Molte aziende affogano nelle note spese, le quali vanno a rallentare e a complicare la gestione amministrativa e fiscale. Eppure – nel momento in cui non si può adottare un risarcimento forfettario – le note spese sono indispensabili, per poter rimborsare i costi sostenuti dai collaboratori durante le trasferte.

Come è noto, questo aspetto è regolato dal Testo unico delle Imposte sui Redditi, in particolare al comma 5 dell’articolo 51, in cui viene definito il trattamento fiscale in capo ai collaboratori dei rimborsi spese, e al comma 3 dell’articolo 95, in cui si regola la deducibilità dei rimborsi per il datore di lavoro. È risaputo inoltre che la documentazione deve essere conservata dall’impresa, allegando a ogni nota spesa i relativi documenti forniti dal dipendente per giustificare la spesa.

Nello specifico, dal punto di vista fiscale, la documentazione va conservata fino al 31 dicembre del quinto anno successivo alla presentazione della nota spese; dal punto di vista civile, invece, la conservazione deve protrarsi per 10 anni. Ma esiste un modo alternativo e più pratico per conservare i documenti? Ci sono dei casi in cui è possibile procedere con la dematerializzazione delle note spese?

Digitalizzazione delle note spese: le procedure da seguire

La legge dà alle aziende la possibilità di semplificare la gestione delle trasferte e delle note spese attraverso la conservazione delle note spese digitali.

Le strade da seguire sono due, in base alla tipologia di documenti.

  1. Per i documenti analogici originali unici, è possibile procedere con la dematerializzazione delle note spese – e quindi con la distruzione del documento cartaceo – solo se un pubblico ufficiale attesta la conformità della copia digitale.
  2. Per i documenti analogici originali non unici, invece, è possibile la digitalizzazione delle note spese senza l’intervento di un pubblico ufficiale.

Senza dubbio, i documenti non unici costituiscono la maggior parte dei giustificativi di impresa, a partire dalle fatture: si parla infatti di tutti quei documenti per i quali è possibile risalire al contenuto mediante altre scritture o altre fonti certe, seppure eventualmente in mano a terzi.

È però importante sottolineare che, anche per la dematerializzazione delle note spese con documenti non unici, è necessario seguire una procedura precisa.

Conservazione digitale delle note spese: dal caso pratico alla procedura

Per capire quali sono i passaggi necessari ed eliminare ogni dubbio può essere utile rifarsi alla risposta n. 388 del 20 settembre 2019 dell’Agenzia delle Entrate – Divisione Contribuenti, la quale ha dato riscontro al quesito di una società di consulenza.

Presentando all’Agenzia il proprio metodo per la dematerializzazione e conservazione delle note spese e dei giustificativi, la società in oggetto domandava in particolare se «il relativo processo di conservazione, fosse in linea con la normativa di riferimento» e quindi se potesse essere considerato legittimo. È quindi interessante scoprire il metodo presentato dalla richiedente, anticipando fin da subito che l’Agenzia ha convalidato la prassi proposta.

Sono 5 i passaggi proposti da quella società per procedere con la dematerializzazione.

  • Il dipendente in trasferta fotografa con smartphone o PC il documento di spesa, inviandolo al sistema centrale dove viene acquisito in PDF e trasferito in un database in cui ogni modifica è impossibile: ne consegue quindi, come fatto notare dalla società stessa, che «l’immagine può essere considerata un documento informatico fiscalmente rilevante ai sensi dell’articolo 20, comma 1-bis, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale, C.A.D.), in quanto il sistema associa il documento al suo autore e ne garantisce l’integrità, l’immodificabilità e la leggibilità».
  • Formazione della nota spese da parte del dipendente, con firma elettronica.
  • Conservazione del file.
  • Invio dei documenti al responsabile della conservazione sostituiva, il quale aggiunge riferimento temporale e firma digitale.
  • Distruzione dei supporti analogici: non trattandosi di originali unici, come anticipato, non c’è alcuna necessità di un intervento da parte di un pubblico ufficiale.

La risposta dall’Agenzia delle Entrate è chiara: «il processo di conservazione elettronica dei giustificativi allegati alle note spese dei trasfertisti è correttamente perfezionato, in base al combinato disposto degli articoli 3 e 4 del D.M. 17 giugno 2014, senza necessità che un pubblico ufficiale attesti, ai sensi del comma 2 del citato articolo 4, la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico».