La pandemia ha lasciato un segno profondo, spingendo le aziende non solo ad accelerare la digitalizzazione dei loro processi, ma anche a intraprendere una trasformazione che ha gettato le fondamenta per una realtà completamente nuova, quella che viene chiamata nuova normalità.
Questo fenomeno ha impattato profondamente l’approccio alla gestione della salute e della sicurezza negli ambienti di lavoro, causando una significativa trasformazione anche nel modo di lavorare degli appaltatori. Questi ultimi hanno dovuto adeguarsi a nuove normative e procedure che hanno reso inevitabile l’adozione di soluzioni digitali e tecnologie innovative per affrontare le sfide emergenti.
L’abilità di adattarsi velocemente in contesto in continua evoluzione per molte attività ne ha segnato il destino, rendendo di conseguenza difficile per le aziende reperire appaltatori qualificati a cui affidarsi nel tempo
Mi trovi un nuovo fornitore?
Oggi, per tutte le organizzazioni è diventato sempre più difficile reperire e stabilire rapporti stabili con appaltatori che possano diventare riferimenti solidi e di lungo termine. Si stima che negli ultimi venti anni, la difficoltà nel reperimento di risorse sia aumentata in maniera esponenziale. Se nel 2013 era un problema del 30-35% degli imprenditori, ad oggi è una criticità lamentata dal 75-80 % di tutte le organizzazioni.
Questo ha portato a definire nuovi processi di scelta e gestione che hanno generato da un lato nuovi controlli e dall’altro anche nuovi rischi, perché proprio mentre gli ordini aumentano di nuovo dopo tre anni di interruzione, le organizzazioni fanno fatica a trovare partner affidabili e non sono ad oggi sempre in grado di trovare le persone e le competenze necessarie.
Il problema si è acutizzato negli ultimi mesi e porta con sé nuove riflessioni:
- I processi di qualifica (soprattutto quelli obbligatori/legali) sono diventanti dispendiosi in termini di tempo e costi
- Aumentano i rischi di non conformità legislativa, di responsabilità solidale e da non sottovalutare sul medio e lungo termine, i relativi danni reputazionali.
- Aumento del rischio di infortuni, incidenti e di tutto quello che è legato alla salute, alla sicurezza e all’ambiente.
Questa carenza di manodopera qualificata, tende purtroppo a mettere in secondo piano i processi di verifica della due diligence e della conformità, favorendo in questo modo appaltatori che possono non essere classificati come credibili, conformi o comunque sicuri. Il compromesso tra produttività a tutti i costi e mancata sicurezza, deve essere comunque evitato anche a seguito dell’inasprimento delle sanzioni registrato nel 2021 con il governo Draghi.
Oltre agli aspetti di costo, gli altri fattori che possono essere oggetto di valutazione sono:
- Le implicazioni legali per l’impresa, in caso di incidenti e danni causati dai fornitori;
- La possibilità di valutare secondo criteri di salute e sicurezza il fornitore o prodotti o servizi erogati, prima della ricezione (ad esempio, attraverso questionario o audit);
- L’evidenza di una valutazione di terza parte, resa mediante una certificazione secondo la UNI ISO 45001;
- L’adesione a dei programmi volontari (ad es. Responsible care) che possano testimoniare l’impegno del fornitore in tema di salute e sicurezza.
Sebbene non esista una soluzione rapida per risolvere la situazione attuale, è essenziale che le organizzazioni si muovano in modo strategico ed oculato quando si tratta di reperire e gestire gli appaltatori. La qualifica ha una durata definita nel tempo, ed è sottoposta a processi di verifica periodica.
Mettere in atto meccanismi di controllo efficaci, permette di avere una supervisione chiara e diventa fondamentale per reperire appaltatori credibili e conformi, oltre chiaramente ad evitare tutta una serie di criticità anche importanti.
Quindi, proposte per l’individuazione di un fornitore?
La minaccia della carenza di manodopera e di competenze non è nuova, sono anni che diversi comparti (ad es. edilizia, sanità, turismo, logistica, agricoltura) fanno fatica a trovare persone, ma la situazione è peggiorata dopo la pandemia. L’offerta di fatto si è ristretta: basso numero di candidature, mancanza di qualifica, buon numero di NEET (persone che non studiano e non lavorano) tra le cause principali.
Per risolvere l’attuale crisi della carenza di personale e soprattutto di competenze, le organizzazioni devono ripensare e adattare il loro approccio, cercando di reclutare appaltatori che abbiano le competenze necessarie e soddisfino i requisiti di idoneità tecnico professionale previsti dalla vigente normativa (art. 26 -Dl.gs 81/08).
La chiave potrebbe essere quella di implementare una strategia di qualifica che possa essere facilmente monitorata durante tutto il periodo di partnership da ambo le parti. Il monitoraggio può contribuire a proteggere l’organizzazione dai rischi, fornisce prova della vigilanza e del coordinamento del committente, fornendo anche un migliore controllo delle prestazioni fornite.
Anche l’appaltatore avrebbe molto più chiaro sia il progetto che quanto richiesto, evitando incomprensioni e incoerenze. Semplificando molto è quanto previsto dai sistemi di gestione della qualità o ancora più semplicemente quanto ricompreso nel buon vecchio termine del “controllo qualità”.
I controlli di qualifica dei fornitori: gli ambiti coinvolti
I controlli di qualifica possono essere riassunti in tre grandi ambiti:
1) Compliance: è necessario capire se il futuro fornitore è stato sottoposto ad audit, se il fornitore può dimostrare (documenti) di essere conforme alle normative, se dispone di processi che consentono di monitorare regolarmente la conformità e le prestazioni rispetto al contratto stipulato. In altro modo è ragionevole pensare a stendere protocolli condivisi.
2) Efficienza: è importante stabilire un monitoraggio della conformità, soprattutto in merito ai processi e alle prestazioni stabilite in sede contrattuale e se il soggetto rispetti gli standard di sicurezza che gli sono stati richiesti. Anche il controllo dei costi e delle risorse svolge un ruolo fondamentale in questa fase.
3) Consapevolezza: è fondamentale definire dei processi di comunicazione che siano in grado di costruire relazioni vantaggiose e durature. Scambi chiari che stabiliscano le comuni aspettative di sicurezza e di prestazione e al contempo siano in grado di verificare che l’appaltatore abbia ben compreso cosa ci si aspetta dalla collaborazione in termini di vigilanza e controllo, e con quali tempistiche e metodi. In questo scenario è importante formalizzare un metodo per comunicare lamentele su incidenti o il persistere di prestazioni insoddisfacenti, stabilirne le cause e definire le azioni correttive più appropriate.
Il controllo qualità: la sua importanza centrale
Il controllo qualità è da sempre costituito da un monitoraggio costante, che con gli attuali strumenti di lavoro informatici, può essere effettuato in tempo reale e a costi molto contenuti. Gli investimenti sono modesti, ma i risultati sono reali. È possibile prevenire non conformità, interruzioni, o comunque debolezze della catena di fornitura e quindi di fatto dell’attività dell’intera organizzazione.
Verificare regolarmente gli adempimenti, in particolare quelli obbligatori (contributi previdenziali, assicurativi, emolumenti, tasse, ecc.) e le relative procedure di salute e sicurezza, significa valutare le capacità dell’appaltatore di lavorare concretamente all’obiettivo comune, evitando responsabilità penali ma anche solidali.
Il vero valore aggiunto è la possibile condivisione in tempo reale dello stato dell’appaltatore tra i vari uffici competenti e l’alta direzione. Non più valutazioni annuali, ma valutazioni puntuali ed effettive. Tutti i responsabili della committenza (ma anche dell’appaltatore) possono vedere lo stato dell’appaltatore e del contratto e di conseguenza decidere in autonomia.
La tecnologia come chiave per rimuovere i vecchi processi manuali
Il recente inasprimento delle sanzioni e la eventuale applicazione dell’Allegato 1 del Testo Unico dovute alla Miniriforma del Testo Unico può prevedere perfino la sospensione delle attività. L’investimento in tecnologia per rimuovere i vecchi processi manuali/cartacei di qualificazione può consentire di evitare interruzioni, identificare i rischi prima che si verifichino, ma anche anticipare gli impatti e prendere decisioni rapide.
La visibilità dei dati è diventata fondamentale, e di fatto può garantire la conformità degli appaltatori impiegati, rimuovendo processi interni inefficaci e costosi. Condividere dati e bilanci di dati non finanziari ESG (Environmental, Social and Governance), diventerà obbligatorio a partire dal 2025 per una serie importante di aziende. Gli indicatori di sostenibilità GRI inerenti gli appaltatori sono diversi e riguardano molti aspetti di salute/sicurezza (formazione, informativa, infortuni, valutazioni ecc.) ma anche l’aspetto ambientale (valutazione ambientale fornitori, impatti ecc.).
Il mondo produttivo si è orientato negli ultimi anni verso nuovi sistemi e nuovi processi di sicurezza, che prevedano canali di comunicazione chiara e trasparente soprattutto verso gli stakeholder esterni che interni. Informatizzando è decisamente più facile collaborare e monitorare, nei due sensi. Gli appaltatori dal canto loro, stanno diventando sempre più attenti a queste trasformazioni, perché capiscono che sono cruciali per la loro competitività. Dallo studio dell’Osservatorio Zucchetti del 2023 si apprende che il 77 % delle grandi aziende sta aumentando gli investimenti nella tecnologia, implementando sistemi informatizzati per la Salute e Sicurezza sul Lavoro e il 53 % delle organizzazioni più piccole sta sperimentando nuove tecnologie per prepararsi alle sfide (ma anche alle interruzioni) nei prossimi 10 anni.
Conclusioni
I tempi in cui il rapporto tra appaltatori e committente era del tutto sbilanciato verso la committenza sono terminati. Vi è oggettiva difficoltà nel reperire fornitori affidabili e le norme, dal 1994, li pongono sullo stesso livello almeno per quanto riguarda tutte le tematiche HSE (Health, Safety & Environment). Abbiamo ormai ben chiaro che gli appaltatori possono avere un significativo impatto sui processi di salute e sicurezza, soprattutto su tutti i processi produttivi.
Il new normal impone nuovi approcci lavorativi e nuovi processi. E allora ben vengano l’accesso da ambo le parti in tempo reale a tutti i dati necessari a prendere decisioni informate, in modo da rimuovere processi inefficienti (e costosi), aumentare la credibilità reciproca e dimostrare di avere adempiuto agli obblighi legali. Il tutto gestendo il rischio reputazionale.
Ad oggi avere una visione consolidata dei dati di tutti gli appaltatori, soddisfare i requisiti di sicurezza e conformità, raggiungendo efficienze operative, significa adattarsi molto rapidamente ai cambiamenti imposti dagli eventi esterni, ma soprattutto significa dimostrare in concreto di essere un’organizzazione responsabile che si prende cura delle persone, della comunità e del pianeta.
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