Per quanto riguarda i vantaggi della gestione documentale, molte imprese – di ogni dimensione – mostrano ancora oggi una certa miopia. Certo, tutti sanno che l’utilizzo di un software per la gestione documentale permette di conservare i documenti in formato digitale, risparmiando sulla stampa e sul recupero di informazioni, nonché sullo spazio riservato agli archivi cartacei.
Ci si dimentica però che la digitalizzazione dei documenti vanta tanti altri benefici. Tra i vantaggi della gestione documentale ci sono infatti una più efficace estrazione del know-how, una netta semplificazione dei processi, un pieno rispetto delle policy internazionali, nonché una grande versatilità.
Si pensi, per esempio, alla possibilità di sfruttare a livello aziendale gli smart contract per rendere le operazioni più veloci, più sicure e meno costose. E che dire della possibilità di lavorare in mobilità, in qualunque momento e da qualsiasi luogo?
Tutto questo, però, è possibile solo a partire dall’adozione di un software per la gestione documentale completo e affidabile, oltre che dalla piena conversione verso la gestione documentale digitalizzata.
Archiviazione digitale: a che punto siamo
La digitalizzazione dei documenti, una volta intrapresa, deve essere portata fino in fondo. Un archivio digitale incompleto e solo parzialmente accessibile, infatti, non può assolutamente garantire i vantaggi della gestione documentale che si sono visti sopra.
A confermarlo c’è per esempio, l’indagine “2019 Global Intelligent Information Management Benchmark Report”, la quale dimostra come più della metà dei lavoratori (il 54% degli intervistati) desidera utilizzare il proprio dispositivo mobile per accedere a file interni all’ufficio, ma non può farlo. Ancora peggio: l’83% degli intervistati si è ancora ritrovato a dover ricreare un documento già presente ma introvabile nella rete aziendale.
Questo a dimostrare che la digitalizzazione dei documenti, se non organizzata in modo corretto, può portare ai medesimi ostacoli della gestione documentale tradizionale.
Tutto dipende, in gran parte, proprio dalla scelta del software per la gestione documentale, il quale deve essere in grado di superare la resistenza dei dipendenti, deve essere facile da utilizzare e deve essere scalabile: solo con la piena adozione di un programma per la gestione dei documenti digitali, in effetti, è possibile completare e quindi sfruttare in pieno la digital transformation.
La crescita del settore dei software gestione documentale
Una recente indagine IDC ha dimostrato che il settore dei programmi per l’enterprise content management, e quindi dei software per la gestione documentale, è destinato a crescere in modo sostenuto in Europa Occidentale: si stima infatti una crescita annua del 4,8% da qui al 2022.
A dominare, già da domani, saranno le tecnologie cloud, che prenderanno sempre più il sopravvento sulle infrastrutture locali. Così facendo l’archivio digitale aziendale sarà finalmente davvero disponibile sempre e ovunque, il tutto in piena sicurezza.
Per molte aziende, infatti, il binomio “GDPR – digitalizzazione documenti” è ed è stato il punto di partenza verso un percorso di miglioramento dell’organizzazione interna, il quale trova il suo punto di arrivo nella piena sicurezza del dato.
