Stando ai dati Istat, durante il lockdown del 2020 il 90% delle grandi imprese ha introdotto o esteso lo smart working. Lo stesso hanno fatto il 73% delle imprese di dimensione media, il 37% delle piccole imprese e il 18% delle microimprese. Se a gennaio del 2019 in Italia solamente l’1,2% del personale lavorava a distanza, nel marzo dell’anno successivo si è arrivati all’8,8%.

Molte imprese hanno intenzione di prolungare le attività di smart working anche al termine dell’emergenza. Più nello specifico, stando a una ricerca dell’Associazione Italiana dei Direttori del Personale, questa intenzione riguarderebbe ben il 68% degli intervistati.

La nuova normalità, quindi, vedrà un ruolo centrale per il lavoro agile, perpetuando e sviluppando quanto già posto in essere durante l’emergenza sanitaria; i mesi passati infatti potrebbero essere intesi come una grande sperimentazione di massa in vista dell’introduzione del lavoro agile vero e proprio, con tutti i vantaggi che questo può portare ad aziende e collaboratori e con tutte le conseguenze sulla gestione del tempo di lavoro, sulla rendicontazione dell’attività lavorativa e via dicendo.

Il timesheet e la rendicontazione dell’attività lavorativa con lo smart working

Il fondamentale concetto di orario flessibile associato al lavoro agile  ha avuto come prima conseguenza quella di svecchiare i classici metodi di rilevazione delle presenze, in moltissimi casi rimasti alla timbratura del cartellino in ingresso e in uscita dell’era pre-covid.

Questo ha dato la possibilità di innovare e migliorare in modo netto i metodi di rendicontazione dell’attività lavorativa, attraverso degli appositi strumenti timesheet. Con questo termine si indicano i software che permettono all’azienda di monitorare il tempo che ogni collaboratore, interno o esterno, dedica a ogni singola attività. Le ore lavorate dal collaboratore vengono così suddivise tra attività, progetti, commesse e clienti, in modo da gestire in maniera ottimale i tempi di produzione.

Appare dunque chiaro che un software per la gestione dei timesheet è ben più di un mero strumento di controllo delle ore lavorate, presentandosi invece come uno tool di grande valore per il controllo di gestione, per la contabilità, per le attività di analytics e per quelle di project management.

La digitalizzazione della rendicontazione dell’attività lavorativa

Visto quanto detto sopra, non stupisce che la rendicontazione delle ore di lavoro sia in questo particolare periodo un’area di forte digitalizzazione, specialmente per tutte le imprese che lavorano per commessa.

In questi casi, infatti, è immediatamente comprensibile come uno strumento di timesheet possa generare grande efficienza nelle organizzazioni aziendali, a patto di essere correttamente integrato con l’ecosistema applicativo già esistente, ovvero con l’insieme del software paghe, del sistema di rilevazione presenze, l’ERP e così via.

Un’integrazione parziale potrebbe al contrario provocare ridondanza di dati e impedire inoltre una rendicontazione aggiornata in tempo reale, per non parlare dei problemi che potrebbero nascere nel conteggio delle ore per il processo produttivo e per quello di payroll. Con un timesheet ben integrato questi problemi sarebbero invece automaticamente eliminati.