Un’azienda è costituita in primo luogo dai suoi lavoratori. Per questo motivo, per poter dire di avere il pieno controllo della propria organizzazione, è necessario poter monitorare alla perfezione i propri dipendenti. In presenza di dati certi, matematici e senza approssimazioni, relativi alle presenze dei dipendenti, è infatti possibile gestire al meglio la propria azienda, analizzandone con cognizione di causa le dinamiche interne e le criticità grazie alla piena tracciabilità del lavoro dei propri collaboratori.

Per fare questo, in un mondo del lavoro ormai dominato dalla distribuzione del personale sul territorio e dallo smart working, è però indispensabile affiancare alle maestranze della Direzione del Personale anche degli strumenti adatti per la rilevazione presenze, così da poter lavorare su informazioni automatiche e soprattutto certificate.

I benefici dei sistemi dedicati alla rilevazione presenze

I vantaggi di utilizzare degli strumenti per la gestione presenze dei dipendenti sono molteplici, ma i benefici immediati per l’azienda sono principalmente due: da una parte, infatti, si ottiene una contabilità aziendale agevolata già nelle prime settimane, con una riduzione dei costi legati alla sua gestione; dall’altra si elimina la fragilità potenziale che è sempre all’erta nel rapporto tra azienda e dipendente, soprattutto quando si ha a che fare con tematiche legate al controllo presenze.

Grazie ai più moderni dispositivi e software per la gestione delle presenze, infatti, il lavoratore stesso diventa parte attiva del processo, avendo infatti la possibilità di accedere alla propria pagina per monitorare la propria situazione, nonché di mettersi in contatto diretto con la Direzione del Personale.

Le timbrature virtuali per i lavoratori in remoto

A prescindere dal settore di riferimento e dal numero di lavoratori da gestire, gli strumenti per la rilevazione e gestione delle presenze/assenze sono di rilevanza strategica: per i dipendenti fissi in azienda ma soprattutto per i dipendenti itineranti o in remoto, la soluzione migliore è quella di dotarsi di software per la gestione presenze accessibili da qualsiasi tipo di dispositivo, da personal computer come da smartphone, così da rendere possibili anche le cosiddette ‘timbrature virtuali’ per i dipendenti lontani dalla sede di lavoro.

Uno strumento perfetto per il datore di lavoro e per i manager

Una completa trasparenza nella gestione delle presenze elimina ogni possibile problema tra il datore di lavoro e i dipendenti, i quali anzi, accedendo alla relativa pagina personale, potranno non solo inviare le richieste di assenza o autorizzazioni per gli straordinari, ma anche verificare il numero di ferie residue, i giorni di permesso e tutti i documenti personali ed aziendali messi a disposizione dalla dirigenza.

Il manager di riferimento, da parte sua, potrà avere una visione completa e sempre aggiornata della situazione del proprio team, nonché visionare velocemente e senza sprechi di tempo le eventuali richieste dei propri sottoposti.

Dati certi e risparmio in termini di costi e di tempo

Utilizzare degli strumenti avanzati per la rilevazione e per la gestione delle presenze significa anche poter contare su un database di dati che, se in prima battuta permette una elaborazione molto più veloce della busta paga, in secondo luogo consente la creazione di report atti a supportare importanti e delicate decisioni strategiche da parte della dirigenza aziendale.

Quanto detto è valido per qualsiasi tipo di realtà aziendale: dalle imprese più piccole alle realtà più grandi, poter contare su dati affidabili e certi è di vitale importanza, per migliorare la produttività, per abbattere i costi interni, per garantire un rapporto sereno con i dipendenti e risparmiare tempo prezioso. Davanti a tutti questi vantaggi, è naturale domandarsi se davvero, ai giorni nostri, ci siano ancora delle aziende che non utilizzano un sistema di rilevazione presenze.