L’obbligo di installazione dei tachigrafi digitali di prima e seconda generazione, è stato previsto inizialmente quasi 20 anni fa, dal 1° maggio 2006 a seguito dell’introduzione del regolamento CE 561/2006 e successivamente UE 165/2014 e ancora UE 1054/2020 aggiornato con disposizioni 2025, con l’obiettivo di migliorare in modo significativo sia le condizioni di lavoro dei conducenti, sia le condizioni di sicurezza stradale.
Lo strumento stesso nell’arco degli anni ha subito notevoli implementazioni e sono state rilasciate sul mercato diverse versioni a partire dalla versione GEN1, fino ad arrivare al tachigrafo digitale di seconda generazione o “intelligente” versione GEN2 V2, che è stato introdotto a partire dal 21 agosto 2023.
Questi sistemi sono oggi in grado di rilevare molte informazioni relative ai mezzi, ai conducenti e alle rispettive attività (percorsi e distanze, tempi di guida e riposo, velocità di movimento ecc.), che vengono registrate su delle carte tachigrafiche riservate per gli autisti e sulla memoria di massa del tachigrafo tramite tecniche sicure di crittografia per contrastare manomissioni o sottrazione di dati. Ogni autista è quindi dotato di una carta personale, che deve essere inserita nel tachigrafo ogni volta che prende in consegna un veicolo, al fine di indicare il tipo di attività svolta (guida, pausa, riposo, disponibilità o altre mansioni). I dati registrati sulla carta del conducente e nella memoria di massa del tachigrafo devono essere scaricati e conservati dall’azienda per almeno un anno.
Estensione obbligo tachigrafo ai veicoli leggeri: le novità 2026
In attuazione delle disposizioni introdotte dal cosiddetto Pacchetto Mobilità, a decorrere dal 1° luglio 2026 l’obbligo di utilizzo del tachigrafo sarà esteso anche ai veicoli leggeri con massa complessiva superiore a 2,5 tonnellate impiegati nel trasporto internazionale di merci.
Tale previsione, introdotta dal Regolamento (UE) n. 1054/2020 che modifica il Regolamento (UE) n. 165/2014, mira a rafforzare il controllo sul rispetto dei tempi di guida e di riposo anche nel segmento dei veicoli commerciali leggeri, al fine di prevenire fenomeni di concorrenza sleale, contrastare l’elusione delle norme sociali e migliorare le condizioni di lavoro dei conducenti, nonché i livelli complessivi di sicurezza stradale.
Dal dato alla strategia: l’integrazione tra software HR e tachigrafo
Anche se lo scenario regolatorio appare piuttosto severo ed evoluto, imponendo obblighi tecnici e comportamentali giustamente stringenti, sarebbe un peccato non cogliere le opportunità offerte dalla grande quantità di informazioni che i tachigrafi digitali registrano quotidianamente.
È infatti evidente come tali dispositivi costituiscano una fonte strutturata di dati affidabili e certificati, in grado di fornire a ogni azienda rilevazioni costanti relative a:
- tempi di lavoro e di guida degli autisti;
- distanze percorse, velocità e modalità di utilizzo dei veicoli;
- tempi di percorrenza e soste.
In questo contesto le migliori soluzioni consentono di effettuare la raccolta, la trasmissione e l’elaborazione automatizzata dei dati del tachigrafo, rendendoli immediatamente disponibili all’interno di un’unica piattaforma digitale, permettendo di superare le criticità legate alla gestione manuale delle informazioni, assicurando continuità, tempestività e tracciabilità del dato.
L’integrazione dei dati del tachigrafo con i sistemi gestionali aziendali permette di ottimizzare:
- sistemi di gestione del parco automezzi;
- sistemi di pianificazione e controllo delle manutenzioni;
- sistemi di ottimizzazione dei percorsi e dei giri di consegna;
- sistemi di pianificazione dei turni di lavoro;
- sistemi di rilevazione presenze e assenze (Time & Attendance).
Automazione HR e gestione del personale viaggiante
Grazie alla realizzazione di opportune funzioni di interoperabilità tra software HR e tachigrafo, è possibile automatizzare l’intero flusso informativo, dal prelievo dei dati dal tachigrafo fino alla loro acquisizione e valorizzazione nei sistemi di Workforce Management.
Tale automazione risulta particolarmente vantaggiosa nella gestione del personale viaggiante, notoriamente caratterizzata da elevata complessità operativa: turni frazionati, pause multiple nell’arco della giornata, variabilità degli orari, lavoro notturno e festivo, nonché frequenti incongruenze tra rilevazioni manuali e dati effettivi.
L’utilizzo delle migliori soluzioni consente di ridurre in modo significativo il carico amministrativo delle funzioni HR, migliorando al contempo l’affidabilità delle rilevazioni. L’impostazione di filtri di validazione e di funzioni di totalizzazione, raggruppamento e pivotaggio permette infatti di ottenere matrici informative già strutturate e pronte all’uso, quali:
- rilevazioni di lavoro ordinario, straordinario e riposo;
- conteggio delle ore diurne, notturne e festive;
- indicatori utili alla verifica della conformità normativa.
Tali informazioni risultano fondamentali non solo per il completamento e la quadratura dei cartellini, ma anche per l’analisi e la rendicontazione di elementi riconducibili allo stress lavoro-correlato e alla classificazione delle attività come lavori usuranti, contribuendo a una gestione più efficiente, trasparente e sostenibile del personale e della flotta.
L’elenco delle possibili integrazioni potrebbe continuare ancora, ogni azienda dovrebbe esaminare quali porre in atto in base al tasso di copertura applicativa e funzionale del proprio sistema informativo.
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