Le fasi di check-in e check-out sono momenti critici in cui le informazioni personali degli ospiti vengono raccolte, trattate e conservate.
In questo articolo, esploreremo l’importanza del GDPR (la normativa privacy di riferimento) durante queste due fasi chiave del trattamento e analizzeremo le misure che le strutture ricettive devono adottare per garantire conformità e protezione della privacy dei loro ospiti.
Cos’è il GDPR e perché è importante?
Il GDPR (General Data Protection Regulation) è il Regolamento dell’Unione Europea che mira a proteggere le persone in relazione al trattamento dei loro dati personali.
Il GDPR ha introdotto nuove norme e requisiti rigorosi per il trattamento dei dati personali, inclusi quelli raccolti durante il processo di check-in e check-out nelle strutture ricettive.
Perché rispettare il GDPR?
Tre buoni motivi:
- Multe e sanzioni
Il GDPR prevede multe significative che possono arrivare fino al 4% del fatturato annuale globale dell’azienda o 20 milioni di euro, a seconda di quale importo sia maggiore.
- Credibilità e fiducia degli ospiti
Rispettare il GDPR va incontro alle aspettative di privacy sempre più elevate degli ospiti, il che significa aumento di credibilità e fidelizzazione.
- Protezione del “valore economico” delle informazioni
Rispettare il GDPR significa proteggere uno degli asset chiave per una buona ed efficace attività di marketing: i dati personali.
Privacy e check-in
Durante la fase di check-in, le strutture ricettive raccolgono una serie di informazioni personali dagli ospiti e teniamo sempre bene a mente che ogni informazione riconducibile a una persona fisica è un dato personale da gestire e proteggere a norma di GDPR.
Di seguito alcune misure obbligatorie da adottare:
#1 Informativa e corretta base giuridica
Prima di raccogliere dati personali è obbligatorio fornire l’informativa e avere ben chiara la base giuridica che ci permette di raccogliere e trattare quei dati: consenso? Obbligo di adempiere un contratto? Esecuzione di misure precontrattuali?
Attenzione: i trattamenti ulteriori rispetto a quanto necessario a prenotare l’alloggio, come ad esempio, l’invio di newsletter, richiedono solitamente labase giuridica del consenso di cui va sempre tenuta traccia!
#2 Nessuna copia dei documenti!
Tutti i gestori di strutture ricettive hanno il dovere di comunicare telematicamente alla questura le generalitàdei propri ospiti.
L’obbligo della registrazione degli ospiti vale anche per le strutture extra-alberghiere come bed & breakfast, agriturismi, case e appartamenti per vacanze, ostelli, alloggi rurali e residence.
Attenzione alla minimizzazione e al divieto di copia del documento d’identità in quanto non necessaria per le finalità di comunicazione all’autorità di P. S.
#3 Sicurezza dei dati
Il GDPR richiede che le strutture ricettive adottino misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati personali degli ospiti.
Queste misure possono includere l’utilizzo di crittografia, firewall, protezione dei server e formazione del personale sulla sicurezza dei dati.
Attenzione: anche lo schermo di un tablet o di un computer o un registro aperto in reception devono esser protetti da sguardi indiscreti!
#4 Periodo di conservazione dei dati
Il GDPR richiede che le informazioni personali degli ospiti siano conservate solo per il tempo necessario per il loro scopo originale. Una volta scaduto il periodo di conservazione, le informazioni personali devono essere eliminate in modo sicuro e permanente.
Privacy e check-out
In poche parole: tutto ciò che non è strettamente necessario o la cui conservazione non è imposta dalla legge deve essere cancellato oppure anonimizzato.
Esempio:
- Le preferenze alimentari degli ospiti (Vegani? Kosher? Halal?)
- I dati di navigazione tramite wifi-guest
- I dettagli di prenotazione: informazioni sulla prenotazione dell’ospite, come le date di arrivo e partenza, il numero di camere prenotate e le preferenze specifiche dell’ospite.
- Dati di localizzazione: se sono stati raccolti dati di localizzazione tramite dispositivi mobili o altre tecnologie, questi dati devono essere cancellati dopo il check-out
Conclusioni
In conclusione, il rapido vademecum del buon host:
- Prima della prenotazione o, al massimo, entro l’arrivo in struttura degli ospiti, mostrare un’informativa privacy che illustri come, per quanto tempo e con che finalità vengono trattati i loro dati personali.
- Divieto di richiedere dati ulteriori rispetto a quelli essenziali ai fini del corretto svolgimento dell’attività in questione, quindi, per la prestazione dei servizi di hospitality.
- Se si viene a contatto con dati personali non essenziali alla definizione dell’accordo contrattuale, per la loro acquisizione si deve chiedere espresso consenso. Ciò avviene, ad esempio, se l’ospite comunica all’albergatore delle informazioni relative allo stato di salute o scelte etiche, necessarie, ad esempio, alla preparazione di alimenti privi di determinate sostanze.
- Al check-out cancellare tutto ciò che non si è costretti a conservare in adempimento di un obbligo contrattuale o di legge fatta eccezione per ciò che risulta necessario, previo consenso raccolto, per intraprendere azioni di marketing.
Nella tua struttura ricettiva, applichi correttamente tutte le misure necessarie per essere GDPR compliant? Scopriamolo insieme
