La digitalizzazione ha reso sempre più efficaci gli incontri di business virtuali, grazie alla possibilità di organizzare meeting in video conferenza in qualsiasi momento e in qualunque luogo. Ciononostante, la visita personale resta molto spesso l’opzione migliore, ed è per questo che le trasferte aziendali restano frequenti in qualsiasi tipo di organizzazione.

Ne risulta dunque che, ancora oggi, le trasferte dei dipendenti pubblici e privati costituiscono delle spese ineliminabili e importanti, che necessitano di essere ridotte e ottimizzate il più possibile. Questo è fattibile attraverso la digitalizzazione della gestione delle trasferte aziendali.

Come rilevato da un’indagine dell’Osservatorio Innovazione Digitale del Turismo, però, a oggi le aziende che utilizzano correntemente delle soluzioni di self-booking o di prenotazione online sono solo una ristretta minoranza, cancellando fin dal principio la possibilità di ridurre i costi nella gestione delle trasferte.

La gestione delle trasferte, nel pubblico impiego e nel privato

Compito del travel manager, o comunque di chi viene incaricato di organizzare un viaggio d’affari, è quello di rendere una trasferta più produttiva e meno costosa per l’impresa, a partire da una meticolosa pianificazione. Questo, al giorno d’oggi, è possibile solamente attraverso l’adozione di apposite soluzioni digitali per la gestione delle trasferte aziendali e delle note spese, che permettono infatti di migliorare l’efficienza dei processi e ridurre al minimo i costi operativi.

Stando ai numeri dell’Osservatorio Innovazione Digitale del Turismo, solo il 22% delle aziende private ha in dotazione un sistema di self-booking, una fetta ridotta, la quale si riduce drasticamente guardando alle pubbliche amministrazioni. In questo caso, infatti, i sistemi di prenotazione digitale sono utilizzati solamente dal 5% delle imprese.

I vantaggi dell’utilizzo degli strumenti di digital journey

L’adozione degli strumenti di digital journey è dunque limitata. Ciononostante, chi li utilizza si dimostra ampiamente soddisfatto, con il 77% delle aziende intervistate che sottolinea una concreta riduzione della spesa, e l’84% che ha riscontrato una diminuzione delle ore destinate alla gestione delle trasferte. Con i giusti tool, dunque, il processo diventa leggero, conveniente e veloce.

I metodi di pagamento elettronici

Ad agevolare la gestione delle trasferte aziendali e delle note spese ci sono ovviamente anche i metodi di pagamento elettronici, anche se va sottolineato che solo il 30% delle pubbliche amministrazioni dichiara di averli adottati. Completamente diverso il caso delle aziende private, che utilizzano soluzioni di pagamento elettronico nell’82% dei casi, sottolineando i vantaggi che tale metodo garantisce per quanto riguarda la trasparenza delle spese effettuate.

La fatturazione elettronica entra in questo scenario come un nuovo e interessante incentivo: le pubbliche amministrazioni, del resto, stanno sperimentando già da tempo questo nuovo strumento. Va da sé che, con questo nuovo paradigma, tutte le fatture vengono intestate direttamente all’azienda, un passo scontato che però permetterà un immediato recupero dell’IVA.

Una centralizzazione della fatturazione, unita alla dotazione di una carta aziendale per i dipendenti in trasferta, permette un automatico e ulteriore efficientamento dei costi e dei tempi, con una facilitata riconciliazione delle uscite.