Adottare un ERP (Enterprise Resource Planning) è importante per un’azienda alberghiera perché permette di gestire in maniera integrata tutte le attività fondamentali dell’hotel, come la prenotazione, la gestione delle camere, il controllo finanziario, la gestione delle risorse umane e il monitoraggio delle scorte, a patto che sia integrato con il PMS.

Smart hotel: quanto e perché è importante integrare ERP e PMS

A differenza del pensiero comune e di alcuni falsi miti sugli smart hotel, ogni struttura necessita di sistemi e strumenti customizzati. Non fa eccezione l’integrazione tra PMS e ERP integrato per la gestione di tutte le attività fondamentali di un hotel o di una catena alberghiera. Questo passaggio tecnico indispensabile aiuta a mettere in contato due mondi, con il vantaggio di poter avere sotto controllo:

  • i documenti fiscali di vendita (le fatture);
  • i corrispettivi e relativi incassi, acconti, caparre ecc..;
  • le registrazioni delle fatture di vendita, dei corrispettivi e i relativi incassi e/o sospesi che si possono importare in automatico dal PMS Hotel.

Una volta completate queste attività e le altre registrazioni (acquisti e registrazioni contabili) si possono facilmente ottenere:

  • gestione scadenziario: fornitori e clienti;
  • redazione bilancio aziendale: conto economico e stato patrimoniale;
  • controllo di gestione: confronto costi e ricavi con esercizio precedente;
  • calcolo automatico della liquidazione IVA mensile o trimestrale e mantenimento dei registri IVA.

I vantaggi dell’integrazione ERP e PMS

Un ERP integrato può significativamente aumentare la redditività e il posizionamento strategico di un’attività alberghiera in diversi modi:

  • efficienza operativa: automatizzando alcuni processi come la gestione degli ordini, delle scorte e della contabilità, un ERP riduce il tempo e gli errori umani, permettendo al personale di concentrarsi su attività a valore aggiunto, come il servizio al cliente;
  • analisi dei dati: l’ERP raccoglie e analizza dati in tempo reale, fornendo report dettagliati su vendite, costi e performance. Queste informazioni consentono di prendere decisioni strategiche in modo più puntuale e più rapido;
  • gestione delle risorse: un ERP ottimizza la pianificazione delle risorse, migliorando la gestione del personale e delle forniture. Ciò porta a una riduzione dei costi operativi e a un utilizzo più efficiente delle risorse disponibili;
  • customer experience: grazie alla gestione centralizzata delle prenotazioni e alla personalizzazione delle offerte, l’ERP può migliorare l’esperienza del cliente, favorendo la fidelizzazione e aumentando il passaparola positivo;
  • adattamento al mercato: la capacità di analizzare le tendenze di mercato e le preferenze dei clienti consente di adattare rapidamente l’offerta e le strategie di marketing, migliorando la competitività;
  • compliance e gestione del rischio: un sistema ERP aiuta a garantire la conformità alle normative, riducendo il rischio di sanzioni e migliorando la reputazione dell’azienda;
  • integrazione: un ERP integrato consente una visione olistica dell’attività, facilitando la comunicazione tra i diversi reparti (,, Front Office, Food & Beverage, contabilità, marketing), il che porta a una maggiore coerenza nelle operazioni e nelle strategie;
  • scalabilità: con un sistema ERP, è più facile scalare l’attività, gestire più strutture o ampliare l’offerta senza perdere il controllo delle operazioni.

In sintesi, un ERP integrato permette di ridurre costi, migliorare la qualità del servizio e adattarsi rapidamente alle esigenze del mercato, contribuendo così a una maggiore redditività e a un posizionamento competitivo più forte

Perché integrare l’operatività con la contabilità

Un ERP consente di integrare l’operatività quotidiana di un hotel alle tipiche attività contabili e finanziarie, con numerosi vantaggi:

  • le registrazioni del ciclo attivo si importano direttamente nell’ERP in maniera automatica (il ciclo attivo include le anagrafiche clienti, il conto ricavi del piano dei conti, incassi fatture/corrispettivi, acconti e caparre, fatture/depositi/caparre/corrispettivi/sospesi e i movimenti di incasso dal PMS (prima nota);
  • le registrazioni del ciclo passivo invece si importano nell’ERP direttamente dal sistema di interscambio delle fatture;
  • le registrazioni dei corrispettivi si caricano con le ricevute RT che compongo i corrispettivi giornalieri.

Una migliore efficienza operativa grazie al software gestionale

Grazie all’implementazione dell’ERP si possono ottenere:

  • maggiore efficienza operativa: le operazioni quotidiane sono ottimizzate, migliorando anche l’esperienza del cliente;
  • riduzione dei costi: la gestione delle scorte e dei fornitori è più efficace, riducendo gli sprechi e i costi operativi;
  • decisioni informate: l’analisi dei dati permette al management di prendere decisioni strategiche basate su informazioni concrete, migliorando la redditività;
  • migliore gestione del personale: i turni sono pianificati in modo più efficiente, portando a una maggiore soddisfazione dei dipendenti e a una diminuzione del turnover.

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