Da una parte c’è il rientro in ufficio per gli statali, firmato il 24 settembre dal presidente del Consiglio Draghi attraverso apposito Dpcm, caratterizzato dalla maggiore flessibilità di orari. Dall’altra c’è la marcia compatta delle grandi aziende private verso l’ufficio “liquido” dove il luogo di lavoro cambia stabilmente definizione. Sono infatti tante le grandi aziende che hanno trasformato le proprie sedi di lavoro, diventate dei luoghi multifunzionali e ibridi, pensati per essere utilizzati in modo non continuativo.

C’è chi come Lavazza o Intesa hanno optato per un giorno alla settimana in presenza. L’ufficio, in questa rivoluzione copernicana che con il Covid-19 ha avuto un’enorme accelerazione, si avvicina ora talvolta ad essere il luogo dell’incontro, della riunione e della condivisione, laddove invece il luogo di lavoro è sempre più spesso “altrove”. Di conseguenza non può che cambiare il modo di gestire gli spazi aziendali, per garantire produttività e sicurezza.

La gestione degli spazi in azienda nel mix tra lavoro in presenza e smart working

Nel momento in cui il mix tra lavoro in presenza e lavoro da remoto diventa la nuova normalità, i responsabili della gestione dello spazio in azienda – pensiamo al Facility Manager, ma anche alle esigenze dell’Ufficio HR e dell’RSPP aziendale – hanno il bisogno di nuovi sistemi software e hardware per la gestione e la prenotazione di spazi di lavoro, parcheggi, sale e scrivanie.

E questo va fatto sia pensando a garantire e anzi ad aumentare la produttività dei dipendenti, sia pensando alla loro sicurezza, compito non immediato in tempo di Covid-19. È quindi necessario tuttora riuscire a garantire in modo efficace il distanziamento, evitando ogni tipo di assembramento superfluo, rendendo la gestione degli spazi razionale e smart.

Lo strumento ideale per la gestione degli spazi in azienda non semplifica peraltro solamente il momento della prenotazione: deve supportare anche la definizione degli asset, nonché permettere il monitoraggio in tempo reale del loro utilizzo.

La definizione degli asset

Il numero di parcheggi disponibili, le sale accessibili per riunioni e per eventi formativi, le postazioni di lavori utilizzabili secondo le attuali esigenze in fatto di distanziamento, i posti complessivi in mensa, i servizi igienici.

Una corretta gestione degli spazi di lavoro deve sempre partire da un censimento completo degli asset, nonché da uno studio delle planimetrie aziendali. Senza una definizione completa e dettagliata degli asset disponibili per i dipendenti, questa attività è da considerarsi compromessa fin dall’inizio.

Prenotazione degli asset

La prenotazione degli asset e dei servizi annessi deve essere resa facile e veloce per ogni tipologia di utenti. Si rende quindi necessario prevedere permessi differenti per responsabili e per lavoratori, i quali devono poter accedere a delle modalità di prenotazione self-service.

Più nello specifico un buon sistema per la gestione degli spazi di lavoro deve permettere la prenotazione delle postazioni di lavoro in modo semplice e veloce, con pochi passaggi, da pc o da dispositivo mobile, partendo di volta in volta da un calendario, da un codice QR o eventualmente per mezzo di un sensore posizionato nell’area da prenotare.

Il monitoraggio dell’utilizzo degli asset

Un sistema di gestione degli spazi può dirsi completo solo a patto di fornire delle funzionalità avanzate anche a livello di monitoraggio dell’utilizzo degli asset, attraverso uno strumento di overview in tempo reale dell’utilizzo o del mancato utilizzo delle postazioni.

Attraverso l’analisi provenienti dalle funzioni di check-in e di check-out è possibile rilevare oltre all’occupazione degli asset anche il loro tempo di utilizzo, fornendo informazioni preziose per supportare le successive strategie di gestione degli spazi in azienda.


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