La digitalizzazione ha trasformato molti aspetti della gestione delle risorse umane, inclusa la possibilità di utilizzare App dedicate per ottimizzare le comunicazioni interne, organizzare turni, monitorare le presenze, gestire il lavoro in modalità ibrida e tanto altro ancora.
Nonostante l’introduzione di queste tecnologie comporti quindi degli effettivi benefici, non è certo priva di ostacoli. E uno tra tutti, a volte persino sottovalutato, riguarda l’uso dello smartphone personale dei dipendenti per scopi aziendali. Utilizzo che si scontra con problemi legati alla privacy e con una certa ritrosia da parte delle persone che si sentono “costrette” a farlo.
Come può un’azienda introdurre un’App aziendale per gestire le persone in modo efficace senza creare malumori e conflitti tra i lavoratori e rispettando la normativa? È quanto cerchiamo di capire in questo articolo, partendo dal contesto in cui si muovono oggi le imprese e i vantaggi che ne possono trarre.
I vantaggi di un’App aziendale per dipendenti e organizzazione
Introdurre un’App aziendale a disposizione dei dipendenti sul telefono personale può avere diversi vantaggi sia per l’azienda che per lo stesso personale. Eccone alcuni:
- flessibilità e maggiore autonomia: i lavoratori possono accedere alle informazioni aziendali e gestire in modo flessibile richieste di ferie, trasferte, busta paga, timbrature ecc., da qualsiasi luogo si trovino e in qualsiasi momento. Farlo attraverso un’App dà ai dipendenti maggiore autonomia: possono infatti inoltrare richieste senza dover contattare l’ufficio HR. Un’App aziendale, inoltre, viene incontro a chi, come i blue collar, spesso non è dotato di un computer aziendale. Mentre, come sappiamo, ormai tutti hanno a disposizione uno smartphone;
- comunicazione più fluida e rapida: grazie all’App e in particolare alle notifiche ‘push’, i lavoratori possono leggere in maniera più rapida e tempestiva comunicazioni aziendali e così essere sempre al corrente di quanto succede in azienda;
- feedback in tempo reale: tramite l’App, i lavoratori possono fornire e ricevere feedback in modo rapido. In questo modo aumenta la trasparenza e migliora la continuità nel processo di valutazione.
Tali vantaggi permettono di superare eventuali resistenze iniziali che i lavoratori potrebbero avere in merito all’installazione di un’App sul loro dispositivo personale. Tra queste: la preoccupazione di perdere o ridurre la loro privacy, il timore di confondere vita privata e lavorativa o la percezione di essere obbligati a fare qualcosa. Ma con la giusta comunicazione e, sapendo illustrare tutti i vantaggi che l’App offre per migliorare qualitativamente il loro lavoro, è possibile superare tali resistenze.
Un’App per la gestione del personale rivoluziona, infatti, il modo in cui le aziende operano, semplificando i processi e migliorando l’efficienza. Consente l’accesso veloce a funzioni che prima richiedevano diversi reparti aziendali, favorendo una collaborazione fluida e processi smart e migliorando trasparenza e produttività.
Cosa dice la normativa sull’introduzione di App aziendali per dipendenti: Codice Civile e GDPR
L’uso dello smartphone personale è legittimamente sostenuto quando legato a motivazioni legate all’utilità non solo dell’azienda ma anche del lavoratore.
La normativa, con il potere direttivo del datore di lavoro, sancito dagli articoli 2086 e 2094 del Codice Civile, conferisce infatti all’azienda il diritto di organizzare e gestire il lavoro dei propri dipendenti, inclusa l’introduzione di strumenti tecnologici come le App aziendali. Tuttavia è importante che tale potere venga esercitato nel rispetto dei diritti del lavoratore, senza ledere la sua privacy o imporre condizioni vessatorie, come l’uso obbligatorio del proprio smartphone personale.
Inoltre, il trattamento dei dati dei lavoratori attraverso le App aziendali deve avvenire in conformità con il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati). In particolare, l’art. 6, comma 1, stabilisce che il trattamento dei dati è lecito quando basato sull’esecuzione di un contratto, su obblighi legali o sul legittimo interesse del datore di lavoro.
Le aziende devono quindi garantire che i dati raccolti dall’App siano trattati nel rispetto della normativa e in modo trasparente, ottenendo il consenso esplicito del lavoratore ove necessario e proteggendo i suoi dati personali da eventuali abusi.
Strategie per favorire l’adozione di un’App aziendale da parte dei lavoratori
Per facilitare l’adozione di un’App aziendale sui dispositivi personali, è fondamentale adottare un approccio strategico che consideri le esigenze e le preoccupazioni dei dipendenti. Alcune strategie utili possono essere, ad esempio, adottare una comunicazione chiara e trasparente, rispettare la privacy e garantire il work-life balance, fare formazione e dare un supporto continuo.
E, non meno importante, utilizzare un’App che abbia le funzionalità adatte per sostenere una digitalizzazione che coinvolga i dipendenti fin dall’inizio.
Comunicazione chiara e trasparente su funzionalità dell’app e vantaggi per i dipendenti
Quanto alla comunicazione chiara e trasparente, è fondamentale illustrare come l’App possa facilitare l’organizzazione del lavoro, migliorare la comunicazione e offrire maggiore flessibilità nella gestione degli orari. Il tutto rassicurando i lavoratori e le lavoratrici che l’A pp non accederà ai dati personali del loro smartphone.
Le funzionalità che un’azienda deve cercare in un’App per migliorare l’organizzazione del lavoro sono diverse. Tra queste, per esempio, una grande facilità nell’inviare giustificativi e richieste di ferie, nel prenotare scrivanie, parcheggi, auto o bici aziendali, fotografare e inviare gli scontrini di una trasferta (evitando così di perderli e rendendo più fluido tutto il processo). Deve anche permettere di condividere il piano turni, visualizzare il cedolino, seguire delle pillole formative e tanto altro che possa facilitare la vita dei lavoratori.
Organizzare formazione interna e supporto continuo
Infine, è essenziale offrire una formazione adeguata sull’utilizzo dell’App. I dipendenti devono sentirsi a proprio agio con la nuova tecnologia e comprenderne a pieno il potenziale. Organizzare sessioni di formazione, sia in presenza che online, e fornire documentazione chiara e accessibile può aiutare ad abbattere le barriere tecniche.
Inoltre, avere un team di supporto disponibile – come assistenti virtuali contattabili via chat 24 ore su 24 direttamente dal proprio smartphone – può rassicurare i lavoratori e rendere l’adozione dell’App più fluida.
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