Indubbiamente il periodo post-pandemia ha rappresentato una fase del tutto particolare anche per le trasferte e per i viaggi d’affari, con i rappresentati delle imprese che si sono trovati spesso in seria difficoltà nel pianificare e nell’attuare gli spostamenti, in special modo verso l’estero.
A prescindere dalla particolarità del momento, c’è però un aspetto generale che è bene sottolineare e al quale non si presta quasi mai la necessaria attenzione: le trasferte dei dipendenti costituiscono un’importante voce di spesa anche per le PMI, e non solo per le realtà più grandi.
Dati alla mano, senza ombra di dubbio i viaggi d’affari rappresentano del resto una componente chiave anche per le piccole imprese, tanto più che, stando a indici come il barometro Amex GBT, sarebbero proprio le PMI a innalzare il numero di trasferte lavorative negli ultimi anni. Il messaggio di fondo, del resto, è semplice ed esplicito: per competere con la concorrenza, che spesso è rappresentata da aziende più grandi, è necessario muoversi in modo regolare, in Italia come all’estero.
Il problema, però, è che le trasferte costano e, di conseguenza, non ci si può permettere una gestione inefficiente delle note spese di viaggio. È dunque essenziale, anche per le piccole imprese, individuare delle tecniche e degli strumenti per rendere il più efficiente possibile l’intero processo di trasferta.
Come ridurre i costi di viaggi d’affari e trasferte
Pianificare le trasferte per tempo
Tra i principali metodi per ridurre le spese per i viaggi d’affari c’è certamente quello di pianificare ogni spostamento con largo anticipo. La prenotazione dei voli, degli alberghi e delle auto a noleggio dovrebbe avvenire con mesi di anticipo, così da poter approfittare delle tariffe migliori;
Optare per degli abbonamenti
I rappresentanti aziendali che viaggiano regolarmente dovrebbero senza dubbio poter sfruttare degli abbonamenti convenienti con delle compagnie aeree o ferroviarie, così da garantirsi importanti sconti;
Maggiore flessibilità
Per ridurre i costi dei viaggi è fondamentale introdurre maggiore flessibilità al momento della pianificazione e della prenotazione. É possibile per esempio spostare gli orari di andata o di ritorno per agguantare tariffe migliori, scegliere alberghi leggermente più decentrati per tagliare i costi e via dicendo.
Velocizzare e semplificare la gestione delle note spese
L’elaborazione delle spese sostenute è un’attività che richiede parecchio tempo, per l’amministrazione come per lo stesso dipendente che ha affrontato la trasferta. A questo si somma il fatto che la gestione manuale delle note spese dà spesso origine a errori nonché a preoccupazioni, sia da parte del viaggiatore che deve anticipare le spese di viaggio, sia da parte dell’azienda. Per questo motivo, per ridurre costi, errori e malumori, è bene adottare soluzioni software realizzate appositamente per la gestione delle note spese.
Come velocizzare e semplificare la gestione delle note spese
Proprio per aiutare le aziende a ottimizzare la gestione delle note spese dei loro dipendenti, sono state messe a punto soluzioni gestionali di ultimissima generazione che consentono di ridurre significativamente il rischio di errori e gli sprechi di tempo relativi.
Sistemi di riconoscimento ottico dei caratteri che permettono di scattare delle semplici foto agli scontrini, software gestionali intelligenti che trasformano automaticamente gli addebiti su una data carta in voci di spesa: tutto questo sembra quasi fantascienza, ma in realtà non è che un modo innovativo di gestire un aspetto aziendale che è necessario analizzare e modernizzare se si vuole rimanere competitivi sul mercato a lungo termine.
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