La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto modifiche significative per le imprese italiane. Tra i principali temi trattati, troviamo la riforma delle imposte sul reddito delle società, incentivi per l’innovazione tecnologica e l’efficienza energetica, nonché misure per la semplificazione fiscale e la sostenibilità ambientale.
Inoltre, uno degli aspetti più rilevanti per le imprese riguarda il cambiamento nelle modalità di gestione delle spese aziendali, che diventa un tema cruciale a partire dal 2025. Avevamo già parlato in questo articolo della digitalizzazione delle note spese e perché conviene; ora, con la nuova Legge di Bilancio si aggiunge l’obbligo di tracciabilità delle spese aziendali, con l’obiettivo di aumentare la trasparenza fiscale e ridurre l’uso del contante.
La nuova legge avrà implicazioni significative per tutte le aziende che effettuano rimborsi spese a dipendenti e collaboratori, poiché determinerà il modo in cui queste spese dovranno essere documentate e tracciate per poter usufruire delle agevolazioni fiscali. In particolare, le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto “non di linea” (Taxi, NCC) dovranno essere effettuate utilizzando metodi di pagamento tracciabili, come carte di credito aziendali, bonifici bancari o altri sistemi digitali al fine di poterle dedurre.
Le novità più importanti introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 nel rendicontare le note spese
Gli aspetti più rilevanti della nuova normativa includono:
- Obbligo di tracciabilità delle spese aziendali: le spese di trasferta sopra indicate, per essere considerate deducibili ai fini fiscali, dovranno essere effettuate con metodi di pagamento tracciabili. Le aziende dovranno quindi adottare soluzioni per registrare e monitorare le transazioni, rendendo più difficile l’utilizzo di pagamenti in denaro contante, che non saranno più considerati validi per la deducibilità.
- Maggiore utilizzo di strumenti di pagamento elettronici: la legge è per le aziende una maggiore incentivazione a dotarsi di strumenti di pagamento elettronici per tutte le spese aziendali. Le carte di credito aziendali e altre forme di pagamento elettronico saranno gli strumenti migliori per effettuare acquisti o rimborsi.
- Adeguamento delle procedure interne di approvazione e rimborso: le aziende dovranno aggiornare le proprie politiche e procedure interne per garantire che tutte le spese siano effettuate attraverso i metodi elettronici e che ogni transazione sia tracciata e documentata in modo conforme. Questo comporta una revisione dei sistemi di gestione delle note spese, dei processi di approvazione e dei flussi verso payroll e contabilità.
- Implicazioni anche per le PMI: per le piccole e medie imprese, l’adeguamento alla nuova normativa potrebbe risultare più complesso, in quanto molte di esse non sono ancora completamente digitalizzate e necessitano di soluzioni tecnologiche per semplificare la gestione delle spese.
Per le aziende, questa novità rappresenta una grande opportunità di rivedere e modernizzare i processi aziendali, ottimizzando le modalità di gestione delle spese e aumentando l’efficienza complessiva. Tuttavia, la necessità di adottare nuove tecnologie per il monitoraggio delle transazioni impone un adeguamento significativo dei sistemi aziendali che dovranno essere orientati a fornire ai viaggiatori strumenti agili per la rendicontazione, per la riconciliazione bancaria con i movimenti di carta di credito e per ottimizzare il processo anche dal punto di vista del backoffice.
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