La gestione delle trasferte di lavoro è un processo complesso che deve garantire sicurezza e operatività. Pianificare uno spostamento in modo razionale significa valutare i più differenti rischi: pensiamo a quelli derivanti dall’uso di mezzi e di vettori, a quelli relativi a instabilità sociale e terrorismo, per arrivare ai rischi naturali e alle malattie.

Di certo proprio la gestione delle malattie ha avuto un impatto enorme sul mondo delle trasferte di lavoro a partire dal 2020. Dapprima gli spostamenti sono stati bloccati a causa delle indispensabili limitazioni agli spostamenti stessi, poi sono diventati più difficili, per il continuo modificarsi delle regole e delle procedure necessarie. Ora, però, si sta fortunatamente tornando a viaggiare in sicurezza, con le dovute attenzioni.

Stando a un’indagine condotta dalla Global Business Travel Association (GBTA), un numero sempre più importante di aziende sta potenziando le regole per le trasferte dei propri dipendenti. Più nel dettaglio, oltre il 50% delle aziende ha stabilito nuovi requisiti per le approvazioni delle trasferte, con il 24% delle realtà che raccoglie informazioni sanitarie dai dipendenti e con il 35% delle aziende che promuovono “comunicazioni o briefing pre-viaggio più frequenti o dettagliate”.

Mettendo in campo processi di questo tipo, il 55% delle società europee ha già definito un preciso planning per le presenti e future trasferte aziendali. Ma come dovrebbe essere sviluppato un efficace sistema di gestione della trasferta?

Gli obblighi del datore di lavoro

Bisogna ricordare che il datore di lavoro ha degli obblighi precisi nei confronti dei propri dipendenti quanto a sicurezza. L’articolo 2087 del Codice Civile, sulla Tutela delle condizioni di lavoro, sottolinea che «l’imprenditore è tenuto ad adottare nell’esercizio dell’impresa le misure che, secondo la particolarità del lavoro, l’esperienza e la tecnica, sono necessarie a tutelare l’integrità fisica e la personalità morale dei prestatori di lavoro».

Nel Decreto Legislativo 81/08, all’articolo 18 sugli Obblighi del datore di lavoro e del dirigente, si afferma che il datore di lavoro deve «nell’affidare i compiti ai lavoratori, tenere conto delle capacità e delle condizioni degli stessi in rapporto alla loro salute e alla sicurezza» e che deve «rendere le misure appropriate affinché soltanto i lavoratori che hanno ricevuto adeguate istruzioni e specifico addestramento accedano alle zone che li espongono a un rischio grave e specifico».

Da qui, anche a livello normativo, la necessità di sviluppare un sistema di gestione della trasferta completo ed efficace in ogni fase.

Come dovrebbe essere sviluppato un efficace sistema di gestione della trasferta?

Possiamo guardare alle operazioni di Travel Risk Management come a delle attività divise in tre step fondamentali.

  1. Ci sono le operazioni necessarie per la gestione dei rischi prima della trasferta, nella cosiddetta fase pre-travel: si parla nello specifico della Valutazione dei rischi, della Formazione del lavoratore, della messa a disposizione dei necessari DPI, della Sorveglianza sanitaria nonché dell’individuazione delle eventuali Fragilità.
  2. C’è poi il corpus di attività previste durante la trasferta, quindi della Valutazione dei Rischi, delle attività per la Gestione crisi, dell’utilizzo di Strumenti di comunicazione idonei e della tempestiva Segnalazione di incidenti.
  3. Infine, al termine della trasferta, nella fase post-travel, si procederà con un Audit e con il Ritiro degli eventuali strumenti affidati ai dipendenti. 

In questo delicato periodo di ripartenza, l’azienda ha l’obbligo di generare un buon livello di Confidence e di mantenerlo tale in tutte le fasi della trasferta; a questo scopo devono essere fornite delle linee guida precise, riconoscendo al traveller tutte le attenzioni necessarie per assicurare una trasferta non solo produttiva, ma anche il più possibile sicura. E mantenere il contatto continuo con il dipendente durante il viaggio diventa doppiamente importante.

Gli strumenti per la trasferta sicura

Per generare la necessaria Confidence le aziende devono poter contare su strumenti e software per le trasferte in grado di aiutare la valutazione delle destinazioni in base al rischio, di permettere la verifica dell’idoneità del dipendente a livello di vaccinazioni e di documenti, di monitorare in tempo reale le trasferte in corso, nonché di facilitare il collegamento con la Farnesina in caso di bisogno. Solo facendo affidamento su strumenti digitali in grado di supportare tutte le fasi e i processi della gestione della trasferta è possibile mettere realmente in campo delle Travel Policy efficaci e complete.

Come si è visto, garantire la sicurezza del dipendente è un obbligo del datore di lavoro: grazie alle moderne tecnologie digitali è possibile assicurare la protezione massima prima, durante e dopo il viaggio.


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