilità e la reperibilità di documenti e fascicoli informatici, i quali così guadagnano la validità legale dei documenti cartacei, pur nella loro estrema sostenibilità. Guardiamo per esempio alla conservazione digitale delle fatture, ovvero all’insieme di tutte le procedure regolamentate dalla legge italiana per garantire l’integrità e la validità dei documenti emessi e archiviati in modo digitale.
Ne risulta che la fattura digitale ha tutte le caratteristiche del corrispettivo cartaceo, vantando però notevoli vantaggi in termini di costo, di spazio e di tempo. Un’azienda ancora oggi aggrappata alle sole fatture cartacee potrebbe avere delle conserve circa la sicurezza di inviare delle fatture attraverso la posta elettronica, ma coniugando la archiviazione digitale con la PEC e con la firma digitale, le perplessità non possono che sparire.
I vantaggi della conservazione digitale
Sono del resto anni che le soluzioni per la conservazione digitale vengono descritte dagli esperti del settore per fare capire alle aziende tutte le loro potenzialità. E oggi, finalmente, sono le stesse aziende che hanno adottato queste tecnologie a farsi promotrici della archiviazione dei documenti fiscali in formato digitale. Utilizzando quotidianamente questo sistema, infatti, si capisce che la conservazione sostitutiva non è affatto un lusso, quanto un’opportunità di sviluppo, un investimento nel tempo che porta a tanti e differenti vantaggi, come per esempio:
- riduzione dello spazio dedicato alla conservazione dei documenti cartacei
- riduzione del personale adibito alla gestione degli archivi cartacei
- eliminazione dei costi di manutenzione dei sistemi di stampa nonché dei materiali necessari, dalla carta alle cartucce
- rintracciabilità in tempo reale e senza alcun costo dei documenti
- ottimizzazione del monitoraggio del flusso documentale
- ottimizzazione della gestione delle autorizzazioni per l’accesso ai documenti digitali
- eliminazione di problemi legati allo smarrimento di documenti
