Il processo di dematerializzazione documentale negli uffici portato anche alla digitalizzazione delle note spese. Niente più cartelline o buste piene di scontrini cartacei lasciate sulle scrivanie dei colleghi dell’amministrazione: con gli strumenti digitali è possibile ottimizzare la gestione delle trasferte di lavoro e delle note spese di ogni dipendente, verificandone validità e rispetto delle policy.

Di seguito spieghiamo in cosa consistano le procedure di digitalizzazione delle note spese, evidenziando tutti i vantaggi per le aziende in termini economici e organizzativi.

Che cos’è la nota spese

Prima di entrare nel dettaglio della procedura di dematerializzazione, occorre specificare che la nota spese è un documento compilato dai dipendenti di un’azienda per notificare le spese sostenute durante una trasferta lavorativa. Ogni impresa adotta un determinato standard per quanto riguarda le informazioni da riportare nel documento, tuttavia i dati che non devono assolutamente mancare sono i seguenti:

  • riferimenti dell’azienda, come ragione sociale e indirizzo della società;
  • dati anagrafici del dipendente o del collaboratore;
  • data e luogo relativi alle spese sostenute;
  • ammontare della spesa suddiviso per categorie (vitto, alloggio, mezzi di trasporto, eccetera);
  • eventuali note per facilitare il lavoro dell’amministrazione.

Al documento vanno allegati anche i giustificativi di spesa, come biglietti del treno o dell’aereo, ricevute per il rifornimento di carburante, per aver parcheggiato in un garage o per aver usufruito di un servizio taxi. I dipendenti che hanno utilizzato i loro mezzi privati possono usare come riferimento anche i chilometri percorsi consultando le tabelle ACI.

Il conteggio di tutte queste spese e la compilazione delle informazioni annesse è un procedimento lungo e complesso che comporta spreco di tempo nonché il rischio di compiere errori di calcolo: è qui che i software per la digitalizzazione delle note spese entrano in gioco a fare la differenza.

Digitalizzazione della nota spese: cosa dice la normativa

Il Codice dell’Amministrazione Digitale per la Pubblica Amministrazione e il decreto ministeriale del 17 giugno 2014 sulla “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto” consentono la digitalizzazione dei giustificativi di spesa.

Dal 2017 poi è arrivata, da parte dell’Agenzia delle Entrate, la conferma a poter digitalizzare le note spese anche attraverso la foto di uno smartphone.

Da qui è opportuno fare una distinzione tra:

  • giustificativi non unici, dove è possibile risalire al contenuto attraverso altre scritture o altri documenti con obbligo di conservazione e che possono essere distrutti solo dopo la loro digitalizzazione e archiviazione;
  • giustificativi unici, dove non è possibile risalire al contenuto attraverso altri documenti o altre scritture e che quindi devono essere conservati anche nella versione cartacea.

Come digitalizzare le note spese

L’Agenzia delle Entrata ha delineato un processo ben definito sulla digitalizzazione delle note spese. La prima fase consiste nella creazione del giustificativo digitale: il dipendente deve fotografare il documento di spesa (scontrino, ricevuta fiscale, biglietto del treno, eccetera) assicurandosi che l’immagine sia leggibile e di buona qualità.

La foto del documento viene poi acquisita e memorizzata attraverso un apposito software che la rende non modificabile. Alcuni di questi software esistono anche in versione App per smartphone e sono dotati di riconoscimento automatico dei caratteri per ricavare rapidamente i dati degli scontrini e delle ricevute.

La seconda fase prevede la creazione della nota spesa attraverso il software: il dipendente controlla che siano stati inseriti tutti i dati necessari, oppure procede con l’inserimento manuale, allegando le immagini dei giustificativi. Una volta inseriti tutti i dati e allegati i giustificativi, si procede con l’invio della nota spese nel cloud del servizio cui l’azienda fa affidamento.

Infine, l’ufficio amministrativo dell’azienda accede all’applicativo per la gestione delle note spese ed effettua il controllo di tutti i dati. Se con le verifiche non viene riscontrato alcun problema, il documento viene archiviato e l’ufficio amministrativo procede con il rimborso. Dopo il pagamento, la nota spese viene registrata sui sistemi contabili dell’azienda e trasmessa al servizio di conservazione elettronica che può essere gestito internamente o da un’impresa terza.

Perché digitalizzare le note spese

La dematerializzazione delle note spese migliora la gestione delle procedure di rimborso. Grazie a un software per la gestione delle trasferte e delle note spese è possibile semplificare i processi di comunicazione e ottenere vantaggi in termini di organizzazione e sicurezza.

Risparmiare tempo nella gestione amministrativa

Gli uffici amministrativi, ogni mese, devono gestire le note spese dei dipendenti. La verifica della correttezza dei dati e le comunicazioni per sollecitare i colleghi a inviare le documentazioni necessarie sono attività che rubano tempo prezioso. Con la digitalizzazione delle note spese è possibile risparmiare una quantità di tempo considerevole: un software ad hoc permette di gestire tutte le attività in pochi e semplici passaggi. In questo modo dirigenti, contabili e dipendenti non devono perdere tempo nel recupero di scontrini accumulati in 30 giorni e nel compilare complicati fogli Excel.

Ridurre gli errori nella compilazione

Inserire numerosi dati manualmente, ogni volta, per compilare la nota spese è un’operazione che può portare a commettere errori oppure omissioni. Di conseguenza, sul lungo periodo, l’azienda può riscontrare significative perdite. La digitalizzazione delle note spese facilita la compilazione del documento e permette di individuare automaticamente qualsiasi incongruenza.

Analizzare le spese aziendali

Un software per la digitalizzazione delle note spese permette all’ufficio amministrativo di analizzare le spese dei dipendenti per individuare insight importanti. Ciò contribuisce al miglioramento della distribuzione del budget aziendale e all’identificazione delle variazioni di spesa durante l’anno, delle spese più cospicue e delle violazioni di policy più frequenti. L’analisi di questi dati aiuta il comparto amministrativo a modificare le regole di rimborso, a pianificare le spese aziendali e quindi a risparmiare denaro sul lungo periodo.

Limitare le violazioni della policy aziendale

Una piattaforma digitale per la gestione delle note spese garantisce il rispetto delle policy aziendali poiché il programma supporta i dipendenti nella compilazione del documento. In questo modo si facilita il rispetto delle regole e delle limitazioni, come il tetto massimo di spesa per i pasti e la tipologia di spese rimborsabili. Vengono quindi ridotti gli errori, i fraintendimenti e le insoddisfazioni da parte dei dipendenti che hanno a disposizione uno strumento con cui è più semplice seguire le regole.

Software per la gestione digitale delle note spese: quale scegliere

Per gestire al meglio i flussi di attività riguardanti la gestione delle note spese conviene utilizzare un software completo, che si integri con i sistemi contabili e organizzativi dell’azienda e che favorisca la collaborazione, la produttività e il risparmio di tempo. Ma soprattutto conviene affidarsi a un partner esperto, in grado di offrire tecnologie innovative che semplifichino ogni attività.

Le soluzioni per la gestione delle note spese si integrano con i software già presenti in azienda e tengono conto di ogni fase della trasferta di lavoro:

  1. Pre travel: acquisizione documenti di viaggio e prenotazione dei mezzi di trasporto e hotel;
  2. On travel: raccolta di giustificativi e compilazione delle spese tramite dispositivi mobili;
  3. Post travel: compilazione e controllo note spese, gestione dei flussi di contabilizzazione e liquidazione dei rimborsi;
  4. Analysis: analisi e valutazione sui costi con supporto alle decisioni.

Le piattaforme più moderne sono disponibili in versione desktop e mobile, utilizzabili anche in cloud per rendere i processi di gestione delle note spese ancora più rapidi, efficienti e sicuri.

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