Il termine “digitalizzazione” non è nuovo in effetti, ma negli ultimi tempi è divenuto un elemento insostituibile di qualsiasi contenuto di marketing o presentazione che tratti il tema della tecnologia a supporto dei dipartimenti HR. Per affrontare in modo corretto questa trasformazione è opportuno che alcuni elementi di base siano noti agli attuatori del processo.

Significato: potremmo descrivere la digitalizzazione come quell’azione di cambiamento che fa uso di tecnologie (digitali) per cambiare un processo o un business dalla sua forma iniziale analogica e fisica a una digitale e dematerializzata.

Attuazione: superare i vecchi strumenti analogici (carta, bacheche, forme verbali) e le informazioni offline a favore di sistemi che garantiscono database aggiornati e condivisi a tutti gli stakeholder, azioni bidirezionali, comunicazione online, formalizzazione delle informazioni.

Vantaggi: Azioni con effetto immediato, divulgazione in tempo reale delle informazioni, eliminazione obsolescenza dei dati, feedback operativi senza ritardi e interferenze, aumento della riservatezza delle informazioni core, riduzione dei costi legati alla produzione e distribuzione di supporti fisici.

Digitalizzare per quale scopo?

Le tecnologie di cui disponiamo evolvono molto rapidamente e ci forniscono strumenti sempre più performanti, basta pensare alle varie forme di Intelligenza Artificiale di cui oggi tutti parlano. Ma le tecnologie non possono essere solo fini a sé stesse, occorre che siano utili a uno scopo e vengano applicate per migliorare uno o più aspetti del mondo in cui viviamo.

Pensando al mondo del lavoro oggi abbiamo due driver che guidano gran parte delle azioni messe in campo dalle organizzazioni: la prima risorsa strategica sono le persone (quindi occorre occuparsi del loro benessere) e in molti ambiti la loro disponibilità è sensibilmente inferiore a quanto sarebbe necessario.

Questo squilibrio determina il fatto che la seconda risorsa più preziosa sia costituita dal tempo e il suo corretto utilizzo rappresenta l’algoritmo più importante e complesso del business, dovendo rispondere a primarie esigenze:

  • Massimizzare l’utilizzo degli impianti senza dimenticare le tematiche green
  • Rispettare il worklife balance delle persone
  • Assicurare il rispetto delle regole dei contratti di lavoro
  • Ottimizzare i processi di impiego della risorsa tempo

Combinare in modo ottimale persone, tempo e business: rompicapo o capolavoro?

Pur con sensibilità che sono cambiate nel tempo, la generazione e la gestione di questo algoritmo complesso costituiscono da sempre un tema di primaria importanza per il successo di un’organizzazione, indifferentemente dal fatto che si tratti di aziende, enti pubblici oppure organismi del terzo settore. La velocità con cui sono cambiati i modelli di business (basta pensare alla GDO, per esempio, o alle forme avanzate di terziarizzazione dei servizi di logistica e facility management), l’estrema competitività cui la globalizzazione espone qualsiasi relazione di business, le molte forme di compliance imposte dai Regolatori o dagli Enti di certificazione e non ultima la sensibilità ai contenuti ESG rendono ormai obbligatori processi digitalizzati per la pianificazione delle attività.

Per ogni organizzazione è necessario far fronte (decidere, agire, ripianificare, cambiare e soprattutto adattarsi) a imprevisti e variabili incontrollabili che evolvono continuamente. Potremmo quasi dire che digitalizzare il processo di pianificazione delle attività delle persone non è più una opzione, è una condizione obbligatoria per competere.

Come digitalizzare il processo di pianificazione delle attività?

Premesso che ogni organizzazione presenta delle peculiarità, cerchiamo di generalizzare alcune azioni sempre valide:

  • Censire tutte le informazioni necessarie per il processo di pianificazione e renderle digitali. Può forse apparire scontato, ma la prima cosa da fare è ripercorrere il percorso (manuale ed analogico) che è in atto per elencare quali sono le informazioni di cui si fa uso ed inserirle in un sistema formale (un software, un database). Si va dalle informazioni più semplici come i dati anagrafici delle persone, i dati della relazione come il contratto e l’orario di lavoro, la mansione e il reparto, fino ad alcune più specifiche come le competenze (ora le chiamiamo skills), la formazione, il possesso di requisiti (per esempio tutte le forme di abilitazione a eseguire una determinata azione o a condurre un determinato mezzo o macchinario) o la presenza di condizioni limitative imposte dal medico aziendale.
  • Codificare gli algoritmi che governano pianificazione e rotazione dei compiti: turni ed orari aziendali, matrici di organizzazione delle attività, mansioni e obblighi, forme di reperibilità richieste al personale, pause minime. Stabilire i criteri di equilibrio del sistema di pianificazione (lavori notturni, lavori festivi, tempi di spostamento, criteri di ricerca dei sostituti in caso di assenze). Stabilire e codificare regole e tempistiche di comunicazione e richiesta dei cambi sulla pianificazione, sia che vengano disposti da chi pianifica, sia che vengano richiesti dai singoli operatori. Dettare al sistema le regole e i requisiti minimi per ogni tipologia di prestazione per limitare i cambi ai casi in cui le condizioni assicurate ai lavoratori e dai lavoratori siano le medesime.
  • Scegliere un sistema che oltre ad applicare gli algoritmi di pianificazione consenta di comunicare (anche e soprattutto, di INTERAGIRE) in tempo reale con la popolazione aziendale, anche in mobilità tramite APP, in modo bidirezionale.
  • Preparare un piano di change management che coinvolga i dipartimenti HR, Organizzazione e Operations fino a raggiungere ogni singolo addetto coinvolto nella pianificazione e nello svolgimento dell’attività lavorativa. Comunicare in modo chiaro a ogni addetto gli obblighi cui deve attenersi e le modalità di comportamento nei casi in cui debba assentarsi in modo non pianificato o richieda preventivamente dei cambi, siano essi mediati dal pianificatore oppure direttamente gestiti tra colleghi.

La scelta dello strumento tecnologico su cui basare l’iniziativa di digitalizzazione poi non è certo un fatto secondario; considerate le molteplici innovazioni che stanno prendendo forma è opportuno valutare il fatto che i migliori software di pianificazione turni e attività, grazie all’integrazione con le funzioni di AI, sono in grado di elaborare in tempi molto contenuti una proposta di pianificazione che sia sempre più vicina al risultato ottimale, tenendo in debito conto i criteri aziendali significativi impostati in fase di analisi dei requisiti.

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