Negli ultimi anni il settore alberghiero sta vivendo una vera e propria rivoluzione dei servizi. In particolare, il self check-in si sta rivelando uno strumento tecnologico comodo e utile, soprattutto per le nuove generazioni di viaggiatori che usano app e servizi web per gestire il loro tempo libero in modo veloce e personalizzato.

Considerata la prudenza necessaria in tempi di pandemia da Covid-19, i servizi di self check-in e self check-out si dimostrano ancora più convenienti in ottica di distanziamento sociale, sia per le strutture ricettive sia per gli ospiti. Ma in cosa consistono questi servizi nello specifico e quali sono i benefici per gli hotel e per i clienti che li utilizzano?

Self check-in e self check-out: cosa sono

Il self check-in per hotel è l’operazione di check-in automatico digitale dei clienti che in precedenza hanno effettuato la prenotazione online di una o più camere. Quando gli ospiti arrivano in hotel, possono evitare di interagire con il personale della struttura e dirigersi direttamente in camera: la porta si apre grazie a un codice di sblocco ricevuto tramite email dopo la prenotazione oppure attraverso un comando dell’app messa a disposizione dall’hotel.

Il self check-out funziona a grandi linee nello stesso modo: un processo automatico digitale consente agli ospiti di segnalare l’abbandono della camera senza l’intervento del personale della reception. Per effettuare il self check-out è possibile utilizzare i terminali messi a disposizione dalla struttura alberghiera oppure un’apposita app che guida i clienti passo passo per la corretta procedura del pagamento (se non è stato effettuato in precedenza).

I vantaggi ottenibili grazie alle soluzioni per il self check-in sono molteplici e riguardano sia gli hotel sia gli ospiti: vediamo quali sono e come migliorano le attività del personale e l’esperienza di soggiorno dei clienti.

1. Migliore utilizzo delle risorse dell’hotel

Per conquistare la fiducia dei clienti, gli hotel devono offrire loro esperienze positive e uniche attraverso i loro servizi. Questo è possibile solo attraverso un utilizzo ottimale delle risorse dell’hotel. Le piattaforme per la gestione del self check-in sono integrate nel PMS (Property Management System), il programma utilizzato dal personale alberghiero per gestire le prenotazioni delle camere, le fatture, le tariffe, eccetera. In questo modo la struttura ricettiva può ottimizzare al meglio tutte le attività grazie all’importazione dei dati delle prenotazioni del PMS direttamente sull’App, mentre gli ospiti possono prenotare le stanze appena sono disponibili.

2. Riduzione delle code alla reception

Uno dei principali vantaggi del self check-in e del self check-out è la riduzione delle code alla reception. Le applicazioni di self check-in e self check-out, infatti, consentono agli ospiti di velocizzare le operazioni di prenotazione, pagamento e deposito bagagli, permettendo loro di risparmiare tempo prezioso.

Ai clienti basta utilizzare il terminale dell’hotel inserendo i nominativi o un codice di conferma, oppure scansionare un documento di identità o un QR code mediante lo smartphone. Dal punto di vista del personale alberghiero, ciò si traduce in una maggiore efficienza nell’erogazione dei servizi e in una maggiore disponibilità di tempo da dedicare alle attività principali dell’hotel.

3. Prolungamento della fascia oraria per la prenotazione e il check-out

Grazie alla digitalizzazione dei processi, gli ospiti possono effettuare il check-in e il check-out in qualsiasi orario, salvo eventuali chiusure notturne e servizi di pulizia nelle camere dei clienti che hanno concluso il soggiorno. Si tratta di una funzione comodissima soprattutto per i viaggiatori notturni che arrivano in albergo stanchi e desiderosi di riposo.

4. Personalizzazione dei servizi

Le applicazioni di self check-in consentono alle strutture ricettive di raccogliere informazioni utili sugli ospiti come acquisti, preferenze per le camere ed esigenze specifiche. Grazie all’integrazione con il PMS, il personale alberghiero può accedere ai dati e offrire ai clienti un’esperienza più personalizzata. Non solo: le informazioni memorizzate nei sistemi digitali possono essere sfruttate per creare campagne promozionali tramite email adattate ai gusti degli ospiti. Oppure possono consentire al personale dell’hotel di sorprendere i clienti con i loro pasti preferiti o mettendo a disposizione la camera ideale per il loro soggiorno.

5. Diminuzione degli errori umani

Accade di riscontrare errori da parte del personale dell’hotel al momento della prenotazione, come nominativi scritti male e assegnazione delle camere sbagliate. Sono errori comprensibili nell’ambito di strutture ricettive dove i dipendenti sono particolarmente impegnati, soprattutto durante l’alta stagione. Ma grazie all’automatizzazione del processo di check-in è possibile evitare gran parte di questi errori. Infatti, le applicazioni e le piattaforme di self check-in registrano in modo accurato tutte le informazioni degli ospiti, riducendo drasticamente le possibilità di errore.

6. Maggiore sicurezza per ospiti e staff

Il distanziamento sociale come misura di protezione dal Covid-19 disegna una nuova mappa delle relazioni e delle interazioni tra personale alberghiero e clienti, richiedendo talvolta spazi ampi dove erogare i servizi. Attraverso le applicazioni di self check-in e self check-out viene garantita maggiore sicurezza, evitando la creazione di assembramenti e riducendo al minimo le interazioni tra staff e ospiti dell’hotel.

Il self check-in per hotel conviene a tutti

I servizi di self check-in e self check-out sono apprezzati dagli hotel ma anche dagli ospiti, soprattutto per il livello di comodità e libertà concesso attraverso queste applicazioni. Le strutture ricettive possono quindi garantire ai clienti esperienze personalizzate, efficienti, e memorabili per la qualità e la modernità dei servizi offerti. Non bisogna sottovalutare il livello di sicurezza assicurato dai sistemi di self check-in e self check-out per ridurre i rischi di contagio da Covid-19: per gli hotel è fondamentale rassicurare gli ospiti sulle norme igieniche e di sicurezza adottate e consentire loro di godersi la vacanza in serenità e con tutti i comfort necessari.

In conclusione: un concierge a portata di App!

La tecnologia e l’innovazione in ambito Hospitality hanno dunque introdotto una nuova modalità di relazione fra cliente e Hotel, sviluppando al contempo nuove possibilità di promuovere l’intera offerta di servizi.

Tramite l’App dedicata al self check-in infatti il cliente ha modo di compiere una sorta di tour virtuale alla scoperta di tutti i servizi proposti dalla struttura ricettiva e di prenotare quanto desidera. L’App può così stimolare i bisogni del cliente e assecondarli grazie alla facilità di prenotazione in sicurezza. Lo smartphone, anche grazie al vantaggio di essere multilingue, diventa il personal concierge in grado di dare informazioni puntuali, accogliere le richieste, in qualunque fascia oraria, e di generare percorsi personalizzati legati al soggiorno.

I tempi della vacanza devono garantire rilassamento e ’rottura’ dei ritmi ordinari: dal check-in all’organizzazione delle giornate.

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