La dematerializzazione dei documenti e la digitalizzazione dei documenti sono due concetti – e dunque due processi – che vengono spesso confusi. In molti casi si pensa che la differenza sia minima, e che anzi questi due termini siano praticamente sinonimi, ma tali semplificazioni non possono che nuocere alle realtà che hanno intrapreso il proprio percorso verso la conservazione sostitutiva dei documenti: per questo motivo, in questo articolo, andremo a vedere in cosa differiscono dematerializzazione e digitalizzazione documentale, e in quali situazioni vanno preferite l’una e l’altra.
Documenti digitali: 2 definizioni
1. Dematerializzazione dei documenti
Con il termine dematerializzazione si indica il processo attraverso il quale una documentazione nata analogicamente – e quindi su carta – viene per l’appunto “dematerializzata” e trasformata in un file digitale. Si parla dunque di una procedura che, per mezzo di una scansione di una fotografia, acquisisce la copia digitale del documento fisico. Per parlare correttamente di dematerializzazione dei documenti cartacei si dovrebbe fare riferimento ad un risultato digitale capace di sostituire a tutti gli effetti l’originale fisico, anche agli effetti di legge.
Va però sottolineato che questa trasformazione dal materiale al virtuale nasconde alcune criticità, in quanto i documenti su carta, non di rado, sono caratterizzati da caratteristiche specifiche non ripetibili in ambiente virtuale: pensiamo all’eventuale presenza di una particolare filigrana, al rilievo dei punzoni e dei timbri e via dicendo. Ne deriva dunque nella maggior parte dei casi un file in formato immagine, solo raramente elaborabile (in questi casi, invece dei classici file PDF, si ha infatti a che fare con degli XML).
2. Digitalizzazione documenti
La dematerializzazione dei documenti, di cui abbiamo appena parlato, non va confusa con la digitalizzazione: la differenza sta tutta nella natura ‘originale’ del documento. Se il risultato è infatti sempre e comunque un file informatico e non materiale, nella digitalizzazione dei documenti non si assiste ad una trasformazione, quanto invece alla produzione nativa e diretta di documentazione in ambiente digitale. L’originale – anche se va detto che non ha molto senso parlare di originali o di copie in questo caso – nasce dunque già di per sé virtuale, e come tale viene elaborato, trattato e conservato, senza avere i limiti del file fatto oggetto di dematerializzazione.
La conservazione sostituiva nel concreto, caso per caso
Vista la differenza tra dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti, possiamo passare alle loro specifiche applicazioni. A partire dal Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014, è possibile conservare unicamente in formato digitale le fatture di vendita e di acquisto. Oltre a questo, per effetto della legge 27 dicembre 2017 n.205, a partire dal 2018 sarà obbligatorio passare alla fatturazione elettronica B2B/B2C. Questo significa che per quanto riguarda le fatture si renderà necessaria una progressiva digitalizzazione, fino allo scatto dell’obbligo.
Il processo di dematerializzazione di documenti risalenti agli anni precedenti, per eliminare i costi di manutenzione di un archivio fisico, può invece riguardare, oltre alle fatture, i modelli delle dichiarazioni dei redditi e Iva, i pagamenti F24, le bolle di accompagnamento, i documenti di trasporto, i registri Iva vendite e acquisti, i mastri contabili e via dicendo.
È inoltre obbligatorio conservare i messaggi ricevuti mediante PEC per almeno 10 anni. La conservazione deve ovviamente essere messa in opera in formato digitale – così come affermato dal Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri del dicembre 2013 – in quanto una stampa non avrebbe alcun valore (sarebbe infatti come pretendere di assolvere l’obbligo di conservazione di un documento cartaceo attraverso l’archiviazione di una copia tracciata con un lapis).
Non è invece consigliabile procedere con la dematerializzazione di contratti e scritture private, documenti che infatti, come anticipato, non possono essere riprodotti alla perfezione in formato digitale. I nuovi contratti possono però nascere già digitali, mediante apposizione di firma digitale o elettronica.
