Mentre la pandemia ci presenta il conto della terza ondata di contagi degli ultimi 5 mesi, sempre di più le Aziende stanno razionalizzando l’importanza e la necessità di investire sugli spazi aziendali in modo diverso rispetto al recente passato.

Stiamo assistendo a nuove forme di riprogettazione degli spazi: alcuni con una brand identity mirata ad assecondare il business, altri che diventano hub per fare community e favorire lo scambio culturale tra differenti funzioni aziendali ed età, poi spazi appositamente progettati per rispondere ad esigenze lavorative e di benessere, per aumentare engagement, produttività e contemporaneamente fare saving sui costi.

Stiamo anche assistendo al quasi totale abbandono della postazione fissa (rimarrà esigenza di pochissime funzioni aziendali): è l’avvento del desk hoteling, lo sharing per sede, piano, area, lo Space as a Service, l’eterogeneità di uno spazio fisico (scrivania, sala meeting, parcheggio, mensa, ecc) o di un servizio che da bene assegnato diventa condiviso, che non guarda l’organigramma e quindi anche più equilibrato ed equidistribuito.

Mentre questa “Rivoluzione” sta sempre di più pervadendo la cultura delle Aziende e troverà massima applicazione nell’imminente era post-Covid, non possiamo però non fare i conti con l’ennesima “presa di potere” del virus e delle sue varianti che in Italia sta imponendo nuove restrizioni.

In Paesi come il Regno Unito le vaccinazioni stanno dimostrando un calo drastico dei contagi, molto probabilmente in Italia la luce in fondo al tunnel inizierà a vedersi in parte nel periodo “caccia-virus”, ovvero l’estate, quando assisteremo ad un aumento delle temperature, ma in modo più netto e con maggior probabilità intorno a fine settembre quando assisteremo (si spera) alla tanto fatidica immunità di gregge.

Parliamo di un film già visto lo scorso anno. Questa volta, però, abbiamo un’arma in più, la consapevolezza, che non può essere sprecata.

In questo articolo proponiamo un kit pratico e di facile lettura per fornire alle aziende spunti utili e interessanti per affrontare i mesi a venire con una maggiore consapevolezza e con qualche strategia in più da applicare alla propria organizzazione in termini di soluzioni per la gestione spazi aziendali.

1. Determina il fabbisogno di presenza casa/ufficio

In questa fase la parola d’ordine è “ascoltare”. Crea un team di decision maker che metta al centro le esigenze e la sicurezza delle persone. Le figure aziendali da interpellare sono diverse: Facility, HR, Security, RSPP, IT.

Per ciascun team di lavoro o funzione aziendale fai un’indagine con coordinatori e responsabili, recepisci desiderata e necessità, classifica le tipologie di attività svolte da ciascuna figura professionale e determina il numero di giorni a settimana (o mese) di presenza casa/ufficio.

2. Contingenta gli ingressi

Sulla base delle analisi iniziali, definisci la strategia di rientro applicando due possibili scenari:

  • la definizione di un calendario per team, funzione, singola persona. Per esempio, raggruppa la popolazione aziendale in gruppi e definisci una rotazione tra di essi, a settimane, a giorni pari/dispari, 2+3 o 3+2, a fasce orarie mattina/pomeriggio.
  • in forma più “smart” indicando il massimale di giorni per settimana o mese prenotabili. Per esempio, 3 giorni/settimana o 10 giorni/mese.

L’obiettivo è evitare sovraffollamenti e ridurre la densità di persone all’interno degli spazi aziendali.

3. Imposta un tetto massimo di presenze

Che lo spazio da gestire sia un ufficio chiuso o un open space, effettua il conteggio della capienza totale degli spazi aziendali e fissa un valore massimo utilizzabile, in percentuale o a valore fisso.

Il CAP è un criterio efficace per evitare a priori gli assembramenti.

4. Applica il distanziamento sociale

Non andare in sede a fare le misurazioni con il metro!

Utilizza le planimetrie per rappresentare in scala le distanze tra le postazioni di lavoro che nel frattempo avrai posizionato all’interno del piano/area/ufficio. Imposta la distanza di sicurezza in metri/centimetri e verifica immediatamente i conflitti.

A questo punto potrai:

  • disabilitare preventivamente le postazioni che non soddisfano il requisito minimo di distanziamento, prima che possano essere prenotate e quindi utilizzate dal personale.
  • in alternativa mappare tutte le postazioni, lasciando al personale la facoltà di decidere quali postazioni occupare. In base alle postazioni prenotate, sarà dovere del sistema inibire le postazioni conflittuali.
  • prevedere una gestione mista, alcune postazioni disabilitate preventivamente e altre disabilitate dal sistema post-prenotazione.

Il distanziamento sociale è un’arma in più, che si aggiunge al CAP, per assicurare un popolamento degli spazi aziendali secondo le norme di sicurezza in vigore.

5. Controlla gli accessi

Non ci può essere sicurezza senza un controllo accessi, a maggior ragione in questo momento!

Fai diventare la prenotazione fattore abilitante per autorizzare gli accessi.

Definisci una strategia che, data una prenotazione, possa abilitare o inibire l’accesso ai varchi a diversi livelli di granularità di spazio aziendale:

  • per intera sede
  • per piano
  • per area del piano
  • per sala o aula

Ancora più sicuro se l’ingresso in azienda viene controllato da tornelli e termoscanner. Imposta la temperatura massima consentita per accettare l’ingresso in azienda e blocca gli accessi alle persone che non soddisfano questo requisito.

La parola “sicurezza” è correlata alla parola “fiducia”. Prima le persone si sentiranno sicure e prima acquisiranno fiducia e desiderio di tornare alla vita di ufficio.

6. Attiva Health Check

Oltre al controllo accessi, ci vuole anche una dose di onestà e responsabilizzazione da parte del personale che vuole rientrare in sede.

Attiva il questionario di auto-dichiarazione per fare in modo che il personale possa trasmettere quotidianamente il proprio stato di salute qualora decida di lavorare in sede.

Autorizza l’accesso solo a coloro che trasmettono un feedback di colore VERDE.

Health Check è un pass responsabile.

7. Apri le sale meeting

Non si possono organizzare meeting in presenza?

Non sprecare spazio, abbiamo il piano B!

Apri le sale meeting e riguadagna lo spazio perso nelle aree uffici per consentire al personale di lavorare col proprio portatile sul tavolo della sala. In questo momento una sala da 12 posti può diventare un ufficio chiuso da 4 posti ben distanziati tra loro.

Non è poi una cattiva idea!

8. Tieni sotto controllo le presenze in sede

Sfrutta le operazioni di Check-in e Check-out per rilevare l’utilizzo degli spazi aziendali, ma anche per avere sempre sotto controllo ed in tempo reale la situazione dei presenti per sede, area, piano, ufficio.

La tracciabilità è importante e può risultare utile anche in caso di emergenze (contagi, imprevisti).