Dal badge al backup, dal firewall alla porta chiusa: scopriamo perché proteggere i dati significa guardare anche oltre lo schermo. Integrando misure digitali e fisiche per rispettare davvero il GDPR.
GDPR e obblighi di sicurezza: cosa dice la normativa
Il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) mette nero su bianco che i dati personali non si proteggono con un antivirus. Serve molto di più: misure tecniche e organizzative “adeguate”, parola chiave che ritorna come un mantra negli articoli 5 e 32.
Queste misure devono essere proporzionate ai rischi, al contesto operativo e alla criticità dei dati trattati. E non è solo teoria: in caso di ispezione, l’accountability impone di dimostrare con prove tangibili che le misure siano efficaci. Non bastano le buone intenzioni: servono DPIA, audit, log e procedure aggiornate.
LA DPIA (Data Protection Impact Assessment), spesso viene trattata come un esercizio accademico, da delegare al consulente e archiviare. In realtà, è uno strumento strategico per identificare vulnerabilità – anche fisiche – che potrebbero compromettere la sicurezza dei dati.
Le sanzioni previste dal GDPR non sono solo un deterrente formale. Il rischio di una multa da 20 milioni di euro (o il 4% del fatturato mondiale annuo) fa tremare anche i budget più solidi. Ma oltre alla sanzione c’è il danno reputazionale, che può pesare molto di più sul lungo periodo.
La Direttiva NIS2, entrata in scena con passo deciso, allarga l’orizzonte: non solo dati personali, ma anche la resilienza delle infrastrutture, la continuità dei servizi e la sicurezza fisica degli asset. Perché sì, anche un armadio lasciato aperto può rovinare la giornata!.
La NIS2 non sostituisce il GDPR, ma lo integra e lo rafforza. E lo fa ricordando a tutte le organizzazioni — pubbliche o private — che la sicurezza non si improvvisa. Serve una governance strutturata, con ruoli ben definiti, responsabilità chiare e piani di reazione codificati. In particolare, la figura del DPO non può essere relegata a un ruolo simbolico: deve partecipare attivamente alla valutazione delle misure, alla gestione dei rischi e alla formazione interna.
Un altro punto chiave è la documentazione: le autorità di controllo, in caso di accertamento, vorranno vedere prove concrete dell’efficacia delle misure adottate. Non bastano policy ben scritte, ma mai lette. Occorrono registri aggiornati, piani testati, simulazioni svolte e lezioni apprese.
Le misure fisiche di sicurezza previste dal GDPR
Non è tutto questione di firewall e password. Anche la porta dell’ufficio va chiusa. E con la chiave giusta.
La sicurezza fisica è spesso trascurata, ma è una componente fondamentale del sistema di protezione dei dati. Serve a impedire che occhi indiscreti o mani troppo curiose accedano a luoghi, dispositivi o documenti contenenti informazioni sensibili.
Quali sono le misure minime di sicurezza che un’azienda dovrebbe adottare (e documentare) secondo il GDPR? Ecco qualche esempio pratico:
- Controllo degli accessi: badge, biometria o chiavi elettroniche per le aree critiche.
- Videosorveglianza: utile e dissuasiva. Ma attenzione ai cartelli informativi.
- Gestione ospiti: niente accessi indistinti. I visitatori devono essere registrati e sempre accompagnati.
- Protezione dei supporti: documenti cartacei, chiavette USB e hard disk vanno custoditi.
- Barriere fisiche: porte blindate, allarmi e tornelli.
- Pulizia documentale: via il superfluo, ma con criterio: usare la distruggi – documenti.
- Sicurezza negli ambienti remoti: anche lo smart working richiede attenzione.
- Controlli serali: chiusura armadi, logout postazioni, check dei locali.
- Gestione delle chiavi: chi ha accesso fisico ai locali deve essere identificabile.
Formazione e cultura della sicurezza dati: un dovere aziendale
La tecnologia da sola non basta. Una delle difese più efficaci è la consapevolezza. La formazione dei dipendenti non è un accessorio: è un dovere. Ogni collaboratore deve sapere cosa fare (e cosa non fare) in caso di comportamento sospetto, accesso non autorizzato o perdita accidentale di documenti.
Serve un piano formativo continuo, con aggiornamenti pratici, simulazioni, test di apprendimento e coinvolgimento attivo.
Un’organizzazione preparata è quella in cui anche il nuovo assunto del reparto logistica sa cosa rispondere se uno sconosciuto chiede accesso a un’area riservata. È quella in cui l’ufficio HR protegge i fascicoli come se fossero password. È quella dove il facility manager e il reparto IT parlano la stessa lingua.
Sicurezza integrata: collaborazione tra IT, HR e compliance
La sicurezza dei dati aziendali è un gioco di squadra. Coinvolge IT, compliance, HR, logistica e direzione generale. Serve una regia unica, in grado di raccogliere segnalazioni, coordinare gli audit, integrare le policy, e rispondere con prontezza alle minacce. Il DPO ha un ruolo chiave, ma serve anche un tavolo di lavoro condiviso.
Solo una collaborazione strutturata consente di evitare incongruenze, per esempio policy IT che richiedono logout automatico, ma serrature che restano aperte tutto il giorno. Formazione sulla privacy ma porte dell’archivio sempre socchiuse.
Obblighi di sicurezza e misure minime: best practice per la protezione dei dati
Le migliori misure per la sicurezza aziendale sono quelle che funzionano nella realtà. Ecco alcuni casi tratti dall’esperienza:
- Controllo accessi incrociato: un’azienda ha sincronizzato il sistema badge con le credenziali di rete. Se non si è in sede, non si può accedere al sistema.
- Protezione dei documenti cartacei: negli uffici HR, i fascicoli dei dipendenti sono custoditi in armadi chiusi a chiave. Le stampe vengono distrutte con appositi distruggidocumenti.
- Formazione efficace: il personale è istruito su come comportarsi in caso di accesso sospetto, furto o smarrimento.
- Sicurezza in trasferta: un manager ha dimenticato il laptop aziendale al bar. Fortunatamente il disco era cifrato.
- Segnalazioni interne: una dipendente ha segnalato una porta d’archivio lasciata aperta. L’azienda ha installato una serratura automatica.
I principali rischi di sicurezza fisica in azienda
Non è sempre un hacker il vero pericolo: spesso i rischi più gravi per la sicurezza fisica provengono dall’interno o da negligenze quotidiane. Le minacce in ambito fisico sono concrete, frequenti e – a differenza degli attacchi digitali – talvolta perfino visibili, ma non per questo prese abbastanza sul serio:
- Furti di dispositivi: laptop, smartphone e supporti di memoria vengono rubati ogni anno in numero impressionante, spesso per semplice disattenzione. Una borsa lasciata in auto o una scrivania non sorvegliata possono diventare porte d’ingresso ai dati personali e aziendali. Se i dispositivi non sono cifrati, basta un clic per accedere a tutto.
- Sabotaggi interni: collaboratori insoddisfatti, ex dipendenti con accessi ancora attivi, tecnici terzi senza supervisione. Sono scenari più comuni di quanto si pensi. Non serve un “genio criminale” per sabotare un server o manomettere un sistema di videosorveglianza: basta la mancanza di procedure e controlli.
- Negligenza quotidiana: la porta lasciata aperta, il badge prestato “per comodità”, i fascicoli lasciati sulla stampante. Sono comportamenti che sembrano innocui, ma che aprono varchi enormi nella sicurezza. L’errore umano resta la causa più frequente di data breach: non per malizia, ma per abitudine, pigrizia o mancanza di consapevolezza.
- Accessi non autorizzati: le aree riservate devono restare tali. Eppure, in molte realtà l’accesso a locali sensibili non è sorvegliato o è affidato al buon senso. Questo consente a chiunque — anche con finalità fraudolente — di accedere a documenti o sistemi senza lasciare traccia.
- Smaltimento errato dei materiali: hard disk, stampanti, badge, fascicoli. Ogni oggetto può contenere dati sensibili. Se dismesso in modo improprio (senza cancellazione sicura o distruzione fisica), può diventare un’esca perfetta per attacchi o esfiltrazioni.Avere piena consapevolezza di queste minacce è il primo passo per prevenirle. La sicurezza fisica non è una barriera passiva: è una strategia attiva, fatta di attenzione, cultura e responsabilità.
Pensare che basti un software di sicurezza per proteggere i dati è come chiudere la porta con la chiave… lasciandola infilata.
La NIS2 ha riportato alla ribalta la sicurezza fisica, ma il GDPR l’aveva già chiarito: la protezione dei dati richiede uno sforzo integrato, tra mondo reale e digitale.
Le aziende che vogliono davvero essere sicure (e non solo sulla carta) devono smettere di separare i due mondi. Investire in misure fisiche è investire in reputazione, fiducia e – diciamolo – anche in tranquillità. Ogni metro quadrato degli uffici, ogni cassetto, ogni archivio è un punto d’ingresso potenziale. L’attaccante userà quello più semplice.
Perché, quando succede un data breach causato da un archivio lasciato aperto… non c’è firewall che tenga. Ma c’è sempre la possibilità di evitarlo, se sicurezza e buon senso vanno a braccetto.
Vuoi sapere se la tua azienda è in regola con il GDPR?
