Viaggiare per lavoro, dopo la pandemia, è diventato più complesso. Tutte le attività connesse allo spostamento per cause lavorative hanno visto profondi cambiamenti dovuti alle emergenze che abbiamo vissuto negli ultimi due anni.
Dapprima quella sanitaria e poi la guerra. I rischi per le persone (e le organizzazioni) sono cresciuti in modo esponenziale e la complessità tra infezioni di ogni tipo e le varie crisi politiche, ha aumentato le difficoltà a livelli quasi proibitivi.
Il lavoratore-viaggiatore è sempre stato esposto a una serie importante di rischi, ma le attuali minacce rendono lo scenario internazionale, in continua, costante e poco prevedibile evoluzione. Nel 2021 un nuovo standard (ISO 31030) prova per la prima volta a dare risposte a tutti questi argomenti, cercando di tutelare sia i lavoratori che le organizzazioni a cui appartengono.
ISO 31030: cosa tratta il management dei rischi di viaggio
Da sempre le organizzazioni multinazionali cercano di proteggere l’incolumità dei lavoratori in trasferta, cercando di ridurre i rischi principali e tentando di fornire benessere per le persone (spesso di grande esperienza e valore tecnico) che sono costrette a lavorare all’estero.
La risposta in tempi recenti è stata tanto drastica quanto elementare: basta viaggi. Molti paesi hanno praticamente chiuso le frontiere, e le organizzazioni hanno imposto di limitare i viaggi, per tutelare sia le persone coinvolte che l’organizzazione stessa da conseguenze in primis di carattere legale e sanitario ma anche reputazionale. Il tutto spesso anche a scapito del business.
La situazione appare in lenta e costante ripresa, ma non è tornata e forse non tornerà ai livelli pre-pandemici. Una parte di relazioni e riunioni è stata efficacemente sostituita da call, webinar, videochiamate ecc. Il tutto a vantaggio anche della sostenibilità. Quello che invece appare profondamente cambiato è il livello di assistenza di cui i viaggiatori hanno necessità, visti i continui stravolgimenti del quadro internazionale.
I lavoratori che sono rimasti bloccati all’estero anche per mesi, durante il periodo pandemico, hanno chiesto e ottenuto maggiori garanzie. La richiesta più importante (condivisibile) rimane quella che non si ripetano problematiche simili (indipendentemente dai motivi e dalle eventuali responsabilità).
I tecnici e i trasferisti che hanno vissuto problematiche per rientrare, o al contrario, sono rimasti bloccati all’estero, sono gli stessi che poi hanno ripreso a viaggiare e al di là della non sottovalutabile questione ucraina, continuano a vedere che, in molti paesi, la situazione socio-politica appare poco stabile (Cina, Turchia, Iran, Egitto, per citarne alcuni), così come poco definita la questione igienico-sanitaria (ancora Cina ad es. ma anche parte del continente africano).
Immutato infine lo scenario relativo alla criminalità, in alcuni paesi molto diffusa. Esistono mappe aggiornate sulle principali problematiche presenti. (ad esempio la situazione mondiale, relativa alla malattia virale Chikungunya – rev. dic. 22 – fonte Ecdc)
La necessità di una normativa europea per il travel risk management
Ad oggi, ciascun paese europeo dispone di normativa dedicata e di una propria giurisprudenza, ma appare necessario pensare a una normativa europea e condivisa che da un lato vada nel senso della maggior tutela del lavoratore europeo, dall’altro consenta azioni di tutela, aiuto e recupero più concertate e definite.
In questo senso lo standard ISO 31030 ha il grande merito di provare a definire dei parametri minimi, che le organizzazioni possono adottare per ridurre i rischi derivanti da tutte le attività effettuate in trasferta, in tutto il pianeta.
Il tentativo è chiaramente quello di colmare un gap normativo, che può essere mitigato solo in parte dall’applicazione integrale delle norme in essere e fornire una serie di garanzie minime uguali per tutti.
L’organizzazione è chiamata a tutelarsi: in primis perché occorre rispettare tutte le norme, sia del paese di partenza che di quello di arrivo, ma soprattutto perché in questi ultimi anni la giurisprudenza italiana ed europea si è più volte espressa in maniera piuttosto decisa verso i datori di lavoro, il che ha di fatto favorito un aumento sostanziale dei casi di contenzioso legale nei confronti degli stessi.
Disporre di strumenti moderni ed efficaci, basati su processi di valutazione dei rischi strutturati e adeguabili in tempi rapidissimi a contesti internazionali in continua evoluzione può fare la differenza.
L’organizzazione al giorno d’oggi viene valutata dalla capacità (tempestiva o meno) di rispondere in maniera efficace a tutte le situazioni di crisi più o meno prevedibili, in cui possa venire a trovarsi. Il tutto, in un regime di costante compliance delle normative applicabili sia nel nostro paese che in quello in cui viene effettuata la trasferta di lavoro.
I vantaggi di una normativa come la ISO 31030
Un sistema di gestione della salute e della sicurezza, orientato come nel caso della ISO 31030 ai rischi di viaggio non riduce solo ed esclusivamente i rischi legati alla trasferta, ma fornisce garanzie di avere adempiuto a tutta la normativa cogente in materia, non ultimi gli aspetti legati alla 231/01 e alla responsabilità amministrativa degli enti (che si applica anche ai reati commessi all’estero).
Rivedere gli obiettivi aziendali, le policy, ma soprattutto le strategie e i valori dell’organizzazione rende la stessa e il board aziendale in grado di operare meglio e più adeguatamente in un panorama complesso come quello di questi giorni, contraddistinto da rischi che si evolvono in modo dinamico.
La norma può essere adottata da tutte le organizzazioni indipendentemente dalle dimensioni e dalla tipologia e può essere abbinata a tutti gli standard che l’organizzazione già possiede (ISO 14001, ISO 45001, ISO 9001 ecc.), ma dato il tipo di target e gli obiettivi della norma, l’integrazione più naturale e immediata appare quella con la ISO 45001.
L’obiettivo della norma ISO 31030 rimane quello di gestire in maniera organizzata il rischio legato ai viaggi. Gli strumenti sono quelli classici di un sistema di gestione: implementazione di policy, sviluppo di procedure operative, analisi dei rischi e si ha come premessa il sostanziale rispetto della normativa vigente.
Valutare ogni pericolo significa mettere l’incolumità delle persone al centro del business, cercando di prevedere come i rischi sanitari, i rischi socio-politici, i rischi derivanti da meteo e fenomeni naturali e quelli di security possano essere evitati o ragionevolmente ridotti, all’interno di un sistema dinamico e più organizzato, pianificato e valutabile, in cui le decisioni non sono più improvvisate e prese nella fretta, ma gestite coinvolgendo tutti coloro che ne abbiano competenza. Prepararsi ad avere le risposte giuste, prima che accada il problema.
Revisione del risk travel management
Le strategie del sistema di gestione dei viaggi non sono in alcun modo diverse da quelle di gestione dei rischi industriali, della qualità e/o dell’ambiente e devono quindi avere strumenti simili.
Rivedere le procedure e i piani di emergenza, in un contesto che cambia continuamente, sembra non bastare. Occorre avere contatti diretti, in loco, e una gestione costante delle situazioni e degli strumenti, in modo da rafforzare la resilienza (di cui ormai si parla troppo spesso anche a sproposito) e la business continuity. Misure reali: monitorare i momenti di trasferimento e l’accoglienza, dedicare tempo e risorse all’assistenza sanitaria (in loco), conoscere i player politici locali.
Standard come la ISO 31030 e soprattutto l’approccio organizzativo che impone sulla gestione del rischio, possono effettivamente fare in modo che il viaggio possa essere progettato e svolto in sicurezza con efficienza operativa (e vantaggi competitivi).
In queste fasi è corretto pensare che si possa valutare i costi/benefici dei viaggi, definire il livello di rischio che l’organizzazione ritiene accettabile, ma soprattutto decidere, sulla base di valutazione dei rischi approfondita, quali soluzioni e quali misure sia necessario prendere in condizioni di viaggio normali, oppure in condizioni anomale e di emergenza.
Il rispetto dello standard ha l’indubbio vantaggio (dal punto di vista dell’organizzazione) di ridurre i rischi, gli imprevisti e può di conseguenza anche ridurre l’esposizione a sanzioni e contenziosi. I lavoratori-viaggiatori ricevono la tranquillità necessaria per poter lavorare e produrre in maniera serena, riducendo prima di tutto il turn over e i costi di addestramento del nuovo personale, ma anche migliorando la reputazione e la credibilità dell’organizzazione (quindi la competitività).
Il sistema si rivolge a tutte le persone che a vario titolo sono chiamate a viaggiare, sotto la diretta responsabilità dell’organizzazione e quindi trasfertisti, contrattisti, forza lavoro locale, fino a considerare gli espatriati e i relativi familiari, senza alcuna distinzione, ad esempio, tra personale della committenza e quello delle ditte in appalto e subappalto.
Quattro step per capire il nuovo standard o forse tre
- Scopo, contesto e criteri di rischio. La definizione del contesto in cui si opera è fondamentale per viaggiare e lavorare in modo sicuro. Capire con esattezza il contesto infine definisce gli scenari di emergenza e riesce a determinare gli strumenti da utilizzare in condizioni normali e in condizioni di emergenza.
- Processo di valutazione dei rischi di viaggio. iIdentificare, analizzare, prevenire e gestire tutti i rischi che possano avere impatti diretti e/o indiretti sulla trasferta, sul lavoratore e sull’organizzazione. Alla base c’è una chiara definizione di ruoli e responsabilità e una metodica valutazione dei rischi, che porti all’implementazione delle misure di prevenzione e protezione.
- Gestione operativa dei viaggi. È la fase in cui attuare la gestione del rischio e le policy decise dall’alta direzione. Anche la formazione rientra a pieno titolo tra le misure per accrescere consapevolezza e comunicazione, nonché rivedere procedure e regolamenti.
- Registrazione e report. Come ogni sistema di gestione, la raccolta dei dati e degli indicatori riesce a trasmettere l’efficacia del sistema e l’eventuale necessità di aggiustamenti e revisioni dei processi anche a causa di condizioni che via via possono mutare.
Lo schema logico con cui, secondo la norma ISO 31030 si è chiamati ad operare è peraltro estremamente intuitivo e anche per questo motivo, appare ben adattabile a qualsiasi realtà e a qualsiasi esigenza operativa e organizzativa.
- Prima del viaggio. Definire tutti gli obiettivi serve a capire tutti gli obblighi connessi con la trasferta e a prevenire i rischi e proteggere il personale. Capire gli aspetti medico-sanitari, i DPI, la formazione e le autorizzazioni necessarie.
- Durante il viaggio. Un monitoraggio costante richiede strumenti e organizzazione, preparati a monte e gestiti con solerzia, durante il viaggio. Avere sempre la risposta pronta alle eventuali emergenze è di primaria importanza ed è frutto di anni di esperienza (e preparazione) e spesso coinvolge anche organizzazioni specializzate in questo tipo di operazioni.
- Dopo il viaggio. Al termine del viaggio è necessario valutare il viaggio nella sua interezza, compresi rischi e opportunità, rivedendo con obiettività gli ambienti del cliente, il contesto interno ed esterno, tutti i vettori, l’accoglienza, i servizi di cui il viaggiatore possa avere usufruito ai fini di comprendere se e come migliorare approcci, policy, procedure e fornitori.
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