Al giorno d’oggi si parla tantissimo di dati e di quanto siano preziosi per prendere decisioni informate, per anticipare e analizzare trend, per valutare processi e risultati, per migliorare alcune situazioni e tanto altro ancora.
Eppure, quando si tratta di gestione del personale nelle PMI, l’analisi dei dati esistenti viene spesso trascurata.
Secondo Osservatorio Big Data & Business Analytics del Politecnico di Milano presentato nel novembre 2025, l’analisi dei dati HR nelle piccole e medie imprese italiane è ancora legata a pratiche occasionali, spesso gestite manualmente, con fogli elettronici e senza figure dedicate.
Non è una questione di “pigrizia” o di scarsa fiducia nei numeri, il vero ostacolo è che esaminare dei dati richiede tempo, metodo e strumenti.
In questo articolo capiremo come superare il problema e perché la digitalizzazione dei processi HR è la chiave per la crescita.
Perché i dati HR nelle PMI esistono ma restano inutilizzati?
Se ci pensiamo, ogni processo quotidiano in azienda lascia delle tracce: un giustificativo approvato, una timbratura fuori orario, una nota spese in attesa, un turno scoperto, un’uscita anticipata ecc…. Qualsiasi azione che avviene all’interno di una PMI – così come in una grande azienda – può avere una ricaduta non solo sulla realtà quotidiana, ma anche sui processi: dalla pianificazione dei turni alla copertura operativa, dalla gestione delle assenze ai tempi di approvazione, fino al controllo di straordinari e rimborsi.
Il punto è che spesso quelle tracce finiscono in posti diversi: un foglio Excel “storico”, una cartella condivisa, una mail, un gestionale, un promemoria in chat, a volte persino un vocale… Il risultato? Quando la direzione pone delle domande ordinarie come “Stiamo facendo troppi straordinari?”, “Quante ferie residue abbiamo davvero?”, “Chi sta coprendo più turni?”, la risposta non è immediata perché non si sa dove reperire le informazioni.
Pertanto, tutto ciò che potrebbe far “subodorare” quali siano le eventuali situazioni “critiche” all’interno delle piccole e medie imprese ma messo poi in stand-by.
Senza una centralizzazione dei dati HR, le PMI finiscono per operare in costante emergenza, rimandando le decisioni strategiche a favore dell’operatività urgente.
I 3 ostacoli che frenano l’analisi dei dati HR
Andando nel concreto, sono tre le cause che frenano l’adozione di una cultura data-driven nelle Risorse Umane:
- Mancanza di tempo: Nelle PMI italiane l’amministrazione del personale è spesso una funzione “a incastro” con altre attività, pertanto, le urgenze operative vincono su tutto. E ciò comporta che alcune attività che permetterebbero di gestire meglio non solo il personale, ma tutto il lavoro, vengano rimandate. Non rientrano nelle priorità di quel determinato giorno, così si pianifica di farlo nei successivi, ma in realtà questo non accade, se non raramente.
- Gap di competenze digitali: Tra le cause, insieme al tempo, c’è la mancanza di competenze sia digitali che strettamente legate alla cosiddetta data analysis. Nel primo caso, la digitalizzazione delle PMI ha fatto grossi passi avanti, ma non è ancora così diffusa, quindi tra i dipendenti di una piccola o media impresa ci possono essere persone che non sanno come approcciarsi ad alcuni strumenti. Per quel che riguarda la data analysis sembra una materia da specialisti: pivot, dashboard, KPI, modelli. A ciò si aggiunge che spesso all’interno delle PMI, mancano figure dedicate di data analyst: secondo il già citato Osservatorio Big Data & Business Analytics del Politecnico di Milano solo una PMI su tre dispone di professionisti incaricati dell’analisi dei dati. Ma d’altronde se la struttura imprenditoriale italiana è caratterizzata dalla prevalenza di microimprese fino a 9 addetti, come emerge dall’Annuario Statistico Italiano dell’Istat del 2025, non si fa fatica a capire come sia difficile avere tali professionalità.
- Strumenti non scalabili: Molte aziende usano ancora fogli di calcolo manuali. Questo rende il processo di raccolta dati HR fragile e soggetto a errori umani (formule errate, file duplicati), trasformando l’analisi in un costo anziché in un valore.
In più, molti strumenti sono pensati per realtà più grandi: richiedono settaggi, integrazioni, competenze tecniche o tempi di avvio che una PMI fatica a permettersi.
Così l’analisi resta “un progetto” invece che una routine. E quando i report dipendono da passaggi manuali, diventano inevitabilmente saltuari: si fanno quando c’è un’urgenza, non con regolarità. Il risultato è che i dati arrivano tardi, o arrivano in una forma poco affidabile, e quindi smettono di essere usati per prendere decisioni.
Il costo invisibile del non misurare i dati
Il problema di rimandare l’analisi dei dati ha delle ricadute consistenti sul business delle PMI e comporta dei costi che non si vedono subito, ma crescono pian piano. Magari aumentano gli straordinari, ma non è chiaro dove e perché, oppure le ferie residue si accumulano fino a diventare un problema di pianificazione. O ancora: le anomalie di presenza richiedono ogni mese un “lavoro di ricostruzione” che porta via delle ore.
Non analizzare i dati significa quindi non fare passi in avanti per prendere decisioni strategiche e migliorare l’efficienza. Dal punto di vista della gestione del personale, non bisogna tralasciare che avere persone che lavorano tantissime ore e che non vanno in ferie da tempo, rischia di aumentare il turnover aziendale, può influire sul clima interno, sul rapporto con i clienti e sulla qualità stessa del lavoro.
E poi c’è un altro effetto: se non si riesce a leggere i dati, si fa fatica a dimostrare il valore delle scelte organizzative, anche quando si sta agendo per il meglio.
Come iniziare l’analisi dati HR? Le domande fondamentali per le PMI
Per le PMI che si ritrovano in situazioni simili, può far tirare un sospiro di sollievo sapere che, per iniziare a cambiare le cose, non servono decine di KPI né un progetto enorme. Servono domande chiare, di quelle che in una PMI tornano ciclicamente.
Per esempio:
- Dove stiamo perdendo più tempo e perché?
- In quali aree stiamo spendendo di più senza accorgercene?
- i sono reparti in cui assenze e straordinari si concentrano sempre negli stessi periodi?
- Quante ferie residue stiamo accumulando e con quale andamento?
- Ci sono segnali di rischio legati a turni, carichi e picchi di attività che oggi intercettiamo solo quando esplodono?
A ciascuna di queste domande basta collegare pochi indicatori “starter”, semplici ma utili: il tasso di assenza con il suo trend nel tempo, gli straordinari letti per reparto e per periodo, le ferie residue con l’evidenza di eventuali accumuli, le anomalie sulle presenze (ritardi, uscite anticipate, ripetitività), fino ai tempi di approvazione e alle pratiche in arretrato, come giustificativi e note spese.
Non bisogna, quindi, svolgere analisi HR sofisticate ma trasformare numeri che già esistono in una lettura regolare, comparabile e, soprattutto, azionabile.
Altrettanto importante è avere un metodo che faccia sì che l’analisi non resti un esercizio sporadico, ma diventi regolare, ricorrente. Si può lavorare sui report, sull’avere un unico punto di raccolta dei dati e sul fatto che ogni numero non debba passare inosservato, ma debba, e possa, portare a compiere un’azione, anche piccola.
Perché scegliere un software HR per l’analisi dei dati guidata
Gli strumenti, in tutto questo, possono fare la differenza. Quando i dati si auto-compilano e si presentano in modo guidato, l’analisi smette di essere “un lavoro in più” e diventa una funzione naturale del processo. Avere dei template preconfigurati, usare un software per la gestione del personale adatto alle PMI che sia semplice e possibile da modulare in base alle proprie esigenze, può fare tantissima differenza.
Il vantaggio, per una PMI, è doppio: meno tempo perso in attività manuali e meno rischio di errori o versioni discordanti. Lo strumento di certo non sostituisce il metodo, ma lo rende più semplice da applicare e più facile da mantenere nel tempo e in aziende piccole, anche in quelle che non hanno un HR dedicato, può dare un enorme supporto a chi si occupa di amministrazione del personale e al contempo svolge altre attività.
L’analisi HR non è una cosa “da grandi aziende”, ma è un modo per ridurre sprechi e decidere con più serenità, anche quando si ha poco personale e tantissime cose da fare. Se gli ostacoli sono quelli ricorrenti, vale a dire tempo, competenze, strumenti, la cosa migliore è semplificare i processi attraverso la digitalizzazione HR e cercare alleati concreti, come software ad hoc, che diano quell’aiuto che serve in quel momento preciso. Per non rimandare, ma cercare di gestire al meglio il tutto nel presente e nel futuro.
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