Con l’avvento delle digital transformation la gestione degli archivi è stata trasformata. Nello specifico, l’archiviazione dei documenti non ha subito una sola trasformazione, quanto invece due. Dapprima si infatti è parlato per lo più di un’alternativa nell’archiviazione dei documenti cartacei: quello che prima veniva prodotto e conservato su documenti fisici è pian piano passato su supporti digitali. Ma questo, come accennato, è stato solamente il primo passo della rivoluzione, e oggi stiamo vivendo il secondo.

Dall’obbligo della fattura elettronica in avanti

Se dapprima ci si è infatti limitati puramente a digitalizzare i documenti, ora ci si sta spostando verso la digitalizzazione di interi processi di lavoro. Del resto la gestione degli archivi è stata rivoluzionata proprio per donare alle aziende un vantaggio competitivo in termini di velocità, di sostenibilità, di flessibilità, di riduzione dei costi e di ottimizzazione dei processi: e se in passato tutti questi sforzi ed investimenti erano stati rivolti in direzione dell’ambito produttivo, con il tempo l’attenzione è passata sempre di più verso le funzioni amministrative. L’obbligo della fattura elettronica per le Pubbliche Amministrazioni, da questo punto di vista, è stato l’apripista del processo di digitalizzazione dei processi amministrativi aziendali e della conseguente archiviazione digitale dei documenti.

Normative e tecnologie oltre l’archiviazione digitale dei documenti

A spingere la gestione documentale verso il compimento di questo secondo step sono due forze distinte. Da una parte c’è l’introduzione di apposite e parallele normative nazionali ed internazionali, e dall’altra c’è invece il dispiegarsi di tecnologie sempre più avanzate per la gestione e archiviazione del documento digitale. La digitalizzazione, dunque, smette di essere puramente un’alternativa all’archiviazione dei documenti cartacei, inaugurando un nuovo modo di lavorare in azienda. La fattura elettronica, insomma, è solo un piccolo, fragile e quasi simbolico esempio di quello che si può davvero fare a partire dal documento digitale.

Eliminare le barriere fisiche del documento cartaceo

La digitalizzazione, per esempio, permette di instaurare davvero e su tutti i livelli il lavoro collaborativo. Memorizzare digitalmente un documento significa infatti prima di tutto abbattere qualsiasi barriera fisica, caratteristica peculiare e pesante dell’archiviazione cartacea dei documenti. Digitalizzare vuol dire dunque mettere in comunicazione i diversi sistemi aziendali, creando un automatismo che vede il documento non più come pura espressione di informazioni aziendali, bensì come parte saliente di un flusso, di un processo di scambio.

Massima interoperabilità

Per eliminare davvero tutti i limiti tipici degli archivi cartacei, però, non basta avviare un processo di digitalizzazione all’interno dell’azienda. No, è necessario farlo con le giuste tecnologie abilitanti, in grado di supportare nuovi modelli lavorativi che non siano ricalcati sulle basi di quelli tradizionali. E per poter godere davvero di tutti i benefici di questo nuovo modo di lavorare è cruciale garantire l’interoperabilità non solo tra i sistemi informatici – parliamo dunque di strumenti, di intranet, di dispositivi e di archivi digitali condivisi – ma anche tra le persone, quindi dipendenti, collaboratori, fornitori e clienti.

Ecco perché non ha senso fermarsi agli obblighi di legge relativi alla fatturazione elettronica. Come detto, il documento digitale è solo il punto di partenza.