Indubbiamente il 2020 è stato un anno del tutto particolare anche per le trasferte e per i viaggi d’affari, con i rappresentati delle imprese che si sono trovati spesso in seria difficoltà nel pianificare e nell’attuare gli spostamenti, in special modo verso l’estero.

A prescindere dalla particolarità dell’anno corrente, c’è però un aspetto generale che è bene sottolineare e al quale non si presta quasi mai la necessaria attenzione: le trasferte dei dipendenti costituiscono un’importante voce di spesa anche per le PMI, e non solo per le realtà più grandi.

Dati alla mano, senza ombra di dubbio i viaggi d’affari rappresentano del resto una componente chiave anche per le piccole imprese, tanto più che, stando a indici come il barometro Amex GBT, sarebbero proprio le PMI a innalzare il numero di trasferte lavorative negli ultimi anni. Il messaggio di fondo, del resto, è semplice ed esplicito: per competere con la concorrenza, che spesso è rappresentata da aziende più grandi, è necessario muoversi in modo regolare, in Italia come all’estero.

Il problema, però, è che le trasferte costano e, di conseguenza, non ci si può permettere una gestione inefficiente delle note spese di viaggio. È dunque essenziale, anche per le piccole imprese, individuare delle tecniche e degli strumenti per rendere il più efficiente possibile l’intero processo di trasferta.

Come ridurre i costi di viaggi d’affari e trasferte

Pianificare le trasferte per tempo

Tra i principali metodi per ridurre le spese per i viaggi d’affari c’è certamente quello di pianificare ogni spostamento con largo anticipo. La prenotazione dei voli, degli alberghi e delle auto a noleggio dovrebbe avvenire con mesi di anticipo, così da poter approfittare delle tariffe migliori;

Optare per degli abbonamenti

I rappresentanti aziendali che viaggiano regolarmente dovrebbero senza dubbio poter sfruttare degli abbonamenti convenienti con delle compagnie aeree o ferroviarie, così da garantirsi importanti sconti;

Maggiore flessibilità

Per ridurre i costi dei viaggi è fondamentale introdurre maggiore flessibilità al momento della pianificazione e della prenotazione. É possibile per esempio spostare gli orari di andata o di ritorno per agguantare tariffe migliori, scegliere alberghi leggermente più decentrati per tagliare i costi e via dicendo.

Velocizzare e semplificare la gestione delle note spese

L’elaborazione delle spese sostenute è un’attività che richiede parecchio tempo, per l’amministrazione come per lo stesso dipendente che ha affrontato la trasferta. A questo si somma il fatto che la gestione manuale delle note spese dà spesso origine a errori nonché a preoccupazioni, sia da parte del viaggiatore che deve anticipare le spese di viaggio, sia da parte dell’azienda. Per questo motivo, per ridurre costi, errori e malumori, è bene adottare soluzioni software realizzate appositamente per la gestione delle note spese.

Come velocizzare e semplificare la gestione delle note spese

Proprio per aiutare le aziende a ottimizzare la gestione delle note spese dei loro dipendenti, sono state messe a punto soluzioni gestionali di ultimissima generazione che consentono di ridurre significativamente il rischio di errori e gli sprechi di tempo relativi.

Sistemi di riconoscimento ottico dei caratteri che permettono di scattare delle semplici foto agli scontrini, strumenti di riconoscimento vocale per dettare le note spese direttamente a un assistente virtuale che le invii al sistema, software gestionali intelligenti che trasformano automaticamente gli addebiti su una data carta in voci di spesa: tutto questo sembra quasi fantascienza, ma in realtà non è che un modo innovativo di gestire un aspetto aziendale che è necessario analizzare e modernizzare se si vuole rimanere competitivi sul mercato a lungo termine.


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