Ormai tutti conoscono i benefici della dematerializzazione documentale, la quale è ormai un trend inarrestabile. A spingere in questa direzione, oltre agli effettivi vantaggi per le aziende, ci sono le possibilità offerte dai più moderni strumenti tecnologici, nonché, del resto, i nuovi obblighi normativi, i quali incentivano le aziende ad adottare dei software in grado di digitalizzare i documenti e le informazioni in modo corretto, veloce e sicuro.

Il GDPR, l’obbligo di fatturazione elettronica, la gestione elettronica degli ordini nella Sanità: tutte queste normative si muovono di fatto nella medesima direzione.

Di fronte all’avanzare della dematerializzazione, nessuna delle aree aziendali deve restare indietro, per non compromettere già a monte il risultato finale. Ecco che anche le Risorse Umane devono adottare nuove tecniche per la gestione documentale, a partire dalla digitalizzazione dei fascicoli del personale

Verso la dematerializzazione dei documenti del personale

Viste le possibilità offerte dalle nuove tecnologie, ogni processo aziendale che comporta la stampa di nuovi documenti cartacei non può che essere visto come obsoleto, costoso, lento, inefficiente e poco sicuro, soprattutto guardando a quanto imposto a livello legislativo. Ecco quindi che il fascicolo elettronico del personale diventa una soluzione a cui tendere con i giusti strumenti, eliminando una volta per tutte quella massa critica di documenti prodotti per ogni dipendente.

All’interno del fascicolo elettronico del dipendente possono infatti trovare posto, tra i molti tipi di documentazione:

  • documenti relativi all’assunzione
  • note spese
  • fogli presenze
  • cedolini,
  • attestati di formazione
  • valutazioni
  • visite mediche

Nelle aziende che ancora non hanno adottato una soluzione digitale per la conservazione dei documenti del personale dipendente, tutto questo si traduce in una moltitudine di documenti in formato cartaceo distribuiti in svariati archivi, rendendo inevitabilmente lenta e problematica la loro gestione.

Fascicolo elettronico del personale: tutti i vantaggi

Il fascicolo elettronico del personale è il risultato finale dell’applicazione di un software per la digitalizzazione dei documenti del personale dipendente, una mole di documenti altrimenti cartacei la cui criticità è spesso sottovalutata dalle aziende. Grazie alla dematerializzazione di questi documenti relativi alla gestione del personale è possibile ridurre o cancellare i costi relativi alla stampa.

Dematerializzare significa poi liberare posto in azienda, svuotando ed eliminando i vecchi archivi cartacei. La creazione dei fascicoli elettronici del personale è inoltre vantaggiosa per l’efficienza e la velocità dei processi interni, nonché, ovviamente, per la protezione della privacy dei dipendenti.