Si avvicinano le feste natalizie e i dipendenti sono chiamati a normalizzare la propria quantità residua di ferie e di permessi.
La gestione delle ferie aziendali, ancor di più all’avvicinarsi della fine dell’anno, è tra i temi più importanti e più delicati per il dipartimento HR e per gli HR manager: parliamo infatti di un diritto irrevocabile del lavoratore, nonché di una possibilità preziosa per ogni singolo dipendente per staccare un po’ dal lavoro, riposare, ricaricarsi e tornare poi al lavoro carico di energia.
Va però sottolineato che la gestione delle ferie, dal lato del dipartimento risorse umane, presenta diverse sfide: la pianificazione di questi giorni deve essere tale da garantire sia il rispetto dei diritti dei lavoratori, sia lo svolgimento fluido e ininterrotto dei processi interni aziendali.
Tenendo quindi come base essenziale di riferimento l’articolo 36 della Costituzione Italiana (che stabilisce che “il lavoratore ha diritto al riposo settimanale e a ferie annuali retribuite e non può rinunziarvi”) vediamo come e perché procedere alla pianificazione delle ferie natalizie in modo attento, utilizzando gli strumenti più idonei.
La gestione delle ferie dei dipendenti
Il D.Lgs. n. 66/2003 stabilisce come è noto che i lavoratori dipendenti hanno diritto come minimo a 4 settimane di ferie all’anno, di cui 2 da fruire nel corso dell’anno di maturazione e 2 da fruire nei 18 mesi successivi.
Il datore di lavoro che non rispetta queste disposizioni va incontro a sanzioni importanti.
Si capisce dunque che, per rispettare la legge, per venire incontro alle richieste dei propri dipendenti e per garantire allo stesso tempo della continuità produttiva, i reparti HR devono organizzare con anticipo le ferie natalizie come quelle estive dei dipendenti.
Talvolta può però sembrare impossibile riuscire con un solo piano ferie a soddisfare sia le esigenze dei lavoratori sia quelle dell’azienda, con il rischio di creare conflitti, accuse di favoritismo o situazioni di squilibrio.
I fattori da tenere in considerazione sono infatti molti e diversi: si parla dei sovraccarichi di lavoro, delle necessità di disconnessione e di ricongiungimento familiare dei singoli dipendenti, delle effettive possibilità di sostituzione, delle ferie godute negli ultimi mesi e via dicendo.
Diventa fondamentale, per tutti questi motivi, abbandonare le vecchie soluzioni cartacee o Excel per la pianificazione della gestione delle ferie dei dipendenti, optando per un software gestionale delle presenze e dei piani ferie che consenta di avere sempre un quadro completo e aggiornato della situazione.
Il software piano ferie giusto per un salto di qualità
Le soluzioni per la gestione dei piani ferie in formato cartaceo e rappresentate da enormi fogli Excel hanno dimostrato da tempo di non essere all’altezza della situazione.
Si pensi alle ore spese dai dipendenti per cercare il numero di ferie effettivamente maturate e godute, ai possibili errori del reparto HR, nonché all’impossibilità di avere un soddisfacente quadro completo di presenze, assenze ed esigenze singole dei dipendenti.
I moderni software di gestione delle risorse umane permettono invece di avere sempre il completo controllo dei giorni di ferie maturati e goduti, riducendo al minimo la possibilità di incorrere in dubbi, errori, incomprensioni e malintesi, per aprire la strada a una comunicazione azienda-dipendente proficua e trasparente, anche sul fronte delle ferie.
Con un software HR di ultima generazione i dipendenti possono inviare la propria richiesta di ferie in pochi secondi, mentre da parte sua il reparto risorse umane può controllare con pochi click l’effettiva disponibilità di personale per quell’area nei giorni richiesti; accettare o meno la richiesta diventa così facile e veloce, grazie agli aggiornamenti in tempo reale del sistema, per avere un coordinamento efficace del flusso di informazioni.
I vantaggi di avere un moderno software gestione personale per le ferie
Talvolta è sufficiente l’assenza di un unico passaggio, di un unico strumento, per compromettere la diffusione della necessaria mentalità digitale a livello aziendale.
A ridosso del periodo natalizio, nelle settimane e nei mesi precedenti, questo intoppo potrebbe essere rappresentato proprio dall’assenza di un software in grado di velocizzare e rendere trasparente la gestione delle ferie.
Con uno strumento dedicato si potrà godere dell’automatizzazione delle operazioni più semplici, delle funzioni automatiche di allerta in caso di errori e via dicendo, con benefici sulla fidelizzazione dei dipendenti, sull’employer branding e sulla produttività.
Vuoi saperne di più sulla pianificazione delle ferie nel periodo natalizio?
