Misurare il tempo non basta; abbiamo bisogno di qualificarlo!
Sarà capitato a tutti di arrivare a sera, stanchi, dopo una giornata intensa al lavoro, interrogandosi su cosa abbiamo fatto quel giorno senza essere in grado di formulare con precisione la risposta. Può apparire una questione banale, un aspetto di poco conto se valutato sul piano personale: “Ho fatto il mio dovere, mi sono impegnato, ho risolto tanti problemi, quindi ho fatto la mia parte”. È una prospettiva accettabile.
Qualificare il tempo per prendere decisioni data-driven grazie al Timesheet
Ma se cambiamo il punto di osservazione e valutiamo la cosa con un’ottica aziendale, questo interrogativo senza risposta è un enorme problema: se non sappiamo a cosa è dedicato il nostro tempo non potremo basarci su elementi oggettivi per costruire il costo di quello che vendiamo, non saremo in grado di valutare se gli staff sono correttamente dimensionati, non potremo distinguere le commesse redditizie da quelle in perdita, non sapremo quale tra i nostri clienti, prodotti, reparti o persone produce le migliori performance, non saremo allineati sullo stato di avanzamento di cantieri, commesse e progetti e rischieremo anche di trascurare le difficoltà delle persone che lavorano con noi.
Detta così suona peggio, vero? Difficile ignorare questa problematica senza avventurarsi in valutazioni e decisioni prese sulla base di sensazioni e impressioni. Mai sentito parlare di aziende “data driven”? Forse questa formulazione un po’ criptica ora ci appare più chiara: prendere le decisioni facendosi condurre dai dati; semplice no?
Come si è evoluto il concetto di timesheet e le sue applicazioni
Il primo approccio al problema, ormai tanti anni fa, fu quello di scrivere sul solo supporto disponibile (la carta) la suddivisione del lavoro in base al fattore significativo da misurare (cliente, prodotto, commessa, linea, reparto, lavorazione… qualcuno ricorda i cicli e le fasi?).
La prima significativa evoluzione del concetto di timesheet si è concretizzata con la diffusione dei PC e dei fogli di calcolo elettronici; Excel ha rappresentato per moltissimi il primo approccio alla rilevazione dei tempi di lavoro messi in relazione con le dimensioni del business che serviva misurare. Si è capito abbastanza in fretta che questi strumenti, pur innovativi per l’epoca storica in cui furono adottati, non avevano le caratteristiche adatte: disallineamento delle versioni dei dati, mancanza di corrispondenza tra tempi di presenza e tempi di lavoro rilevati, impossibilità di controllo della qualità dei riferimenti inseriti in mancanza di un database al quale fare riferimento, lentezza del processo manuale di raccolta e inserimento delle informazioni.
Per dare riscontro alla crescente domanda di conoscenza e misurazione di carichi e tempi di lavoro, si sono successivamente diffusi sul mercato dei software specifici per la raccolta dei dati relativi alle attività eseguite dalle persone, definiti genericamente timesheet e le aziende hanno avuto anche facile accesso a una vasta gamma di strumenti per la rilevazione automatica o passiva delle informazioni di produzione (lettori di codici a barre, dispositivi in radiofrequenza, geolocalizzatori, sensori di vario genere).
L’ultima fase dell’evoluzione di questi strumenti ha visto l’affermazione dei software per la gestione del timesheet collocati nativamente all’interno delle suite di gestione delle risorse umane per garantirsi facile accesso ai dati di presenza per la quadratura tra tempo di lavoro e tempo processato per l’elaborazione del payroll, attingendo invece a fonti esterne i riferimenti del business necessari al controllo formale delle informazioni inserite o rilevate. La preferenza per questo tipo di software organicamente inserito nelle suite HR è stata determinata anche dall’indubbio vantaggio di avere nel timesheet notizie aggiornate in tempo reale relative alla presenza o assenza dei dipendenti, perché presenti nella medesima base dati e non frutto di allineamenti offline. Indiscutibile e irrinunciabile, infine, il vantaggio che si ottiene potendo controllare in tempo reale la coerenza e compatibilità tra i dati dell’attività delle persone e le prescrizioni, le limitazioni, le abilitazioni, il possesso di requisiti derivanti dall’osservanza delle norme del D.Lgs. 81/2008 Testo Unico sulla sicurezza nei luoghi di lavoro.
I benefici nell’uso di software timesheet si estendono a tutti i reparti
Lo scenario che vede ancora molte aziende prive di questi strumenti oppure legate alle metodiche di prima meccanizzazione dimostra quanto sia necessario fare cultura e innovazione in questo ambito. Gli strumenti disponibili oggi, la cui adozione è spesso inquadrabile in diverse forme di finanza agevolata, rendono possibili percorsi di digitalizzazione caratterizzati da velocità ed efficacia.
Non esiste settore che non possa trarre beneficio dalla raccolta di questi dati: la manifattura può conoscere i tempi di lavorazione (in serie o su commessa), tutti i tipi di servizio possono quantificare e qualificare le attività delle persone che spesso sono la “materia prima” sulla cui rilevazione si fonda il loro ciclo attivo, la cantieristica e più in generale tutte le attività con personale fuori sede o itinerante possono rendicontare tempo impiegato e interventi effettuati, la GDO e il retail possono quantificare il costo del personale in base al reparto o al tipo di attività effettuato.
Le suite presenti sul mercato incorporano all’interno della gestione delle Risorse umane il modulo per la gestione del timesheet e consentono l’uso anche delle più spinte forme di automazione della raccolta dei dati (quando sentivamo parlare dell’IoT, l’Internet delle cose, si faceva riferimento anche a questo!). Nella “cassetta degli attrezzi” fornita con il software di timesheet non dovrebbero poi mai mancare le App per operare in mobilità e la disponibilità di opportune API per garantire lo scambio di dati in entrata e in uscita con i sistemi gestionali ERP.
Un moderno sistema di raccolta e governo dei tempi di attività e lavoro produce informazioni a beneficio di molti reparti aziendali e si colloca al centro di un sistema di flussi che coinvolge le aree di Amministrazione, Controllo di gestione, Risorse Umane e Finance.
Quali risultati si possono ottenere adottando un sistema moderno di timesheet?
Fa ormai parte del linguaggio di molti l’utilizzo generico di espressioni come “digitalizzazione dei processi” o “trasformazione digitale” che appaiono talvolta come una moda (nemmeno più nuovissima) o uno slogan che restano privi di contenuti pratici utili a capire l’utilità dell’azione o del prodotto che viene proposto. Riempire di contenuti pratici ed esempi comprensibili queste affermazioni un po’ vaghe è quantomai necessario per velocizzare l’attivazione di questi percorsi di digitalizzazione; ma ciò richiede concretezza, conoscenza della tematica e capacità di calare nell’agire quotidiano in azienda l’uso degli strumenti di timesheet traendone un vantaggio misurabile e tangibile.
Proviamo quindi ad elencare i vantaggi che la digitalizzazione del processo di raccolta dei dati relativi al lavoro svolto dalle persone può comportare:
- Qualificazione del tempo in relazione agli elementi specifici del business aziendale;
- Quadratura continua tra il tempo di lavoro e il tempo rilevato dall’amministrazione del personale;
- Rilevazione e quantificazione dei “prestiti” e spostamenti anche temporanei di personale tra reparti, cantieri, unità funzionali e conseguente possibilità di valutare e misurare il corretto dimensionamento degli staff assegnati;
- Aumento complessivo della produttività, eliminazione di supporti cartacei, possibilità di gestire senza carta i processi di controllo e validazione delle informazioni inserite;
- Allocazione precisa dei costi reali sulle dimensioni del business dell’azienda;
- Superamento della logica del costo standard a favore del costo effettivo;
- Alimentazione automatica di ogni forma di contabilità analitica/industriale;
- Controllo della relazione tra tipi di attività e persone, per il monitoraggio dei carichi e dell’equilibrio nell’assegnazione dei compiti più gravosi e meno graditi;
- Aumento del benessere dei lavoratori e contrasto ai fenomeni di burn out e stress da sovraccarico;
- Convergenza di sistemi di timesheet con sistemi di rilevazione presenze, unificazione dei sistemi di timbratura.
Non è più tempo di dubbi: l’adozione di un sistema di timesheet non solo migliora la competitività aziendale, ma contribuisce anche al rispetto dei criteri ESG, promuovendo un ambiente di lavoro più equo e sostenibile che valorizza il benessere dei dipendenti. E se si vuole rimanere sul mercato è questo il momento di agire: non è consigliabile, infatti, rimandare ancora l’avvio o l’ammodernamento di questi progetti e continuare a navigare a vista.
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