Combattere e prevenire tempestivamente sia la corruzione sia la cattiva amministrazione, nel settore pubblico come nel settore privato: è questo l’obiettivo che il legislatore ha perseguito con l’introduzione delle nuove regole relative al Whistleblowing, puntando nel concreto a garantire in tutti i casi la libertà di informazione e di espressione.
Il decreto Whistleblowing si traduce così in una serie di obblighi, di procedure e di linee guida per le aziende, le quali possono dotarsi di un software dedicato per gestire in modo sicuro ed efficace gli illeciti aziendali, garantendo al tempo stesso la massima riservatezza al segnalatore, nonché per eliminare sul nascere la possibilità di essere sanzionate.
Cosa è cambiato a partire dal 17 dicembre 2023
Vale la pena prima di tutto spiegare perché proprio in queste settimane è diventato particolarmente importante dotarsi di un software per la gestione delle segnalazioni degli illeciti in materia di Whistleblowing.
Come è noto, il D. Lgs. 24/2023 ha incluso nell’obbligo del Whistleblowing, insieme al settore pubblico, anche tutte le imprese del settore privato che nell’anno precedente avevano impiegato – in media – un numero di lavoratori subordinati pari o superiore a 250, a partire dal 15 luglio 2023.
Con il 17 dicembre 2023 l’obbligo è stato esteso anche alle imprese con una media di almeno 50 lavoratori subordinati, nonché alle imprese che a prescindere dal numero di subordinati rientrano nei settori sensibili, oppure nell’ambito di applicazione del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231.
Si capisce quindi che a partire dal 17 dicembre la platea di aziende del settore privato obbligate a osservare la nuova disciplina sulle segnalazioni degli illeciti è aumentata in modo netto.
La gestione delle segnalazioni di whistleblowing nel 2024
Ancora prima di vedere perché è importante dotarsi di un software aziendale dedicato alla gestione del flusso delle segnalazioni di illeciti, è bene ricordare che – all’altezza dell’articolo 5 del decreto 24/2023 – sono state disposte delle linee guida abbastanza precise per il gestore delle segnalazioni.
Una volta ricevuta la segnalazione, questo è obbligato a lasciare al segnalante, entro sette giorni, un avviso di ricezione. Il gestore ha possibilità di chiedere, laddove necessario, delle integrazioni, ed è obbligato a dare seguito alla segnalazione ricevuta, non prima però di averne accertato il contenuto.
Entro tre mesi dall’avviso di ricezione, inoltre, il gestore è obbligato a fornire un riscontro. Sono previste delle sanzioni amministrative comprese tra i 10 mila e i 50 mila euro in caso di omessa verifica o analisi delle segnalazioni ricevute.
L’importanza di dotarsi di un software per la segnalazione di illeciti
La direttiva prevede l’obbligo di attivazione di un canale interno aziendale per la segnalazione degli illeciti.
Sapendo che l’Autorità nazionale anticorruzione ha vietato l’utilizzo della posta elettronica ordinaria o della PEC per la ricezione delle segnalazioni, per tutelare la riservatezza del segnalante, risulta chiara l’importanza di dotarsi di una soluzione dedicata alla raccolta e gestione delle segnalazioni.
Si fa riferimento a delle piattaforme capaci di gestire l’intera procedura relativa al Whistleblowing, nel pieno rispetto della normativa italiana e della direttiva europea, provviste di strumenti di crittografia volte a tutelare al massimo grado il segnalante e il contenuto stesso delle comunicazioni.
Così facendo per l’azienda è possibile proteggere i dipendenti ed evitare pesanti sanzioni, senza la necessità di ricorrere a intermediari e – nel caso delle soluzioni in cloud – senza doversi dotare di infrastrutture IT dedicate.
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