I sistemi gestionali sono stati introdotti molti anni fa, eppure sono ancora molte – troppe – le piccole e medie aziende che, invece di fare affidamento su un ERP per PMI, sono ancora aggrappate a degli strumenti ormai obsoleti e non integrati. Proprio così: in molti casi le imprese italiane sono ferme al confusionario e onnicomprensivo foglio di Excel, nel quale finiscono in modo del tutto destrutturato le informazioni gestionali del business, con un’alta probabilità di errori e – come se non bastasse – una grande perdita di tempo. Ma perché tutte queste realtà dovrebbero finalmente andare avanti, e dotarsi degli appositi ERP per le piccole imprese? E soprattutto, quale ERP dovrebbero scegliere per aumentare la loro produttività?
Una panoramica sui software di pianificazione risorse aziendali
Prima di vedere come scegliere un ERP, occupiamoci dei motivi per i quali una piccola e media azienda dovrebbe dotarsi di questo tipo di software – nel caso in cui non l’abbia già fatto. Come è noto, ERP è l’acronimo di Enterprise Resource Planning, ovvero, tradotto letteralmente, di pianificazione delle risorse d’impresa. Si tratta dunque di sistemi di gestione informativi che integrano in un’unica architettura software tutti i processi necessari per la gestione efficace di un’azienda, dalle vendite agli acquisti, passando per la contabilità e la gestione del magazzino.
Dapprima – parliamo dell’inizio degli anni Novanta – i primi programmi ERP sono stati realizzati per soddisfare le esigenze delle grandi aziende, le quali avevano necessità di controllare in tempo reale l’utilizzo delle risorse, il ciclo attivo, il ciclo passivo e via dicendo. Ma questi programmi non sono rimasti a lungo nelle mani delle sole grandi aziende: di lì a poco sono stati infatti sviluppati anche i primi ERP per PMI.
Quali sono i vantaggi degli ERP per le piccole imprese?
Poter fare affidamento su un ERP, per una piccola impresa, significa avere tra le mani un software che integra tutti i reparti aziendali, presentando così in un’unica visione le commesse, le informazioni sui clienti, le vendite, il magazzino e tanti altri dati necessari per una ottimale gestione aziendale. Questa base di dati – potenzialmente enorme – è unica, e questo significa che in un solo grande contenitore sono contenute in modo altamente strutturato tutte le informazioni di qui si può avere esigenza, eliminando parallelamente ogni tipo di ridondanza.
Parliamo dunque di software che, pur essendo composto da moduli diversi (i quali possono essere aggiunti ed estesi in cambio di bisogno) offre un’unica interfaccia, per tutti gli utenti, così da eliminare sul nascere qualsiasi problema di comunicazione. Sono questi i principali vantaggi degli ERP per PMI. Nel prossimo paragrafo vedremo invece come valutare un ERP, così da indirizzare al meglio l’acquisto di software gestionali.
Come scegliere il giusto ERP per la propria attività?
Vuoi capire come valutare un ERP? Ebbene, al momento della scelta del software gestionale è necessario essere in grado di individuare i criteri chiavi da prendere in considerazione. Prima di acquistare un ERP, dunque, un’azienda dovrebbe controllare che:
- sia dotato di interfaccia utente semplice da utilizzare, così da garantire un utilizzo dell’ERP anche da parte degli utenti non esperti
- i dati risultino accessibili sempre e dovunque, in tempo reale
- sia configurabile con la lingua dell’utente
- sia compatibile con i principali sistemi operativi
- sia integrabile con un e-commerce (per quelle aziende che possiedono o potrebbero possedere in futuro un portale di vendita in rete)
- sia integrabile con il registratore di cassa (nel caso di punti vendita fisici)
- sia personalizzabile
- preveda l’aggiunta di ulteriori moduli per supportare la crescita aziendale e rispondere all’insorgere di nuove esigenze funzionali
L’ERP perfetto per le PMI è quel sistema di gestione che soddisfa tutte queste esigenze, così da poter realmente ottimizzare al massimo i costi, i tempi e le risorse dell’impresa.
