La gestione delle note spese dei dipendenti non è mai stata semplice. Ora che il lavoro è smart – si lavora da casa, si lavora in viaggio, si lavora ovunque, con spese sempre nuove e mutevoli – la gestione delle trasferte e delle note spese è diventata ancora più complicata. Il rimborso della cena aziendale si somma ai soldi anticipati dal dipendente per l’eventuale viaggio, comprensivo di benzina, autostrada e di parcheggio, e queste sono solo le più banali tra le spese aziendali.

Normale amministrazione, si potrebbe pensare, ma contraddistinta nei casi più tipici da incomprensioni, ritardi, lungaggini, misunderstanding e dimenticanze che vanno spesso a scapito di entrambi gli attori in gioco, ovvero aziende e dipendenti. Per permettere una migliore gestione delle spese aziendali e tagliare gli sprechi, il gruppo Zucchetti ha annunciato una collaborazione con la startup fintech Soldo per la creazione di un software gestionale integrato ad un conto multi-spese, così da garantire il controllo automatico delle transazioni.

L’integrazione tra ZTravel e Soldo Business

L’eliminazione delle spese fuori controllo mediante i pagamenti digitali sarà garantita dall’integrazione di due differenti soluzioni. Da una parte c’è la suite ZTravel di Zucchetti, un software pensato per la gestione delle trasferte e delle note dei dipendenti, che permette di gestire in modo affidabile, ottimizzato e completo ogni singolo aspetto dei viaggi di lavoro di qualsiasi tipologia di business, nel pieno rispetto delle attuali travel policy.

Questo software, tra l’altro, riesce a ridurre i tempi di compilazione e gli iter autorizzativi, essendo integrabile con gli altri software per la gestione del personale, con i sistemi contabili e con gli altri sistemi organizzativi dell’azienda. Dall’altra parte, invece, c’è Soldo Business, il conto corrente per spese multi-utente creato dalla fintech londinese fondata da Carlo Gualandri. Soldo, va sottolineato, distribuisce carte prepagate, sia fisiche che virtuali, pensate appositamente per i dipendenti trasfertisti, nonché collegate al conto spese aziendale e garantite dalla protezione antifrode del circuito Mastercard per i pagamenti digitali.

Transazioni non controllate, addio

Tra i principali effetti immediati di questa integrazione tra ZTravel e Soldo Business vi è l’eliminazione delle transazioni con controllate, che pesano non poco sul bilancio aziendale. Stando ad un’indagine di Zucchetti, infatti, questo spese arrivano ad oltrepassare la soglia dei 500mila euro nel caso delle imprese di grandi dimensioni.

Altro beneficio per l’azienda sarà quello di vedere una veloce riduzione dei costi legati alla gestione dei pagamenti: come rilevato da un’indagine statistica commissionata da Soldo su 1.200 Pmi inglesi, il costo complessivo per la gestione contabile delle spese aziendali ammonta a 8.72 miliardi di sterline all’anno. Grazie alle funzionalità di Soldo Business, la vita del dipendente in trasferta diventerà più agevole e più sicura – non ci sarà più, per esempio, l’esigenza di anticipare denaro – e da parte sua l’azienda potrà monitorare in tempo reale le spese, grazie alle notifiche in diretta, relative ai pagamenti, digitali e non.

Come ha spiegato il Country Manager per l’Italia di Soldo, Giuseppe Di Marco: «il controllo automatico delle spese, l’assegnazione di budget di trasferta, così come il monitoraggio in tempo reale delle uscite, sono operazioni sensibili, dispendiose in termini di tempo e spesso soggette all’errore umano. L’integrazione tra Soldo Business e ZTravel permetterà di rendere più efficiente un processo che si fa tanto più complesso quanto più grande è il network aziendale da gestire».