Negli ultimi anni le pratiche e le soluzioni per la gestione documentale sono state migliorate e ottimizzate molto rapidamente, sulla spinta dei processi tecnologici, delle crescenti esigenze delle aziende in fatto di efficienza, di riduzione di costi e di maggiore sicurezza, nonché infine in conseguenza delle note spinte normative ed esterne.
Basti pensare in tal senso a quanto la dematerializzazione sia stata determinata da una parte dall’introduzione della fatturazione elettronica e dall’altra dalla necessità, durante l’emergenza sanitaria, di poter contare su degli uffici più digitali e meno cartacei.
Il viaggio verso la massima efficienza documentale, però, non è ancora finito: vediamo quali sono gli step da affrontare, così da raggiungere benefici a livello di semplicità d’utilizzo, di costi inferiori, di flessibilità e di maggiore sostenibilità, economica e ambientale.
I vantaggi delle firme digitali rispetto a quelle cartacee
Il viaggio dell’efficienza documentale passa inevitabilmente attraverso la firma digitale. Si tratta infatti di uno strumento molto pratico, che semplifica nettamente il workflow documentale e che assicura maggiore rapidità, senza porre limiti.
Grazie alla firma digitale, per esempio, è possibile stipulare rapporti contrattuali anche a distanza, senza compromettere la valenza giuridica: il risparmio di costi e di tempo da questo punto di vista può essere enorme.
Tutto ciò per l’appunto di fronte a uno strumento che, grazie alle chiavi crittografiche utilizzate, riesce a garantire sia l’autenticità del sottoscrittore che l’integrità del documento, il quale una volta firmato diventa immodificabile (a differenza di quanto accade con le firme su carta).
Normative e tecniche per la conservazione dei documenti
Secondo passaggio nel viaggio verso l’efficienza documentale è quello relativo alla conservazione dei documenti. Questo processo deve garantire l’integrità, l’autenticità e l’immodificabilità dei documenti presi in carico, anche perché solo dei documenti di questo tipo – siano essi digitali o cartacei – possono avere valore giuridico.
È noto però che i sistemi digitali per la conservazione dei documenti permettono di alzare sia il livello di sicurezza che quello di consultabilità, i quali peraltro non sono gli unici vantaggi conosciuti. Ma quali sono attualmente i documenti elettronici che devono essere conservati obbligatoriamente dalle aziende?
Si parla di PEC e di documenti fiscali, che devono essere conservati per almeno 10 anni, e più in generale dei documenti contabili e fiscali così come previsto dal CAD.
Ma attenzione: il fatto di non dover dedicare del posto fisico a degli archivi cartacei porta a poter ampliare in modo importante la conservazione dei documenti, per comprendere quindi contratti sottoscritti con firma digitale, pagamenti F23 e F24, DDT, ordini e via dicendo, avendo sempre la certezza di poter contare su integrità, leggibilità, autenticità e valore probatorio.
Verso l’archiviazione Intelligente
Il viaggio verso l’efficienza documentale non si ferma alla conservazione dei documenti elettronici: può andare oltre, puntando verso metodi e soluzioni per l’archiviazione intelligente, per gestire i documenti in modo ancora più efficace.
Si pensi per esempio ai sistemi di storage che prevedono l’utilizzo dell’intelligenza artificiale per supportare al meglio i dati e ottimizzarli in modo proattivo, così da offrire nuovi servizi all’azienda e, contemporaneamente, eliminare potenziali minacce alla sicurezza per mezzo della crittografia.
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