Il 2020 non sarà un anno che si dimenticherà facilmente. Al di là delle singole considerazioni, una cosa è certa: le aziende che potevano contare su un apparato tecnologico migliore, nonché su aggiornate competenze in campo digitale, hanno potuto superare la crisi sanitaria in modo meno traumatico, riducendo al minimo l’impatto del lockdown.

Il 2020 è stato così l’anno dello smart working, l’anno in cui anche le aziende che non l’avevano mai fatto prima si sono ritrovate obbligate a sperimentare il lavoro agile in via emergenziale.

Superato un primo periodo di assestamento, lo smart working è diventato in molti casi la normalità, portando una grande evoluzione nel campo della gestione delle risorse umane, sotto i più diversi aspetti. Si pensi alla rilevazione delle presenze e alla gestione delle comunicazioni aziendali da remoto e via dicendo.

La gestione del personale prima della pandemia

Che il mondo della gestione personale sia cambiato in modo decisivo nel corso degli ultimi 8 mesi è indubbio. Basti pensare che, prima di marzo 2020, solo una piccola frazione delle imprese italiane aveva adottato il metodo di lavoro agile.

Questo si rifletteva anche sugli strumenti utilizzati per la gestione di presenze, ferie e permessi, obsoleti nella maggior parte dei casi. A fotografare la situazione pre-Covid c’è per esempio uno studio pubblicato su PMI.it, effettuato nel 2019 su oltre 150 aziende italiane.

L’analisi ci dice che l’anno scorso il 38% delle imprese molto semplicemente non teneva traccia alcuna di entrate e di uscite, un comportamento tanto più lontano da una corretta ed efficace gestione del personale. E ancora, il 5% delle aziende si affidava al cartellino cartaceo per la rilevazione presenze nel 2019, laddove invece il 30% era dotato di un sistema basato sull’utilizzo del badge.

Si capisce quindi che, stando a questo studio effettuato nel 2019, le soluzioni digitali per la rilevazione delle presenze costituiscono una fetta piuttosto ridotta: l’analisi parlava nello specifico di un 8% delle imprese dotato di un sistema di gestione presenze accessibile da pc, di un 5% di imprese con app per la rilevazione presenze mediante smartphone, e di un 3% di imprese particolarmente innovative, con sistemi biometrici all’accesso.

La trasformazione digitale passa anche attraverso la rilevazione delle presenze

Non ci sono dubbi: il passaggio verso un moderno software per la rilevazione delle presenze era caldamente consigliabile prima del Covid ed è praticamente dovuto ora.

L’obbligo amministrativo prescritto della Corte UE, che impone un sistema di misurazione “oggettivo, affidabile e accessibile”, non è del resto una novità degli ultimi giorni. A rendere imprescindibile la digitalizzazione della gestione delle presenze è il nuovo contesto in cui le imprese – anche quelle piccole e micro – si trovano a muoversi, caratterizzato da una forza lavoro distribuita, in mobilità o da remoto.

In questo scenario, che visti i benefici dello smart working resterà centrale anche in futuro, è semplicemente impossibile continuare ad appoggiarsi a cartellini cartacei o tabelle Excel.