Con l’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria è cambiata anche la gestione delle note spese dei dipendenti in trasferta. È necessario, dunque, avvalersi di piattaforme software innovative che permettano un processo automatizzato e controllato dalla generazione della spesa (e quindi del costo) alla contabilizzazione e liquidazione. Solo in questo modo i recuperi IVA possono diventare estremamente vantaggiosi per l’azienda.

Cosa cambia nella nota spese trasferta dei dipendenti

Tutti conoscono l’iter classico per la gestione delle note spese dei dipendenti. Una volta in trasferta, questi hanno sempre raccolto scontrini, ricevute fiscali e fatture, da esibire poi al rientro al datore di lavoro – come prova delle spese sostenute – per ricevere il rimborso. Con la fatturazione elettronica, però questa modalità può andare in soffitta, per aprire la strada alla possibilità di digitalizzare l’intero processo e automatizzare il recupero IVA senza necessariamente procedere con la vecchia metodologia amministrativa manuale.

Per portare in detrazione l’Iva delle spese riportate nella nota spese –soprattutto per vitto e alloggio – è necessario lasciarsi alle spalle scontrini e ricevute fiscali, per passare alla fattura elettronica. Deve essere lo stesso dipendente in trasferta a richiedere dunque la fattura elettronica, correttamente intestata all’azienda per la quale lavora.

Quali sono le conseguenze di questa piccola rivoluzione?

Prima di tutto, le aziende devono dotarsi di strumenti per gestire al meglio il processo di gestione delle trasferte e delle note spese che possano sostenere un processo digitale anche per la parte documentale In secondo luogo, non va scordato il fatto che questa nuova opportunità ha permesso alle aziende di richiedere la fatturazione elettronica anche a tanti fornitori che, prima d’oggi, emettevano quasi esclusivamente scontrini – non è affatto raro, infatti, trovare nelle note spese non solo i costi sostenuti presso alberghi e ristoranti, ma anche quelli relativi ai bar.

Grazie alla fatturazione elettronica, una volta avviate le prassi necessarie e istruiti i dipendenti, è quindi possibile semplificare la gestione delle note spese di trasferta. L’azienda, infatti, si vede recapitare direttamente sul Sistema di Interscambio le fatture elettroniche relative alle spese sostenute dai dipendenti presso dei fornitori del tutto occasionali.

Le accortezze del dipendente

Ma come deve fare il dipendente per facilitare la gestione delle note spese? Per le aziende che ancora non hanno adottato delle piattaforme software per la gestione delle trasferte, si consiglia sempre di annotare il riferimento della fattura elettronica emessa oppure, eventualmente, di farsi rilasciare dall’esercente una copia di cortesia della stessa, la quale come è noto non avrà alcun valore fiscale.

Nel caso in cui, per i più diversi motivi, non sia possibile ricevere la copia di cortesia della fattura – la cui emissione ovviamente non è obbligatoria – il dipendente in trasferta dovrebbe optare per una forma di pagamento tracciabile.