L’industria termale, che è sempre stata principalmente associata ai trattamenti (cure terapeutiche) in convenzione con il Servizio Sanitario Nazionale (ad esempio fanghi/bagni, cure idropiniche, inalazioni), sta vivendo una fase di profonda trasformazione, evolvendosi in modo rapidissimo verso modelli più attuali.
Tale evoluzione, verso il concetto di “salute termale”, rende il confine tra “terapia” e “benessere” sempre più sottile dietro la spinta della crescente richiesta di esperienze “totali” e sempre più personalizzate. Questo genera all’interno delle aziende il bisogno di dotarsi di una gestione sempre più efficiente e precisa.
La Digitalizzazione nell’Industria Termale
Le Terme si distinguono all’interno del mercato del wellness per le proprietà benefiche delle proprie acque termali, caratteristica che rende ogni destinazione unica, ma ora ampliano l’offerta tradizionale con una gamma di trattamenti di Benessere Termale, dando vita a un processo di sviluppo che, sebbene inizialmente confuso, si sta lentamente assestando.
Questo cambiamento richiede una gestione più attenta e personalizzata, in grado di soddisfare le crescenti aspettative dei clienti e garantire la massima efficacia e professionalità. Ecco che la digitalizzazione diventa il fulcro di questa trasformazione, per cui disporre di una gestione software evoluta è la strategia vincente.
Un’unica visione del cliente
Un moderno software termale ha il grande vantaggio di consentire una visione complessiva del cliente integrando dati e informazioni provenienti da diverse fonti, al fine di ottenere una gestione ottimale e personalizzata, sia dal punto di vista dei trattamenti in convenzione che da quelli benessere.
Le Terme potranno offrire trattamenti sempre più mirati e tagliati su misura, proprio perché potranno integrare i bisogni terapeutici (storia medica) alle preferenze individuali (salute come concetto olistico). Il gestionale per le strutture termali, quindi, deve offrire una panoramica completa delle esigenze di ogni cliente facilitando la creazione di esperienze personalizzate, frutto della combinazione di trattamenti sanitari e ludici integrati.
Integrazione e snellimento dei flussi dei clienti nelle varie fasi dell’esperienza termale
Il software termale di ultima generazione sta ottimizzando in modo importante il percorso del cliente in tutte le varie fasi operative, trasformandolo da soggetto passivo (ricetta medica, visita, prenotazione, pagamento ticket ecc.) a soggetto totalmente attivo (prenotazioni on line, accesso diretto alle proprie informazioni per modifiche e integrazioni ecc.).
Permette infatti di:
- Effettuare la prenotazione on line, con conferma in tempo reale dei trattamenti, ingressi alle piscine termali o aree SPA, acquisto di voucher ecc., procedendo ai relativi pagamenti.
- Sviluppare una APP brandizzata del Centro e il relativo sito performante.
- Velocizzare la fase di accettazione pratiche con l’acquisizione dei dati direttamente dalla Tessera Sanitaria e dare la possibilità di firmare la privacy e la liberatoria dal tablet con gli appositi consensi, ottemperando agli obblighi di legge in modo veloce e sicuro.
- Ottenere in modo snello la propria prescrizione, che il medico può compilare automaticamente integrando i trattamenti già prenotati dal cliente con nuovi da aggiungere in base alla visita che sta effettuando.
- Gestire la fase di cassa in modo efficiente, con il recupero automatico e veloce dei dati prescritti dal medico e con la possibilità di effettuare modifiche sulle quantità prescritte secondo istruzioni del proprio regolamento sanitario.
- Automatizzare la fruizione dei trattamenti per gli adempimenti operativi e burocratici, con le ultime tecnologie di accessi RFID e QR Code dotando il cliente di badge o bracciali.
- Con questi strumenti il cliente potrà, oltre ad accedere ai trattamenti, aprire i varchi di accesso (tornelli o apri porte per una gestione ottimale e coerente dei flussi), gli armadietti degli spogliatoi, attivare docce e asciugacapelli oppure l’impianto inalatorio in base alla cura prescritta, riempire la vasca termale ecc.
- Tutte queste possibilità saranno disponibili per le varie tipologie di clienti: occasionali, giornalieri o in abbonamento. La memorizzazione dei “passaggi” permetterà di svolgere tutte le attività di controllo come indicato dalle norme nazionali e richiesto dalle locali aziende sanitarie, permettendo la generazione automatica dei flussi per velocizzare, limitando i possibili errori, i rimborsi degli Enti in convenzione.
- Ottenere una serie importante di report, standard ma anche creati su misura che evidenzieranno, ad esempio, quali sono gli orari di maggiore afflusso alle Piscine Termali o alle Aree Benessere per potenziare il servizio in modo efficiente, ottimizzando le presenze del personale.
- Integrare il software di gestione termale con il PMS alberghiero, con la ristorazione, la contabilità e la business intelligence.
Tutti questi processi sono gestiti integrando la parte software e la parte hardware al fine di ottimizzare tutte le operazioni interne delle Terme per un servizio sempre più efficiente e professionale.
Il dialogo tra le predette componenti consente di ridurre i tempi di attesa e di semplificare la gestione operativa che risulterà essere ancor più puntuale con l’introduzione di una “Gestione Code” senza ricorrere a terze parti.
La Cartella Clinica Digitale e la Protezione dei dati
Una delle componenti chiave di questa trasformazione è la “Cartella Clinica Termale”, sempre più digitale, che racchiude la storia medica del cliente, con le informazioni relative alla “Prescrizione Medica” e quelle contenute sia nella “Cartella Generale” che nelle “Cartelle Specialistiche”.
La memorizzazione dei dati sanitari dei clienti consente ai medici termali e agli specialisti (cardiologi, otorino, dietologi, ecc.) di valutare lo stato sanitario dei clienti in modo accurato e approfondito, con la possibilità di archiviare anche documenti di visite esterne, migliorando la qualità delle cure prescritte e aumentando la fidelizzazione del cliente che viene seguito in modo sempre più professionale.
In questo contesto di alta digitalizzazione la sicurezza dei dati è cruciale ed è fondamentale che il software rispetti le rigorose normative sulla protezione delle informazioni garantendone la massima sicurezza e conformità alle leggi sulla privacy per i dati sensibili (GDPR).
Si fa presto a dire “booking”
Se per la parte sanitaria il fulcro è la “Cartella Clinica”, per i rapporti con la clientela sia convenzionata che quella interessata ai servizi benessere, è la gestione delle prenotazioni che fa la differenza fra i software gestionali.
La semplicità con cui si prenota un ciclo di cura in convenzione e l’incastro coerente tra i trattamenti terapeutici e ludici permettono di avere una visione completa sia delle disponibilità della struttura che delle possibili alternative, consentendo agli operatori di ricevimento di consigliare gli orari migliori, costruendo il miglior programma e ottimizzando le risorse disponibili.
Questa visione del booking aiuta moltissimo per le prenotazioni di “Pacchetti Benessere”, fissi o variabili, proposti dalle Terme che, come abbiamo visto, stanno sempre più integrando l’offerta ludica. Gli operatori alla reception saranno in grado, in pochi click e con la certezza di non commettere errori, di accontentare le richieste di una clientela sempre più esigente.
Poter utilizzare più booking diversi, per le varie tipologie di trattamenti, aiuterà il front office ad avere visioni diverse e mirate per prenotare cicli di cure, singoli trattamenti, pacchetti benessere, ingressi piscina, aree libere “ma contingentate” come le aree SPA, palestre ecc.
Se a tutte queste potenzialità di prenotazione dal tradizionale front office integriamo in tempo reale quelle on line e i relativi pagamenti (APP o sito) “24 ore su 24 per 7 giorni su 7”, si può facilmente intuire che per una azienda Termale e SPA avere un software gestionale di alto livello fa la differenza, influenzando in positivo la soddisfazione del cliente e migliorando l’efficienza operativa del centro stesso.
Il futuro dell’industria Termale
Guardando al futuro le Terme, nonché le SPA, continueranno a evolversi per rispondere alle esigenze di una clientela sempre più sofisticata. L’uso crescente delle tecnologie emergenti, come l’intelligenza artificiale, rivoluzionerà ulteriormente l’industria del benessere. Il software per la gestione termale deve essere in grado di utilizzare questi sviluppi tecnologici per migliorare ulteriormente sia l’esperienza dei clienti, sia l’efficienza operativa del centro.
L’evoluzione della tradizione termale verso il mondo delle SPA rappresenta un passo avanti nell’offerta di esperienze di benessere personalizzate e di alta qualità e una gestione software avanzata è al centro di questa trasformazione.
Grazie a queste innovazioni le Terme e le SPA stanno abbracciando il futuro: la digitalizzazione non è più una semplice opzione, ma una necessità per il futuro dell’industria del Benessere che potrà offrire esperienze di livello sempre più alto.
La differenza tra un’esperienza termale di successo e una “classica” starà nell’adozione di soluzioni software avanzate e l’investimento in un sistema gestionale evoluto non sarà solo un passo verso il futuro, ma anche verso la crescita e il successo.
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